程序員電郵札記

做者：Vamei 出處：http://www.cnblogs.com/vamei 歡迎轉載，也請保留這段聲明。謝謝！

 

「Across the Great Wall, we can reach every corner in the world」。

這是1987年從中科院計算機所發往世界的第一封電子郵件。「越過長城，走向世界」。

 

若是說評選互聯網帶給生活的最大影響，電子郵件必定能夠位列前三。有趣的是，電子郵件並不算是互聯網的產物。它甚至於誕生於Internet以前。電郵是從一些早期的文本傳輸技術上天然的進化出來，很難將電子郵件的誕生歸於單一的某個發明人。電郵帶來了不少便利，它能夠將文本或者多媒體文件即時傳送到互聯網上的任何一個角落。電郵今後改變了許多人的生活。程序員的生活裏更是少不了電子郵件，用電郵傳信、對罵、傳補丁，甚至調情。不少偉大的程序項目，都來自電郵的交流。早期的Python的標準庫，都要提交到Python之父Guido本人的電郵。經典的程序員手冊，《The Pragmatic Programmer》（程序員修煉之道），一開始就大書特書程序員處理電郵的方式。

撰寫英文電郵是個特別讓我苦惱的事情。每次寫的時候都提心吊膽，不知語氣是輕是重，對方讀起來是怎樣的感覺。不少時候耗費了很多心血，對方卻時有誤會。最近參加了一次相關的課程，以爲其中對英文電郵的介紹蠻有用的。晚上找了些補充資料，一塊整理成這個札記。

 

正式郵件

工做場合的郵件都比較正式。發往官方組織和政府部門的電郵，也最好採用正式郵件的格式。正式郵件須要符合必定的格式和寫法，有明確的目的和精簡的內容。此外，用語要語法正確，語氣禮貌。通常來講，若是不肯定寫哪一種郵件時，最好寫成正式的格式。這樣的話，收信人能夠比較容易的瞭解郵件內容，同時對寫信人產生良好的印象。人們每每認爲寫做文法較好的人受過良好的教育，所以更加容易信賴這樣的發信人。

 

正式郵件能夠分爲下面幾個部分：

標題 (Subject)

簡單說明這封郵件的內容或目的。收信人大都根據標題來決定郵件閱讀和處理的優先級。一個好的標題應該儘可能簡短，並言之有物。它能夠是一個完整的句子，但更常見的是短語形式，好比：

Update Purchase Information

Request a meeting with you

如今的郵件工具會根據郵件種類的不一樣，加上RE（回覆）或者FWD（轉發）的標題擡頭。因爲它們能夠很好的提醒收信人，幫助收信方整理郵件，因此最好不要刪除這些擡頭。

 

在許多狀況下，人們會省略標題中的冠詞(a, an, the)，以便讓標題更加簡短。這種形式在語法上並不嚴格，但能夠用於標題。

Enquiry Elestricity Usage

 

稱呼 (Salutation)

正式的稱呼包括下面的形式：

Dear Mr/Mrs/Ms Lee,

這裏最後跟的是姓。Mr/Mrs/Ms根據狀況選擇其一。Mr爲先生，Mrs爲夫人（用於已婚後跟隨丈夫改姓的狀況），Ms爲女士（用於未婚和已婚）。也有其它的稱呼，好比Professor（教授），Dr（博士）這些在西方認爲是尊敬的稱謂，也可使用，並替換Mr/Mrs/Ms。

 

Dear Sir/Madam,

當不知道對方性別，或者收信人是一個組織機構的話，能夠用上面的稱呼。（保留完整的寫法，而不是從Sir/Madam中選擇其一）

 

Dear John,

這裏跟的是名字，不包括姓。這相對於上面的寫法的正式性弱一些，但比較親切。最好和對方比較熟悉。若是對方的職位或者年紀較長，最好在對方已經用該方式稱呼你以後，再用這個方式來稱呼對方。Dear是西方很常見的稱謂，並不要求有很「親愛」的關係。

 

Hi John,

這裏比較不正式的寫法，但也能夠用於正式郵件。若是有可能，儘可能用上面的寫法來代替這一種。

 

開場白 (Opening Sentence)

說明這封郵件的目的。好比：

I am writing to request a meeting with you this week.

This is just a quick note to update the new venue of the meeting next Thursday.

 

若是有必要，在對方不熟悉身份的狀況下，能夠在開場白先後附加一些必要身份信息。好比：

I am a student living in hall 2.

This email is regarding the notification of reference number 1086.

這些信息只要足夠對方處理郵件就能夠了。沒必要每次郵件的開頭都介紹本身的身份和姓名。

 

正文 (main content)

包括電郵的完整信息。

正式郵件的正文要求拼寫和語法正確。當前的拼寫自動檢查能夠糾正絕大部分的拼寫錯誤。語法要注意時態一致，注意動詞的單雙數形式。一個常犯的錯誤是忽略了該有的冠詞，如a, an, the。有些表達方式可能拿不許，（好比是look forward to do呢，仍是look forward to doing），可使用google搜索該固定搭配，看是否有比較權威的頁面使用相應的表達形式。

 

在語法正確的基礎上，正式電郵的語氣須要儘可能謙虛有禮。陳述的表達方式每每比問句更委婉，特別是配上I wonder, I appreciate it that這樣一些很友好的話。語氣助詞could, would, might能夠用於客氣的提出請求。好比：

Can I meet with you?

I wonder whether I could meet with you.

兩個句子一樣表示想要會面的願望，但第二個句子語氣就更加婉轉。

 

 

正式電郵的用詞也很值得推敲。用詞能夠儘可能多樣化。若是某個詞或短語重複使用，能夠尋找替代詞。若是想不起同義詞，能夠查詢線上詞典。好比FreeDictionary裏的每一個詞，都列出了相關的同義詞。

另外一方面，某些詞儘管表達相同的含義，但正式程度有別。若是有可能，儘可能選擇正式的表達方式，好比：

正式	非正式		正式	非正式
enquiry	ask		require	need
postpone	put off		regret	be sorry
arrange	set up		convenient	OK
reply	answer		assistance	help
inform	tell		contact	get in touch with

 

全部的縮寫形式都是非正式的。在正式電郵中，不該該使用縮寫形式。好比I‘m應該寫成I am。

 

一封郵件若是附有郵件，可使用下面的一些表達方式來提醒：

Please refer to the file attached.

The forms are enclosed in this email.

I am sending you the code file for your consideration.

事實上，若是一封正式郵件的正文裏包含了太多的內容或者技術細節，能夠考慮將這些內容剝離到一個PDF文檔，做爲附件發送給對方。郵件的正文只保留必要的介紹信息。

 

 

總結 (conclusion)

用於結束正文。總結最好另起一行，與正文分開。

若是郵件中有可能的不完整的信息，能夠歡迎收信人詢問。通常狀況下，正式郵件中應該包含必要的信息，以減小郵件往來形成的低效。但有些時候，是否提供進一步的信息是取決於收信人的態度度，好比探索合做意向的時候。還有些時候，收信人缺少類似的背景，他們可能會有進一步的問題。若是是這些狀況，能夠用下面的總結，來表示願意回答進一步的問題：

Please feel free to contact me if you have further questions.

If you require any further information, please do not hesitate to contact me.

 

在多數狀況下，可使用下面的總結，表示期待回信：

I hope to hear from you soon.

I am looking forward to your reply.

 

結束語 (leave-taking)

出於禮貌和傳統信件的習慣，電郵結束通常會有結束語。它們大多表達親密，或者對收信人的祝福：

Yours sincerely,

很是正式。多用於正式的信件，而不是電郵。一般配合Dear+name的稱呼。

 

Best Wishes,

Best Regards,

比較經常使用，且比較正式的電郵結束語。

 

Cheers,

一種常見的英式結束語。

 

All the best,

Best,

Bye,

不那麼正式，比較親切的結束語。

 

簽名 (Signing off)

署名。在署名的時候，最好離前面的結束語有幾行的距離，以便更加醒目：

Best Regards,



Vamei

 

完成郵件 在發送正式郵件以前，最好重讀一遍，檢查是否有拼寫和語法錯誤，內容是否有歧義，附件是否能夠正常打開。按下「發送」鍵，就無法後悔了。(放鬆，莫手抖)

 

下面是一個正式郵件的例子，

Dear Mr Mitchell,

I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We wonder whether you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting, we requested a copy of the latest Project Report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,




Ian McAdam
Development Manager

 

 

非正式郵件

非正式郵件是沒有限制的，可使用縮寫、表情符號等等。非正式郵件必定是發給朋友的。若是不肯定和對方的關係，最好發送正式郵件。

 

但願上面的總結有用。再次謝謝組織此次培訓的幾位老師。