如何高效實現活動組織

    我自己是不喜歡組織活動的，總感受吵吵鬧鬧，雜亂無序，因此有時候當我出如今公共場合時通常是安安靜靜的躲在一個角落裏自娛自樂。當時間長了便看出點活動組織的門道來，進而演變成每次參加活動都挑毛病，不過都是在暗地裏挑，而後告訴本身若是我來組織，應該如何如何。

    從我入職如今的公司後，由於工做上的專長—喜歡鼓搗電子設備參與了公司的四屆年會，前兩屆時僅僅是跟着作技術支持，也許是積累了經驗吧，最近的兩屆我逐漸開始參加到策劃和現場指揮中來，逐漸去驗證所積累的經驗，竟屢試不爽，因此今天得空把這些經驗分享出來。培訓會、招聘會、工做總結會、開業慶典會，大會小會都是會，只要有會，就離不開會務組織，我把這些會暫且打包統稱爲：活動組織，因此我就來分享一下個人一些經驗，但願能給你們一些借鑑。

按照活動的進展時間段，我把活動組織分紅四個階段：籌備前期、籌備中期、籌備後期和現場組織。

    首先說籌備前期，咱們要肯定活動的主題，凡是有活動必有主題，好比培訓會重在培訓，總結會側重總結，因此說當咱們在籌備一開始就要肯定一個主題，通常來說，這個主題的選定必定要請求最高領導的建議，好比老闆。

當咱們一旦肯定了主題之後，接下來就是肯定會務組織人員的名單和職責，在這個時候通常須要開個碰頭會或者叫動員會，幾個活動組織的主要負責人作一塊兒來分析分析如何將主題落實下去，最好是整理出一份組織方案綱要。

這個階段的特色是「抓大放小定目標」，也就說要肯定落實大的板塊大的方向，切不可深究細節，由於這個階段還不是完善細節的時候，若是這個時候去深挖細節就基本蝦米了，由於抓細節勢必會影響到會務單元的設計。

肯定主題後，還要把活動的開始時間即活動日肯定了，從活動日日後倒退，擬定時間節點和階段性工做計劃。

    接下來咱們要作的就是深究細節完善細節的工做了，這個階段的工做特色是「抓小放大」。在前一階段中咱們肯定了各個組成單元，接下來就是要把每一個活動單元繼續細化，條分縷析，剝繭抽絲，這是一個創新的過程、一個作加法的過程，，多維度多方位，務必作到精準精細。好比籌備培訓會，那麼在這個時候就要肯定每一個講師的時間、習慣，以及是否須要互動，甚至講師使用的演示文檔怎麼播放，講師是自帶電腦仍是提交課件，培訓過程當中是否有提問環節，若有提問環節會務人員應如何處理；那麼後勤服務單元又該如何作呢？咱們就要深挖細節，學員住宿如何安排，三餐什麼標準，來時路線如何告知，回去車票怎麼預訂，是否有學員不喜歡合住，若是單開房間應該如何算錢，甚至要考慮到有沒有夫妻學員等等各類瑣碎之際的問題，一我的想不全，就幾我的一塊兒想，集思廣益。

    上面只是簡單舉了一個組織培訓會的例子，假如換作演出活動等大型會務，道理也是同樣，無非再加上舞美、劇務、道具等組織單元，在這個時間段，各單元小組之間、小組內部都要及時溝通及時交流，固然，這個階段的「碰頭會」也是最多的，最辛苦我想應該是活動的第一負責人了，負責人的主要工做就是協調各小組單元之間或外部的關係，若是須要外部資源援助，負責人也是要幫助你們爭取或協調的。

    在活動正式開始前的最後一個階段，就是整個活動籌備時間的倒數三分之一時間段，在這一時間段，我稱之爲「抓大放小定流程」；咱們在通過前一階段對各環節的「細節」不斷積累不斷打磨後，在這一階段最重要的工做就是把通過打磨的這些「珍珠」用時間的線（流程）穿起來，讓每個環節的銜接更加流暢。這一階段咱們重點要解決的是如何解決各環節之間的銜接問題，用什麼樣的方式方法去實現銜接，這就須要咱們的創新點或者叫作「花樣」，好比用什麼方式上場，用那種形式下場，若是是演出活動，那麼音樂、燈光、道具如何配合。

    這個階段重點解決換場問題，而不能再去挖掘細節，若是要挖掘細節也應該是小組內部不斷完善和強化的過程，而做爲活動的組織者，咱們卻要把更多的關注點放在研究如何換場的問題上。2010年南非世界盃開模式你們都還記得吧，現場狀況跟咱們的心理預期差之千里，不少預先的節目都沒有看到，最後總結失敗的教訓，最重要的一點就是混亂不堪的現場管理，加上參演人員衆多加上編排失控，致使演職人員都擁擠到上下場的過道，後面節目的人員上不來，前面的退不下去。因此說每一個環節無論準備的再充分，若是銜接出了問題，給人的第一感受就是整場活動凌亂無章法，這也就是爲何每一年春晚都要×××好幾回才能拿出來跟全國人民分享的緣由。

    最後要說的一點就是現場指揮了，，但無論事先籌備的多麼充分，現場都會有一些突發狀況，不一樣的活動有不一樣的組織形式，因此不能一律而論，不過有三點原則須要咱們的「總指揮」謹記：

           1. 時間把控；

           2. 一切變動以符合組織主題爲原則；

           3. 遇突發狀況果斷處理，保持絕對權威。

    以上就是我參與組織公司歷年年後的一點經驗，不一樣的活動有不一樣的組織方法，因此我不能按照方法論的要求next-one-next地告訴你們如何作，不過權當是給全部準備組織活動或正在組織活動的朋友一些建議吧。