如何決定項目是否值得執行？

以集中式項目管理辦公室爲特點，並要求全部項目經理進行如下工做的組織：

▪與客戶啓動項目
▪向客戶提供高層次的需求文檔
▪大概的解決方案和估算
▪向技術委員會進行正式的項目介紹

在進一步討論以前，首先要了解兩件事：

▪在這家公司，項目經理幾乎全部的項目都是內部的
▪技術委員會由內部管理人員組成

技術委員會和PM演示文稿的惟一目的是確保該項目值得進行（由於一切都是內部，實際上表明着資金從一個部門轉移到了另外一個部門，而不是實際收入——這樣就節省了成本），並確保在不久的未來逐步淘汰該技術或不受支持時，不會被用於長期的解決方案中。

因此，從某種意義上說，技術委員會基本上是項目早期的「經過/不經過」決定點。儘管這是在項目的早期階段，但也是問一問的好時機：

▪ 這個問題值得解決嗎?
▪ 是否存在潛在的解決方案?
▪ 咱們用正確的方法解決這個問題嗎?
▪ 這符合咱們公司的整體目標和使命嗎?

如何決定項目是否執行

合理性和可行性

在以上四個提問中，隱藏着對合理性和可行性問題的探討。不管你爲內部或外部的客戶羣服務，都應先解決這兩個問題。 不然，你就會在不該該或不能解決的問題上浪費時間和金錢。

合理性，尤爲是財務合理性，在需求階段很難評估，由於對項目的瞭解並很少。儘管如此，嘗試評估你是否有理由繼續這個項目是明智的。你能夠經過執行一個簡單的成本效益分析來作到這一點。

收益部分相對容易估算：它是知足需求的價值。在許多狀況下，這只不過是計算今天的問題要花多少錢。估算解決方案的成本更困難，由於你不肯定要作什麼或將如何作。

你可能但願考慮的一種方法是反向進行財務計算。這樣，你就能夠肯定在一個解決方案上能夠花費的最大金額。若是你提出的任何解決方案都不能以低於這一數額的錢來執行，那麼這個項目最終將是不合理的——至少從純粹的財務角度而言。

第二個問題，可行性，歸結爲一個基本的問題：你相信存在解決方案嗎？換句話說，這個問題還能解決嗎？此步驟稱爲驗證可行性。在這一步中可能有不少主觀性，你應該在很大程度上依賴主題專家（SME）的判斷。

找到最佳解決方案

在現實中，在這一點上，你最現實地但願肯定的是，解決方案的可能性被認爲是存在的。出於正當理由，此時你要作的就是避免在沒有合理解決方案的問題上花費額外的資源和金錢。

接下來，咱們將討論如何肯定項目的最佳解決方案以及繼續進行的必要性。咱們將討論你如何開始審查項目問題的替代解決方案，並肯定繼續前進的最佳解決方案。

一旦你徹底理解了這種需求，而且肯定知足這種需求是合理可行的，你就準備好肯定知足這種需求的最佳方式了。雖然我使用的詞是「你」，但正確執行這一步確實須要許多人的投入。若是你有幸參與到項目發展的這一階段，那麼應積極地構建一個能夠從如今開始與你合做的團隊。

肯定替代方案

肯定知足項目需求的最優方法的過程始於生成一組潛在解決方案。

此過程能夠經過如下方式大大加強：

▪團隊合做
▪適當地包括主題專家和涉衆
▪使用頭腦風暴技巧
▪進一步的開發僅限於合理的備選方案
▪選擇最好的選擇

顯然，你不可能經過頭腦風暴等過程肯定每個想法。在徵求了全部合理的替代解決方案以後，項目團隊須要將列表縮減到只剩下那些值得進一步開發、調查和定義的。你能夠經過將每一個備選方案與預先肯定的標準進行比較來減小列表。這是需求文檔開始增長重要價值的地方。

選擇最優解決方案的過程是從評估每一個備選解決方案知足項目需求的最關鍵方面的狀況開始的，例如預算約束或戰略調整。你可能還但願使用其餘基於需求的考慮因素，例如技術成功的可能性或對現有產品的預期影響。

這個初步的篩選可讓你把可能的替代解決方案縮短到一個可控制的數字——我建議2~5個。此時，選擇過程變得更加嚴格。每個潛在的備選方案都應該用兩種基本標準來評價：財務和非財務標準。

如今，讓咱們使用財務標準，好比淨現值和成本效益分析，來嘗試找到最佳解決方案，並學習更多關於使用非財務標準的知識。

使用財務標準進行項目選擇

使用項目選擇和論證方法的公司一般依賴財務計算做爲比較工具，並做爲管理層批准的基本障礙。基本的財務評估模型，如財務分析、商業案例、項目財務或成本/收益分析，一般包括這四個基本指標的組合：淨現值、內部收益率、投資回收期和現金缺口。

淨現值（NPV）——計算一個項目的NPV回答了一個問題：這個項目能賺（或省）多少錢？它是以美圓爲單位計算一個項目將來全部預期現金流的現值。這與利潤的概念大體類似。

內部收益率（IRR）——計算內部收益率回答了這樣一個問題：資金將以多快的速度返還？這是一個計算的百分比率，在該項目將返回財富。這大體至關於儲蓄帳戶的有效收益率。

投資回收期——計算這個指標（也稱爲資金週轉時間或盈虧平衡點）回答了這樣一個問題：最初的投資（在項目上花費的金額）什麼時候能經過收益收回？一般用月或年來表示。

現金缺口——計算現金缺口（也稱爲最大風險敞口）回答了一個問題：在任何給定的時間點，咱們投入的最可能是什麼？它是用美圓表示的。

利用項目管理軟件的幫助

咱們的項目是咱們已作出的全部決策的總和——預算決策、進度計劃決策、範圍決策、需求、團隊成員的選擇。所以，在項目計劃和執行期間，使用能向團隊展現單一事實版本的強大工具很是重要。

8Manage PM項目管理軟件就是這樣的解決方案。在該系統中，計劃和執行密不可分，實時同步更新。一個項目有且只有一個當前計劃，全部的責任劃分與執行情況一目瞭然，團隊成員能夠實時共享最新的項目進展狀況。

8Manage 提供有效的項目申請，評估和戰略制定管理機制以確保每一個研發項目申請都經過如下三個方面進行全面嚴格的評估：
▪基於真正的市場需求
▪基於合理的 ROI
▪負責機構是否具有相應的項目人員及經驗

此外，8Manage 還提供實時的衡量機制支持實時追蹤針對目標而發生的全部中間結果。項目的前期選擇充分體現了一個研發項目的智慧，同時也造成了項目執行管理的框架。

資源評估方面，8Manage PM讓全部資源需求與依賴關係一目瞭然，幫助項目團隊有條理地管理它們。

對於風險監測，8Manage 能夠幫你識別風險的機率、風險處理的優先級別及其處理方法。實時彙總全部相關的問題與風險及其解決方法，從而統一有序地管理全部問題與風險。

8Manage 系統提供對項目整個過程全部工做的全面可見性，還具備以易於訪問的方式生成按期報告的功能，每一個團隊成員都很是容易使用。