優秀PPT 設計的十大祕訣

轉自「銳普PPT」
　　【絕招一：文字是用來瞟的，不是讀的】
咱們時不時聽到這樣的言論：「PPT很簡單，就是把Word裏的文字複製、粘貼唄。」這實際上是對PPT的一種無知與褻瀆。若是直接把文字複製粘貼就能達到演示的效果，PPT根本就沒有存在的必要了。
PPT的本質在於可視化，就是要把原來看不見、摸不着、晦澀難懂的抽象文字轉化爲由圖表、圖片、動畫及聲音所構成的生動場景，以求通俗易懂、栩栩如生。
形象，至少能給你帶來三方面的感覺：
一是便於理解。
文字老是高度抽象的，人們須要默讀、須要轉換成本身的語言、須要上下聯想、須要尋找其中的邏輯關係；但人們看電影就輕鬆許多，只須要跟着故事的發展瓜熟蒂落地享受其情節、體味其寓意就好了。PPT就是要把這些文字變得像電影同樣生動。
二是放鬆身心。
若是把一本小說貼在牆上，相信你看半個小時就會腰痠背痛；若是把小說拍成電視劇，也許你看上一天也不以爲疲憊。就是這個道理。三是容易記憶。傳統的PPT，你須要觀衆記住的是文字，這個難度太大了，即便記住了也很容易忘記；而形象化PPT，可讓觀衆輕鬆記住其中的圖形、邏輯或結論，也許三五年後，人們仍然可以記憶猶新。
改變那種「複製、粘貼」的作法吧！把那些可有可無的內容大膽刪除，把長篇大論的文字儘可能提煉，也許剛開始你不習慣，也許你作得還很粗糙，別放棄，總有一天你會讓觀衆讚不絕口的。有的領導會問：「若是PPT沒有文字，你讓我講什麼？」的確，演示習慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴於演示者對內容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點，帶着觀衆讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會逐步獲得提高。
因此，銳普PPT提出了兩個觀點：一、文字是用來瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大還看不清的，刪！二、文字是PPT的天敵。能減則減，能少則少，能轉圖片轉圖片，能轉圖表轉圖表。
【絕招二：20分鐘是快樂的極限】
傳統上，咱們老是認爲，講得越多，時間越長，越體現出演示者的重視。這是計劃經濟時代的標準。如今，不管咱們的領導、客戶仍是普通的受衆，時間都極爲寶貴，沒有人願意閱讀動輒數百頁的研究報告，也沒有人去聽你的長篇大論。濃縮的纔是精品！演示的核心內容是什麼？觀點！在此基礎上把觀衆容易困惑的地方、你認爲重要的地方做一些說明。
永遠不要擔憂你的演示太短，若是花費20分鐘就可以把一天才能瞭解的內容講清楚，你實際上爲觀衆節省了7小時40分，在時間就是金錢的年代，觀衆固然夢寐以求。簡短的另外一個好處是意猶未盡。若是你的演示足夠精彩，會給觀衆留下更多的期待和回味，甚至會有人要求把你的PPT拷回去好好研究幾遍呢。簡短，也對PPT提升了要求。你須要瞭解哪些內容是觀衆最關心的，哪些內容是非講不可的，哪些內容是能帶來震撼的，據此，該合併的合併，該刪減的刪減。也許，這是一個反覆的過程，但標準只有一個：不要讓觀衆有打哈欠的時間。
【絕招三：清晰比什麼都重要】
PPT有一個致命的弱點——觀衆容易迷失思路。
爲何？
1、PPT畢竟不是電影，其邏輯結構是抽象的，難以把握；
2、PPT是一頁頁翻下去的，一次只能看一頁內容，前面看過的只能依靠記憶。
解決的辦法有兩個：一是事先給每位觀衆發一份演說綱要；二是給你的PPT創建清晰的導航系統。
導航系統主要包括：1、從片頭動畫、封面、前言、目錄，到切換頁、正文頁、結尾頁等一套完整的PPT架構（本書第3章將詳細介紹）；2、每頁都有標題欄（除了標明整個PPT的標題，更重要的是標明本章節的標題、本頁的主題）；3、頁碼，若是方便的話也儘量加上。
【絕招四：沒有設計就等於垃圾】
傳統上，咱們把PPT歸結爲辦公處理之類的工具，認爲只要簡單排版就能夠知足需求。隨着整個社會審美標準的提高，這一觀點正被愈來愈多的人拋棄。
PPT，特別是對外PPT，正成爲公司形象識別系統的重要組成部分，表明着一個公司的臉面；設計，正成爲PPT的核心技能之一，也是PPT水準高低的基本標準。
不管是彙報、宣傳仍是比賽、競標，一個設計精美的PPT最少能夠起到如下做用：（1）讓觀衆賞心悅目：美女養眼，精美的PPT養神。（2）讓觀衆產生好感：愛漂亮之心人皆有之，漂亮的PPT天然能讓觀衆多看幾眼。（3）贏得觀衆的信任：人老是有偏見的，精美的設計給人專業、認真、可靠的感受，內容的含金量也天然獲得提高。（4）贏得成功的機會：在職場上，美女與帥哥有更多成功的機，PPT演示也是如此。內容的好壞難以評價，但形式的優劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案天然是領導和客戶的首選。
設計非一日之功，但咱們能夠找到捷徑：（1）善用專業素材：專業的PPT模板讓你的PPT擁有外在美；專業的PPT圖表讓你的PPT具有內在美；專業的PPT圖片（包括JPG、PNG、AI等格式）讓你的PPT充滿生機。（2）掌握排版的基本原則：每一個人的審美標準是不一樣的，但總有一些規律是相通的，掌握並遵照這些規則，將使你的PPT設計獲得大多數人的承認。這些規則包括：一箇中心、合理對齊、畫面統1、強烈對比、井井有條等。（3）多看精美案例：PPT誕生以來的十多年裏，整個社會的設計水準都在迅速提升，三人行，必有我師，在平面設計、動畫領域，到處都有值得咱們學習的案例。
【絕招五：炫不是動畫的根本】
自PPT誕生以來，動畫就一直是最大的爭議。一種觀點認爲，PPT就是幻燈片，就是一頁一頁翻過的圖片加文字，在商務PPT應用領域，根本不須要動畫或者最多隻需簡單的頁面切換動畫；相反，有無數的仁人志士對PPT動畫矢志不渝，用本身的創意和努力一次次創做動畫的傳奇，也獲得衆多PPT愛好者的歡呼雀躍。近年來，銳普PPT把PPT動畫成功應用到商務領域，並獲得客戶的普遍認同。
動畫，不只僅讓PPT變得生動，更能讓PPT表現效果數倍提高。
1）片頭動畫讓你的PPT一把抓住觀衆眼球。電影有片頭、遊戲有片頭、網站有片頭，PPT演示也須要片頭。演示開始時，觀衆每每會須要一個適應期，也許還在想着剛纔沒有處理完的工做，也許還在跟鄰座侃侃而談，也許還在抱怨着觀看演示的辛苦，這時候，你須要當即把觀衆的視線聚焦到你的演示中來，精美和創意的片頭能當即給觀衆帶來震撼，讓觀衆目不轉睛。
2）邏輯動畫一幅靜止的畫面，觀衆會自上而下全面瀏覽，缺少邏輯的引導，觀衆難以把握重點，看完以後還要思考其中的邏輯關係，實際上浪費了精力和注意力；若是給這幅畫面加上清晰的邏輯動畫，就把觀衆本身找線索變成了幫觀衆理線索。演示者能夠控制對象出現的前後順序、主次順序、位置改變、出現和退出等，引導觀衆按照本身的思路理解PPT內容。片頭動畫讓對外宣傳的PPT盡顯企業的專業與實力。一束光閃過，該公司的logo由輪廓逐漸變得靚麗十足，讓人記憶深入；緊跟的4張動畫頁面從不一樣角度展示了上海及該公司的風貌，同時配以連續抽象的文字和動畫效果，消除了頁面之間的分割感。
3）強調動畫以往咱們只是用顏色的深淺、形狀的大小以及字體的不一樣來突出某些重要內容，這有一個很大的弊端，就是要強調的內容會一直處於強調地位，當咱們講述別的內容時，它會分散觀衆的視線；強調動畫，經過對象的放大、縮小、閃爍、變色等動做實現強調效果，並可以讓演示者自如控制，強調事後自動回覆到初始狀態。
4）片尾動畫與那些戛然而止的PPT相比，加一個簡單的片尾動畫將收到意想不到的效果：一是做爲禮貌，提醒你們演示結束，並給人必定的緩衝時間，準備接下來的活動；二是與片頭動畫相呼應，作到善始善終，避免給人有始無終的印象；三是經過貫穿始終的形式，提醒觀衆回憶內容，強化記憶。
5）情景動畫也許你講述的就是一個故事，故事老是有情節、有過程的，而要用一張靜止的畫面去表達一個完整的過程，幾乎不可能。相反，一套連續的動畫，則能把這些過程表現得栩栩如生。以往，咱們用Flash、視頻來表現這些效果，PPT其實也可以實現。
【絕招六：圖表是PPT的筋脈】
商業演示的基本內容就是數據，因而圖表變得必不可少。最先出現的是柱圖、餅圖、線圖、雷達圖等；諮詢公司把數據圖表轉移到對邏輯關係的表達上，因而出現了並列、包含、擴散、綜合、層進等各種關係圖表，今後，文字也能夠再也不抽象、乏味了；以ThemeGallery爲表明的韓國公司、以PresentationLoad爲表明的歐美公司以及以銳普PPT爲表明的中國公司等設計公司，則進一步把這一趨勢發揮到極致——加入了設計的概念，今後，文字能夠變得像圖畫同樣精美、形象、栩栩如生。一樣，PowerPoint軟件就像天生爲圖表而生的，強大的像Illustrator同樣的繪圖功能，加上清晰的操做界面、簡單的操做模式，讓人人都能垂手可得地掌握。很快，PPT圖表就風靡全球，與圖片配合使用，讓演示如虎添翼。若是你的PPT還在受大段文字的困擾，還在爲邏輯混亂而發愁，那就趕快學習PPT圖表吧。
【絕招七：沒有策劃就沒有精品】
好的PPT是策劃出來的，就像宏偉的建築是規劃出來的。全部的PPT設計師者首先是策劃師，有的是無心識爲之，有的是用心去作的，但沒有策劃的PPT一定是失敗的做品。不一樣的演示目的、不一樣的演示風格、不一樣的受衆對象、不一樣的使用環境，決定了不一樣的PPT結構、色彩、節奏、動畫效果等，PPT的人介於觀衆、領導、演示者等多重標準的審視。一個好的PPT做品基於對以上要求的準確把握。咱們曾經有一些卓越的設計師，出來的做品很美、很耐看，但卻一直得不到客戶的承認，爲何？就是缺少準確的策劃。美，不是PPT的惟一標準；經驗、用心、設身處地爲觀衆着想，即便畫面有瑕疵，也每每能贏得演示者的認同和觀衆的喝彩。
【絕招八：PPT能夠當主角】
西方有一種觀點開始在中國流行：演講者永遠是主角，PPT不過是襯托。其實這徹底是站在西方立場上的一種觀點，未必適應中國國情。
西方人大多喜歡張揚，擅長演說，甚至在不少人看來演說已是一種享受，固然不肯意被PPT搶了風頭；但中國文化更強調內秀，不肯意拋頭露面，擅長演說者更是寥寥，甚至連一些領導在衆人面前也不肯張揚，況且通常人？因此，咱們經常把本身做爲的一員，是咱們表明演說，咱們不過是一種符號，低調再低調，寧肯把PPT做爲衆人矚目的焦點。
從另外一個角度講：咱們是爲了演示而演示嗎？是爲了表現自我嗎？固然不是！每次咱們都是抱着必定的目的進行演示的，或者爲了讓觀衆瞭解咱們的工做，或者爲了讓觀衆選擇咱們的產品，或者爲了溝通一些信息，或者純粹爲了博得大夥一樂……能找到必須讓咱們成爲主角的理由嗎？沒有！效果爲王，只要能達到目的，不要在意誰是主角、誰是配角。
若是你是一位表現欲極強的演說大師，若是這是一個須要你展現自個人舞臺，那你就勇敢地站出來，作主角吧！若是你是一位稍微內斂的工做者，爲了工做才進行此次演示，或者這是一個須要低調的場合，那就沒必要拘泥於大師們的說教，即便你是配角，也能獲得最熱烈的喝彩。
【絕招九：PPT不是啞吧】
在不少人眼中，PPT是多媒體的代名詞。但這個多媒體，卻一直由於無聲而名存實亡。
細分析，無聲緣由有三：一是PPT的商務特色限制了聲音的應用，畢竟在商務會議場所，人們須要集中精力思考，不管是背景音樂仍是動畫聲音都會給人們帶來干擾；二是PPT軟件設計的功能限制了聲音的應用，PPT軟件生下來就沒有爲聲音的應用作好充分準備，僅僅了這一功能，對聲音的編輯、優化等功能，PowerPoint還無意顧及；三是PPT人羣實在太廣，經理、文員、老師、銷售表明、老總、領導、甚至一些小學生都成了PPT技術員，你們相關的知識儲備遠不夠，缺少聲音素材、缺少聲音感受、缺少聲音編輯的技術，但不知不覺中，有人仍是嘗試起來，結果聲音應用不專業，特別有些動做聲音經常引來觀衆一陣譁然。
因而，有人總結了，PPT勿用聲音。果然這麼絕對嗎？形勢正在悄悄變化，PPT有聲時代正在來臨。（1）PPT早已再也不限於彙報演示，企業宣傳、婚慶禮儀、休閒娛樂等正成爲PPT應用的熱點領域，聲音是不可或缺的元素。（2）平面設計、flash、視頻等時刻衝擊着人們的視覺，人們正經受着最嚴重的審美疲勞，單純靠畫面給人的刺激已經大大下降，聲音是加強畫面衝擊力的絕佳武器。（3）PPT設計公司的崛起，讓PPT聲音的處理專業化，聲音素材庫搭建起來，各種聲音編輯軟件應用自如，配音設備逐步完善，PPT中聲音運用的規律也已經把握到位。
【絕招十：退「三」進「七」】
要讓PPT高人一等有不少方法，率先使用PowerPoint 2007/2010，無疑是最有效的捷徑。從PPT專業應用角度看，PowerPoint的如下特色都是咱們極爲推崇的。
（1）操做界面更美觀、更人性化
●全新的vista般操做界面，讓人賞心悅目；
●對文件總體管理的功能集中到左上角的offi ce按鈕裏，爲操做區留出更大空間；
●操做區域更開闊、歸類更合理，操做熟練後一目瞭然；
●自定義按鈕很是個性化，把經常使用的功能放在這裏調用更快捷；
●選擇窗格與Photoshop窗格相似，「層出不窮」成爲現實，使PPT各項功能全面提高；
●放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時放置於右下角，更適應通常人的操做習慣。（2）繪圖和設計功能更強大（3）豐富而實用的功能集羣這些功能包括：
●SmartArt圖表，能夠把文字輕鬆轉化爲圖表。（只是目前所的圖表種類較少，質感過於單調，從設計的角度並不主張過多應用。）
●爲PPT文件減肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了不少。
●PPT能夠直接轉爲pdf、xps、jpg等格式，並可把其中的部分PPT頁面發佈出來，供各種場合使用。
●有效防止文檔崩潰，在2003版裏一旦文檔出錯，沒有保存的數據都會丟失；2007版則可以盡力恢復程序關閉前的狀態。
但2007版也存在一些明顯的遺憾：其一是對電腦硬件要求較高。很多學員反映，500MHz如下的處理器、256MB如下的內存的電腦用起來都較吃力。其二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔通常要轉化成PPT文檔或者安裝插件才能在2003版的PowerPoint中讀取。
用2007版所做的立體藝術文字、藝術圖形在2003版中是沒法編輯的，部分顏色漸變效果、陰影效果、文字效果，甚至一些動畫在2003版裏會發生變形，須要在2007版裏對照編輯。但這些缺陷改變不了2007/2010版快速普及的趨勢，要想實現超人一等的PPT表現效果，PowerPoint 2007/2010無疑是最佳的選擇。