學了那麼多公式，卻依舊用很差Excel（實例講解）

|本節內容爲Excel輸出日報（週報、月報）的自動化實例講解，篇幅較長，文末可獲取本節課講解的數據案例。

涉及知識點：

一、Sum函數求累計

二、插入組合框控件

三、Vlookup函數

四、Match函數

五、Index函數

六、環比&同比

七、If函數嵌套

八、Text函數

九、Concatenate函數

十、offset函數

十一、組合公式

十二、Excel粘貼爲圖片

背景：

事情是這樣的，小明天天都要進行日報通報，統計天天的全量用戶數、消費用戶數以及潛在用戶數，算出價值用戶數佔比，且每一個數都要與前一日對比，輸出一大串文字並生成圖片。天天的內容都是同樣的，只是數字不同，以前小明是天天都算出這些數字，而後再從日報中更改相應的部分，這樣的工做重複個一兩年也是會把人的精氣神熬沒了的呀。小明問我爲何他學了那麼多公式，卻依舊用很差Excel？

傳統日報：

【5/16日報】

一、截止目前，全量用戶數累計XX，環比昨日上升XX；

二、價值用戶數佔比爲XX，環比昨日降低XX

（大段文字，單調枯燥，工做重複）

自動化後的日報：

所以我決定寫一篇Excel實例應用的文章，用Excel進行日報自動化。固然本文應該算是半自動化，數據仍是要手動錄入，若要實現徹底的自動化，還需仰仗VBA，這個本章暫不涉及，因此是半自動化。

 

注：本篇文章所用數據爲虛構的非真實數據，並沒有實際意義。

 

1、原始數據區

原始數據是這樣的：日期、全量用戶數累計、消費用戶數（累計）、潛在用戶數（累計）

 

2、原始數據計算輔助列

首先我要算出消費用戶數的累計佔比，用累計消費用戶數除以累計全量用戶數獲得。

潛在用戶數的累積佔比同理：

還要算出價值用戶數累計佔比，爲消費用戶數累計佔比加上潛在用戶數累計佔比

好了，累計的數目所有算好了，下面來算每日的用戶數，這個很容易理解，5月2日的全量用戶數等於5月2日的累計全量用戶數-5月1日的累計全量用戶數。

同理，求出消費用戶數每日和潛在用戶數每日，以及消費用戶數每日佔比、潛在用戶數每日佔比和價值用戶每日佔比。

 

PS：這裏插一句題外話，上文是已知累計求每日的數，是用當日減前日，若已知每日求累計，如何求？咱們發現用當日的數加上前日的數好像不對了，由於當公式下拉的時候，獲得的每一項的值都是當日加前日，就只有兩個數據相加，實際上我須要的是當日之前全部的數據相加，這裏就要用到sum函數。Sum($I$2:I2)，什麼意思呢？$I$2是被絕對引用了，不能變，能變的是沒有被引用的I2，第一個單元格不明顯，那咱們看第三個單元格，從I2加到I4，明白了吧。

收~

 

3、數據過渡區

數據源表太寬了，咱們新建一張數據過分表，點擊開發工具——插入——組合框。當鼠標變爲十字的時候在Excel空白區畫一個大小得宜的框，右鍵設置控件格式，在數據源區域選擇原始數據中的日期一列，單元格連接隨便選一個空白區域，下拉顯示項數默認。這樣我下拉框選擇一個日期，如5月1日，在I1單元格就會出現日期對於的天數，1。

 

好，如今個人需求是每在下拉框中選擇一個日期，在左面的數據通報表中便生成當前的數據。其實數據咱們都有了，只有用一個vlookup函數就搞定了。

 

複習vlookup函數，=vlookup（找什麼單元格，在哪一個區域找，找目標區域哪一列的值，模糊/精確）

觀察發現，每下拉日期會在I2單元格顯示日期的天數，那麼咱們就以I2單元格爲找什麼的單元格，那麼咱們須要在原始數據中新增一列輔助列序號。

當日的數據給你們提供了一個vlookup的思路，那前一日的數據怎麼v呢？v不了了，想一下在查找引用裏咱們還介紹過的其餘的函數，match和index，現在派上大用場了。

 

再來回顧一下match函數，match函數主要是用來肯定座標的，Match函數返回指定範圍內值所在的序號。

Lookup value：是要查找的值，這裏是G26單元格張三

Lookup array：是要查找的範圍，張三屬於姓名，因此範圍是姓名一列

Match type ：同vlookup同樣精確匹配0

 

要想實現咱們想要的選擇日期數據變換的效果，前日的數據的行應該爲I1-1，列咱們來用match函數選擇。

=MATCH(A3,原始數據!C1:I1,0)，要找的是A3單元格全量用戶數每日這個字段在原始數據表字段行中是第幾個。加上絕對引用下拉公式出來了列的座標。

 

接下來咱們在前日裏用index函數來查找match座標下的值，先來複習一下index，

Array：查找區域，這裏的區域是原始數據中數值所在的區域

Row num：第幾行，用match函數算出

Column num：第幾列，用match函數算出

這樣，前日的數據就經過match+index函數獲得了。

其實當日的數值也能夠用match+index函數獲得，能夠本身練習一下。

 

接下來求環比，今天的環比=（今天-昨天）/昨天。另外說一下，環比和同比的區別，舉個列子，今天和昨天比是環比，今年的5月和4月比也是環比，但今年的5月和去年的5月就是同比，今年的今天和去年的今天是同比，明白意思了哈。

 

累計的數值一樣能夠用vlookup函數求出，在次就不贅述了。

再把這些環比佔比的轉化成百分比兩位小數

 

在日報生成區輸入生成日報的字符串，其中經過環比來判斷上升降低的，應用if嵌套條件判斷。=IF(D3>0,"上升",IF(D3<0,"降低","持平"))

上升降低的環比數雖然也是引用了數據通報區的數，但最好用text函數轉化一下。

 

最後日報生成區的效果是這樣的

 

在日報區用concatenate函數鏈接日報生成區的每一行單元格，連成一句話。

 

看這裏，若是在日報生成區沒有用text函數處理數值，在日報區就會出現如下效果，是咱們不想要的。

日報區的最後效果是這樣的，當選擇不一樣的日期時，文字內容自動變化。

 

4、進階

對本身要求高的人還想要動態地展現前7天的圖表，這裏用到offset函數，offset函數是以指定的引用爲參照系，經過給定偏移量獲得新的引用，返回的引用能夠是一個單元格或區域。

 

首先要框選N2:T8區域，而後插入offset函數，按下圖填入公式內容，並按下「ctrl+shift+enter」組合鍵，完成函數錄入。

 

這裏涉及到一個數組公式，同時按「ctrl+shift+enter」鍵，Excel會在公式兩邊自動加上{}大括號，數組公式是能夠同時進行多重計算並返回一種或多種結果的公式。

如此對價值用戶佔比生成圖表，圖表即可隨下拉控件框日期選擇的不一樣進行前7日數據的變化了。以下動態圖所示：

 

最後生成一個每日通報

效果以下動圖，隨日期的改變通報數字和圖表也相應變化。