爲Excel電子表格添加快速打印功能按鈕的方法

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        對於須要頻繁切換打印機來完成打印工做的人來講，切換打印機的重複操做很是繁瑣且沒有效率。其實微軟早就爲你們準備了各類解決重複勞動的各類工具，好比「快速訪問工具欄」和「宏」。下面筆者就跟你們來說講如何利用這兩個工具來爲Excel電子表格添加快速打印的功能按鈕，只要輕輕點擊一下這個按鈕，內容就會發送至指定的打印機進行打印，而不用管當前默認的打印機是哪一臺。

1、添加「快速打印」功能按鈕

       首先打開Excel電子表格，點開窗口左上角下拉箭頭的「自定義快速訪問工具欄」，而後選擇相應的功能便可。好比咱們選擇「快速打印」，這時咱們會發現窗口左上角就多了一個打印機按鈕，點擊這個按鈕當前表格就會發送至默認的打印機進行快速打印，比起原來須要先點擊「文件」菜單，再點擊「打印」，方便許多。

      

圖1

2、啓用宏

      宏是一系列VBS命令的合集，說到宏腳本，不少人都以爲那是很是複雜難懂的編程語言，其實，微軟早就爲廣大菜鳥用戶提供了宏錄製功能，即它能夠將用戶的操做過程以腳本語言的形式保存下來，在您下次須要執行相同操做時，執行一下錄製的宏便可。宏通常狀況下是默認不啓用的，若是你須要使用則必須先去設置啓用宏（如圖2）。

 圖2

3、錄製宏

      例如咱們來錄製一個打印文檔的宏腳本，首先點擊「錄製宏」（如圖3），而後設置宏名稱爲PLQ_20K，並選擇宏保存位置（如圖4，當選擇保存在「我的宏工做簿」時，將在全部工做簿上均可以執行該宏；注意，如需編輯保存在我的宏工做簿的宏，須要先到視圖中取消隱藏），接着進行正常的打印操做，最後再次點擊「宏」下拉菜單，選擇「中止錄製」，這樣一個宏就錄製成功了；點擊「查看宏」就能夠看到剛纔已經錄製好的宏，選擇宏並點擊執行（如圖5），則剛纔咱們錄製的打印操做會自動再執行一遍。筆者發如今Win10系統上沒法錄製打印操做的宏，但咱們能夠Win7系統上錄製好以後再將宏腳本複製到Win10系統上使用。

圖3

 

圖4

圖5

4、編輯宏

       在剛纔例子中錄製的宏，在執行時它使用的是默認的打印機，若是咱們要讓宏使用指定的打印機，那就須要進一步編輯宏了。咱們在查看窗口選中宏後，點擊「編輯」（如圖5）就能夠進入到宏編輯窗口（如圖6）。在Sub與End Sub之間就是宏腳本（VBS代碼），咱們不須要深刻研究這些代碼，只要知道在什麼位置插入或者替換一些代碼便可。

 

圖6

      咱們先來看看直接錄製打印過程獲得的宏腳本以下：

Sub PLQ-20K打印機()
'
' PLQ-20K打印機 宏
' 發送至HP EPSON PLQ-20K ESC/P2打印機
'
'
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

      腳本中以單引號開頭的行屬於宏說明或腳本註釋，是不用執行的，真正執行的代碼只有兩行，不用說這兩行代碼的意思確定是發送當前表格至打印機進行打印。只要咱們在這兩行代碼前加入一行選擇指定打印機的代碼，那就能實現剛纔咱們說的使用指定打印機進行快速打印的功能，這行代碼就是：Application.ActivePrinter = "EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:"。添加以後宏腳本以下：

Sub PLQ-20K打印機()
'
' PLQ-20K打印機 宏
' 發送至HP EPSON PLQ-20K ESC/P2打印機
'
'
Application.ActivePrinter = "EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:"
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

      這裏須要簡單地解析一下選擇打印機這行代碼的使用方法，引號部分的意思是："打印機名稱 在 端口:"。打印機名稱咱們很容易獲取，在控制面板-打印機裏面能夠看到，但這個端口卻不是能直接看出來的，爲此咱們須要用到下面這個查看當前默認打印機名稱和端口的宏：

Sub 查看當前打印機()
'
' 查看當前打印機 宏
' 顯示當前打印機名稱，用於Excel宏調用。
'
'
MsgBox Application.ActivePrinter
End Sub

      隨便錄製一個宏，而後將上面的宏代碼在編輯窗口中替換錄製的宏代碼便可。而後咱們能夠在Excel的打印界面改變當前默的認打印機（如圖7），再執行上面的宏來查看當前打印機的名稱和端口（如圖8）。

 

圖7

圖8

      在獲取打印機名稱和端口後，咱們將選擇打印機的宏代碼替換爲：Application.ActivePrinter = "Foxit PDF Printer 在 Ne01:"，那麼使用PDF打印機快速打印的宏腳本以下：

Sub Foxit_PDF_Printer打印機()
'
' Foxit_PDF_Printer打印機 宏
' 發送至Foxit PDF Printer打印機
'
'
Application.ActivePrinter = "Foxit PDF Printer 在 Ne01:"
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
End Sub

       若是咱們在腳本最後加上一句選擇回原打印機的代碼，那就更完美了，這樣還不會改變默認打印機的設置，宏腳本以下：

Sub Foxit_PDF_Printer打印機()
'
' Foxit_PDF_Printer打印機 宏
' 發送至Foxit PDF Printer打印機
'
'
Application.ActivePrinter = "Foxit PDF Printer 在 Ne01:"
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, _
IgnorePrintAreas:=False
Application.ActivePrinter = "EPSON PLQ-20K ESC/P2 在 Ne07:"
End Sub

 5、在」快速訪問工具欄「中添加」宏「

       上面咱們錄製好的宏功能很強大，但執行的時候須要依次點擊」視圖「-」宏「-」查看宏「-選擇宏-」執行「，每次都按這個操做過程進行點擊也是很煩人的，爲此咱們能夠將宏添加到以前講到的」快速訪問工具欄「，功能按鈕顯示在窗口左上角，直接點擊一下，宏就當即執行了，方便到不行不行的（如圖9和圖10）。

圖9

圖10

       固然，除了Excel，Word和PowerPoint 也有宏的功能，使用方法相似。

 

 附件：快速打印宏代碼

 

 提取碼：nzm5