祕書九段的故事

背景：

話說有個總經理，要求祕書安排明天上午九點開一個會議。這是一個最簡單不過的執行問題吧？大多數人是如何作的？--通知全部參會的人員，而後祕書本身也參加會議來作服務，這就完了！

看看九段祕書的不一樣作法，你是否是有進一步的感觸呢！

• 一段祕書的作法：發通知—用電子郵件或在黑板上發個會議通知，而後準備相關會議用品，並參加會議。
• 二段祕書的作法：抓落實—發通知以後，再打一通電話與參會的
• 人確認，確保每一個人都被及時通知到。
• 三段祕書的作法：重檢查—發通知，落實到人後，次日在會前３０分鐘提醒與會者參會，肯定有沒有變更，對臨時有急事不能參加會議的人，當即彙報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席狀況，也給總經理肯定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
• 四段祕書的作法：勤準備—發通知，落實到人，會前通知後，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工做正常，並在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
• 五段祕書的作法：細準備—發通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還先了解這個會議的性質是什麼？總裁的議題是什麼？而後給與會者發去過去與這個議題相關的資料，供他們參考（領導一般都是很健忘的，不然就不會常常爲過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。
• 六段祕書的作法：作記錄—發通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程當中詳細作好會議記錄（在獲得容許的狀況下，作一個錄音備份

• 七段祕書的作法：發記錄—會後整理好會議記錄（錄音）給總經理，而後請示總經理是否發給參加會議的人員，或者其餘人員

• 八段祕書的作法：定責任—將會議上肯定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，而後經當事人確認後，造成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份，並按期跟蹤各項任務的完成狀況，並及時彙報給總經理。

• 九段祕書的作法：作流程—把上述過程作成標準化的「會議」流程，讓任何一個祕書均可以根據這個流程，把會議服務的結果作到九段，造成不依賴於任何能人的會議服務體系！