輕鬆搞定word中讓人抓狂的自動編號

　　在word中使用自動編號時，若是一級編號是2，想讓其後面的二級編號自動編號爲2.一、2.2……，三級編號自動編號爲2.1.一、2.1.2……；且在該一級編號調整爲3時，後面的二級編號和三級編號的第一位自動調整爲3，而無須任何手動調整，能夠經過「定義新多級列表」來實現。

一、用鼠標左鍵單擊選擇段落選項卡上第一排第三個按鈕「多級列表」工具，在彈出多級列表下拉菜單，如圖1所示；

　　

　　圖1 多級列表下拉菜單圖

二、用鼠標左鍵單擊選擇下拉菜單下方的「定義新的多級列表」選項，彈出「定義新多級列表」對話框，如圖2所示；若彈出「定義新多級列表」對話框爲圖3所示，則用鼠標左鍵單圖3左下角的「更多」按鈕便可獲得如圖2所示對話框。

　　圖2定義新多級列表對話框全景圖

　　

　　圖3 定義新多級列表對話框半景圖

三、在新定義各級標題對話框中，按照《無錫地鐵運營技術規章編寫格式管理辦法》規定的各級標題格式對本文檔中各級標題進行設置。
　　3.1 用鼠標左鍵單擊選擇「定義新多級列表對話框」左上角處「標題級別框」中的阿拉伯數字「1」，選中一級標題；再將對話框右上角處的「將級別連接到樣式」欄設置爲「標題1」；將「要在庫中顯示的級別」欄設置爲「級別1」，如圖4所示。

   圖4 章標題的樣式和級別設置圖

　　3.2 用鼠標左鍵單擊編號格式欄中「字體」按鈕，在彈出的按照《無錫地鐵運營技術規章編寫格式管理辦法》規定章標題的字體格式，設置一級標題的字體格式，如圖5所示。其中，切記圖5紅色框中的「西文字體框」需選擇「（使用中文字體）」，由於《辦法》要求格式後設置一個空格符，所以若「輸入編號的格式」框中編號後無空格，需手動輸入一個空格符，這樣在後期文本編制的時候就無需在每一個自動編號後手動輸入一個空格符號，若該框選擇西文樣式，則自動編號後的空格符號爲半角顯示，寬度不符合要求。

　　

圖5 編號字體格式設置圖

　　3.3 設置編號字體格式完成後，點擊「肯定」按鈕返回到「定義新多級編號對話框」，按照《辦法》中要求格式設置「位置」欄格式；以後再重點將對話框左下角的「編號以後」欄設置爲「不特別標註」(由於《辦法》中要求自動編號後的空格符已經在上一步中輸入，所以無需再添加製表符)，如圖

圖6 編號位置格式設置圖

　　3.4 按照3.1至3.3的步驟依次設置節標題爲二級標題，條段標題爲三級標題。因爲《辦法》中運營使用四級標題「1.1.1.一、1.1.1.2……」和五級標題「a）、b）……」，所以在此按照正文的格式設置四級標題和5級標題。
　　3.5 所有編號格式設置完成後，點擊「肯定」按鈕返回word文檔，能夠看到word2010「開始」主選項卡的「樣式」組中標題1至標題5的字體格式已經設置爲《辦法》中要求的章標題字體格式，如圖7所示。

圖7 多級列表設置後標題1至標題5字體格式顯示圖

　　3.6用鼠標右鍵單擊「樣式」組中的「標題1」，彈出對話框如圖8所示，再鼠標左鍵單擊選中「修改」項，彈出如圖9所示修改樣式對話框。

圖8

圖9

　　3.7將修改樣式對話框中樣式屬性的「後續段落樣式」選項修改成當前樣式的同一級標題，即「標題1」（修改該處後，在自動編號的段落後採用Enter鍵換行時，下一段落會自動生成相同級別編號），如圖10所示。
　　3.8 按照《辦法》中規定格式修改章標題中除編號外字體的格式，並選中預覽框下方的「自動更新」選項，如圖10所示。

圖10

　　3.10 用鼠標左鍵單擊「修改樣式」對話框左下角的「格式」按鈕，彈出上拉菜單中選擇「段落」選項後彈出「段落」對話框，按照《辦法》中規定設置章標題的段落格式如圖11所示。設置完成後單擊「肯定」按鈕返回「樣式修改」對話框，再單擊「肯定」按鈕返回word文檔。

圖11

　　3.11 按照3.6至3.10中的步驟修改標題2至標題5的樣式。
　　至此，多級自動編號設置完成。
四、多級標題操做快捷鍵
　　4.1 在同一級建立下一個標題就用回車鍵Enter便可，若要切換到下一級標題級別，只需在回車後按下Tab鍵便可；若要接下來建立上一級別的標題，連續按壓兩次回車鍵Enter；或回車鍵後再按住 Shift+Tab 組合鍵便可。
　　4.2 若要將某個標題向上移動至上一標題以前，先將光標定位至該標題，而後使用組合鍵 Alt+Shift+↑ 便可；同理，若要將當前的標題向下移動，只需按下組合鍵 Alt+Shift+↓ 便可。
　　4.3 若是您要在標題下方輸入一些具體內容，而內容是不須要編號的，那麼您就須要暫停自動編號啦。很簡單，不要直接回車，而是使用 Shift+Enter 組合鍵，這樣就建立了一個可以暫停編號的人工換行符了，它也具備回車符的功能——切換到下一行。
五、多級標題的操做注意事項
　　5.1儘可能避免使用格式刷 改變文本中標題級別，格式刷易引發被修改文本原來標題樣式的格式變更。
　　5.2 若使用中因爲各類緣由引發文本中某級標題的格式變更，從新設置標題樣式的格式便可恢復原來格式，無需逐條修改。
　　5.3 如需改變某級標題中的單條文本格式，能夠經過「字體工具欄」的直接修改，而無需修改本級標題樣式的格式。
　　5.4某頁下方出現大片空白區域的處理
　　因爲Word會根據頁面大小及有關段落的配置自動對文檔執行分頁，因此會出現某頁下方出現大片空白區域的狀況，但咱們仍然能夠對Word自動分頁時的有關禁忌準則執行適當的修改，以達到控制Word的自動分頁狀態的目的。調整Word自動分頁屬性的步驟爲：
　　1）選定需調整分頁狀態的段落，2）鼠標右鍵單擊彈出菜單中選擇"段落"選項，3）從段落對話框中選擇"換行和分頁"選項卡，4）在"分頁"配置框中對Word自動分頁的有關屬性執行適當的修改，若無需自動分頁，則去掉Word自動分頁各選項前方的「 」勾。5）單擊"肯定"，此後Word即會按照新配置的屬性對文件執行分頁。
　　

總結

慚愧，以前作的時候都是使用模板，沒有理解能夠將「將級別連接到樣式」這個關鍵性操做。