不要讓辦公室成爲你的效率殺手

此文來源於個人blog

上個月在北京的時候去拜訪了一下天放，課程格子有兩項措施我特別喜歡，一個是 productivity city，如上圖，是在辦公室裏隔出來的很是獨立的一個小房間，裏面不許說話，手機必須靜音，同時這個房間不能超過三我的。天放介紹了一下這個是給團隊成員須要專一工做時提供的一個特殊場所。另外一點是天放給因此員工提供了住房補貼，鼓勵團隊的人住在公司邊上，這樣就能夠不用浪費時間在交通上，以一個飽滿的狀態進入工做狀態。

我之因此喜歡遠程工做，正是由於能讓我獨處專一地工做和不用花時間在交通上，工做更高效，這也是我爲何認爲辦公室很容易成爲效率殺手的緣由。而這兩項措施很是聰明，在我看來正是在減小辦公室的反作用，最大化辦公室的正向做用。

The most valuable asset of a 21st-century institution, whether business or non-business, will be its knowledge workers and their productivity. Knowledge worker productivity is the biggest of the 21st century management challenges." - Peter Drucker [ 「Management Challenges for the 21st Century」](http://www.amazon.com/Management-Challenges-Century-Peter-Drucker/dp/0887309992)

其實無論是遠程辦公仍是本地辦公，最終的訴求都是要更高效的工做，提供更好的工做成果。可是，怎樣纔算是更高效，更好的工做成果？最直覺的評判是，像咱們作 Consulting 的時候按照時薪計費，看 Terry 的 「我如何把薪水從 50 人民幣/天提高到 100 美圓/小時的」 系列文章，那麼，是不是咱們在一個小時內有更多的產出就是高效？ 若是是體力工做者，能夠說是對的，好比富士康車間，一個工人生產出了更多的機器就能夠認爲是更高效。可是對於腦力工做者.... 這不科學啊，由於除了數量還有質量，一樣是咱們，不能說是寫了更多行的代碼就是更高效，也不能說是完成了更多個功能就是更高效，抑或其餘。因此，只能依賴一些不靠譜的能夠量化的數據，好比在辦公室呆了多久。可是，有一點每一個人都會知道的是，辦公室是否是你工做效率最高的地方？停下來仔細想一想，我相信不少人會說不是，好比不少工程師在夜深人靜時，編碼如泉涌，兩三個小時作的事會等於或者超過白天在辦公室的八個小時。因此，如何提升在辦公室的工做效率，如何科學使用辦公室資源，是一個很值得團隊思考的問題。

在我看來，辦公室獲得的是溝通效率，失去的是工做效率。

溝通分不少方式，除了語言，還有肢體的、表情的、眼神的交流，因此當你們在一塊兒的時候，溝通會更高效，可是卻不能濫用。做爲一個多年的遠程工做者，只有兩件事情是我以爲很是但願你們是在一塊兒面對面溝通的，第一種是在大方向選擇如何前進時的溝通，由於須要統一思想，用最小的時間達成一致，第二種是須要結對找問題的時候，你們對着一塊屏幕直接交流，在一塊兒能省很多口舌和時間。其餘狀況，真不是那麼重要，反而一不當心會壞事。好比當我跟團隊一塊兒在辦公室的時候，有時有什麼事情就不經大腦思考地馬上提出來：「Terry 啊, 你看這個事情 @!@￥＃%&￥！@＃￥%＊&」，Terry 會茫然的擡起頭看着我，而後心不在焉地回了幾句，一來一回過段時間才進入真正地溝通狀態。既粗暴地打斷了正在專心作事的同事，同時也由於沒想清楚要討論的事情致使了溝通延長。因此，咱們團隊會不斷地提醒本身，若是要溝通，必定要多想一步甚至幾步，想清楚後再找人，這樣才能最高效。我在運營 Pragmatic.ly 時接觸過很多用戶，認爲你們都在一個辦公室，有什麼事情拍拍肩膀直接說就夠了，這樣最高效。其實很不高效，必定要想清楚，這個事情是否是既緊急又重要，若是不是，那麼用其餘方式如文本、聊天室會更好。

開會是另外一個須要很是注意的溝通。正如 「小團隊如何高效協做」 的留言裏 greatghoul 所說，有些老闆沒法自拔地喜歡開會。開會是很容易上癮的，很是有存在感，因此咱們必定要明確開會的目的，而後嚴格控制時間。否則一不當心原本半個小時的會就開成了一個小時兩個小時，不要覺得只增長了一個多小時大不了，若是是 5 我的參加那但是將近 8 個小時，10 我的參加那但是將近 2 個工做日，心。並且，以後會開始雪球效應，每件要作的事情都會所以拖延，真的是牽一髮而動全身。因此如今咱們團隊一塊兒開會時我都會掐表，每一個人都限制說話的時間。好比 Strikingly 團隊甚至 Joyce 會在外面看着時間作提醒，很值得學習。除了控制時間以外，還須要作到不讓沒必要要的人蔘加沒必要要的會。我記得咱們在作 Present.ly 的時候，有時團隊會在開會時討論一些細節實現，而後我就悲劇了，由於跟我沒什麼關係，可是我仍是得在席，消磨時間。這些明顯應該私下繼續交流，而不是浪費你們的時間。另一點，可能不少團隊沒怎麼注意的是，開會的時間也很重要，根據團隊的工做習慣選擇合適的開會時間，防止由於開會時間把工做時間劃分紅碎片，也會致使效率低下。咱們在嘗試了不一樣的時間段後，目前中飯事後是最適合咱們作天天狀態更新會議的時間。

溝通以外，還得把結果沉澱，防止二次溝通、三次溝通，抑或避免換了作事人後全部都要從新溝通一遍。作爲沒有祕書的小團隊，必定不要忽略這點。因此這也正是咱們會盡可能在 Pragmatic.ly 裏討論的緣由，天然沉澱。在 Roy 9 月份加入團隊的時候，要作事時他在 Pragmatic.ly 裏就能看到咱們以前的設計思路和討論，節省了咱們大量時間。

一旦你們養成良好的溝通習慣後，就能夠考慮工做效率了。說辦公室是自然的工做效率殺手一點都不誇張。要高效地工做，不簡單又簡單，無非是作到三點，

1. 專一地
2. 用正確的方法
3. 作正確的事情

如何專一地？若是你們數數看在工做時天天被人打斷多少次，好比身邊走過的同事，好比同事直接的說話交流，好比沒必要要的被溝通，絕對會嚇你一跳。因此你會看到，不少人工做的時候喜歡帶個耳機，開着音樂，就是要給本身創造一個隔離的環境，避免工做時被外界打擾。固然，我還見過更有意思的時，有些團隊在辦公室工做時是不多走動不多交流的，也就只是在吃飯時纔會讓你感受到你是在公司和你們一塊兒上班，其實都是同樣的目的。因此，有條件的建議你們學學課程格子開闢個高產室，XD。

用正確的方法。咱們見識過很多的團隊很是專一的在作事，可是卻用了錯誤的方法，結果只能是事倍功半，很是不划算。好比，一些團隊在用 Excel 管理項目和跟蹤進度，天天在 QQ 上傳來傳去，好一點的即便用 Google Spreadsheet 也是你們不時地去刷新看看有沒有新的變化，這些都是不正確的方法，顯然用高效項目管理工具如 Pragmatic.ly 會節省大量的時間來作正確的事。

作正確的事情。首先要讓合適的人去作合適的事，顯然讓我去作視覺設計就不是在作正確的事。另外，正確的事情通常是跟時間有關，須要你們都清楚如今的目標是什麼，什麼是最高優先級的任務，你們各自的狀態是什麼，管理方式是否合理，而這些正是 Pragmatic.ly 的巨大價值，隨時讓你們保持在一個節奏上，讓合適的資源在正確的時間能馬上去作最適合的事。

若是你在團隊高效協做上有什麼經驗，歡迎留言分享給你們，或者加我 Skype 或者 Weibo 聊聊。若是你以爲團隊目前效率不夠高，不妨試試推行我上面提的幾點方式，試試 Pragmatic.ly，它不必定是你看上去最簡單的，但確定是最適合小團隊的高效協做工具。

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