亟需RPA優化的十項人力資源任務

現在，愈來愈多的人力資源部門正在尋求新技術的幫助，以提升工做效率。與之相關的辦公軟件及平臺的數量每一年都在增加，每一個工具均可以自行解決HR的特定需求並簡化流程。當全部這些工具之間缺少交互時，HR們則不得不花費大量時間，將數據從一個系統複製並粘貼到另外一個系統當中。本來簡化的流程變成了人資部門的負擔。

機器人流程自動化（RPA）正成爲解決這些問題的絕佳方案。
RPA的真正價值在於，其能夠將HR從以往大量、繁瑣、重複的任務中釋放出來，將時間和資源集中在高價值的、戰略性任務上（積極招聘、支持轉型、引入職業發展計劃和尋找最新的培訓材料）。從而使員工得到快速、便捷的服務，提升人資效率。

如下則是人資領域亟待RPA優化的十項任務。

1.簡歷篩選/候選人入圍

篩選簡歷和在線申請表以肯定合適的候選人，並生成一個邀請面試的候選人名單，這一般是一個很是耗時的過程。事實上，一名僱員平均須要招聘人員爲其花費將近三個工做日的時間來處理相關事項。
如今，人資部門能夠應用RPA來負責簡歷和在線申請表的收集和篩選，進行完全的後臺驗證篩查，並將信息與全部相關的工做申請進行比較。RPA機器人能夠幫助HR選擇合適的候選人，並根據預約義的規則生成訪談、反饋或拒絕通知，這一切的實現都只需點擊一下按鍵。

2.要約信函建立

建立、發送要約信函每每須要注意不少方面。由於要約信的內容不只要向所需的最佳候選人表述清楚，還須要遵照當地和公司各方面的規定。手動檢查針對不一樣數據庫和法規的全部數據可能須要耗費至關長的時間，而且容易出現人爲錯誤。
RPA能夠方便製做準確的要約信。在建立要約信函的過程當中，RPA可以輕鬆對存儲在組織內外的不一樣系統和數據庫中的各種相關規則進行交叉檢查。

3.員工入職

一旦候選人接受了工做機會，人資部門將會爲其申請新的用戶賬戶、電子郵件、應用程序訪問權限等必要的安排。這一切都需根據該候選人的我的資料、偏好以及公司的規則來實現。一般，在此過程當中涉及到的多方都須要和系統進行協調。
RPA機器人能夠在建立用戶賬戶後自動觸發預約義的入職工做流程，甚至能夠向新員工發送預約義的入職文檔。

4.入職培訓

良好的入職培訓有助於新員工清晰職業努力方向，樹立積極職業態度，提高工做過程的執行力。特別是一些專業性、技術性較強的崗位，每每須要一套較爲系統的培訓流程。
RPA在學習和開發方面擁有普遍的應用，幫助HR進行課程管理，爲新員工考覈與建檔，提升培訓效率與質量。另外，RPA還能夠根據新員工我的特色，定製學習和培訓流程。

5.差旅費用管理

員工出差時，他們會向人力資源部門提交帳單進行報銷。差旅費用流程一般依靠手動操做，經常會遇到收據缺乏、政策外支出、捕獲信息有誤、延遲報銷等問題。
RPA能夠將我的費用與組織內外不一樣系統的預約義規則和法規進行比較。經過使用OCR（光學字符識別）技術從紙張（發票）讀取文本、圖像並翻譯成計算機能夠理解的形式，自動進行驗證與匹配。實現從標準費用的無人值守自動審批到有人值守或混合模式下的各類項目的引導檢查。

6.每個月工資單

大多數工資覈算流程都是基於規則，涉及大量數據輸入且本質上具備高度重複性，所以它們構成了經典的RPA案例。
RPA經過與ERP系統中的數據覈對，來驗證工資系統員工數據的一致性。薪資、福利管理、獎勵和報銷、福利發票覈對均可以由機器人自動跟蹤和生成，實現「薪酬自動化」，以提升準確性並縮短處理時間，尤爲是當公司擁有大量員工時。

7.員工數據管理

想一想人資專員須要管理的數據：現任員工、之前的員工、求職者、新員工的工資、福利、人事檔案……即使是中小型組織，也很難跟蹤這一數量級的人資數據，更不用說擁有多個辦事處，涉及多種語言、地點的大型公司或集團。目前，企業人力資源解決方案能夠幫助公司解決這些問題，可是有許多任務仍然須要人資專員跨多個不一樣的數據庫管理系統進行手動輸入，更新和維護。
RPA能夠確保整個員工生命週期內，員工數據的準確性和完整性。從建立員工記錄開始，經過與新員工交互，準確和完整地輸入數據，經過數據清理活動，確保不一樣格式的多個系統之間保持一致。

8.公司評審報告

報告對於人資部門來講是一件很是耗時的事情，由於數據須要以正確的格式在正確的位置造成正確的指標，以便作出明智的決策。一般狀況下，相關數據又每每分佈在組織內外的不一樣系統中，爲此須要HR花費數小時來按期手動製做和更新指示板。
RPA跨系統抓取相關數據，知足HR按期報告的要求，並還能夠對公司內部、外部不一樣來源的審查和調查進行自動篩選。

9.工做時間和考勤管理

人力資源部門面臨的主要挑戰之一是經過大量數據驗證員工的工做時間和出勤細節。若是在更大範圍內，手動檢查員工工時記錄的準確性和完成度，同時符合公平勞動標準的變化以及每日加班規定，將會耗費更多的時間和人力。
RPA能夠經過交叉檢查數據（例如，根據公司網絡中記錄的時間進行缺勤報告）來驗證記錄，並在信息丟失、不一致或建議從新分配資源時發出警報，從而避免中斷，有效管理員工。

10.離職管理

從人資管理角度來看，離職管理是企業對人才「選用育留」的最後一環，但也是最重要的一環。對於離職的員工，公司一般須要爲其創建員工檔案，同時還要進行分類管理、電子存檔系統、保密管理等操做及與按期維護。RPA能夠整合全部離職人員的數據並反饋給下游系統，生成離職文檔、撤銷系統訪問權限。還能幫助HR將員工檔案信息錄入到電子系統當中，分類管理並設定重要提醒，按期維護更新。