利用django打造本身的工做流平臺(三):團隊成員任務跟蹤系統

　　近期受疫情影響公司食堂不開放，爲解決同事們的吃飯問題，部門須要在每週五統計下週的訂餐狀況；員工根據我的意願選擇是否從公司訂下週的午飯和晚餐，一旦肯定一週保持不變。

　　一般要完成一次部門內員工的訂餐信息收集須要通過如下步驟：

1.部門負責人通知各小組接口人收集組員訂餐信息；

2.各小組接口人通知組員反饋訂餐信息，每一個小組收集信息形式各異，如經過QQ留言、微信接龍等方式進行反饋；

3.各小組接口人彙總組員的訂餐信息反饋給部門負責人；

4.部門負責人彙總各個小組的數據造成總表，並將總表截圖反饋到工做羣並要求員工進一步確認；

5.員工覈對總表信息，若發現本身訂餐信息有誤的再單獨反饋部門負責人修改。

6.部門負責人將覈對後的表格發給負責訂餐的工做人員。

　　因爲當過一次輪值小組接口人，發現了一些效率較低的地方:

1.還沒有反饋的人員的肯定；須要根據已反饋人員和組內全部成員對比才能找出誰尚未反饋信息；

2.須要小組接口人（多人）和部門負責人兩級進行excel表格彙總；

3.人工統計難以保證不出錯，須要反覆覈對；

爲此建立了兩個項目用於更方便的收集員工的訂餐信息，如圖1所示：

 圖1  用於收集訂餐信息的兩個項目 

利用該系統收集訂餐信息的步驟以下：

1.部門負責人在"團隊任務跟蹤"項目中建立一個問題，並將全部員工的帳號列表填入到"分配給"字段對應的表單中，點擊「批量分配」按鈕便可爲列表中的每一個帳戶分配一個子任務，並將子任務顯示在問題下方；

圖2  團隊任務跟蹤的問題以及子任務列表

2.部門負責人在"團隊任務跟蹤"和「子任務項目1」兩個項目的管理界面點擊"批量註冊"按鈕爲團隊成員批量建立帳號（批量建立的帳號的默認密碼爲123456），並點擊「添加到用戶羣組」將帳號批量添加到具備問題執行權限(ExecAuth)的「用戶羣組」中；

圖3 權限管理界面

3.組員得到帳號以及操做權限後，登陸系統經過父任務下的子任務列表或者進入「子任務項目1」查看分配給本身的問題，填寫相應信息並按流程操做。

如圖4所示，當前問題狀態爲「未提交」，根據流程能夠進行"更新信息"和「提交」兩種操做，對應下方的兩個按鈕。

圖4 子任務的詳細信息

用戶superadmin點擊"提交"按鈕後，子任務列表中對應的狀態會同步進行更改；部門負責人能夠經過子任務列表清楚地看到各個同事的提交狀況。

圖5 superadmin提交後的子任務列表

4.部門負責人點擊圖2中的"導出子任務"按鈕，可將各組員的反饋狀況導出到excel，如圖6所示：

圖6 導出到excel的子任務數據 

　　從訂餐信息收集推而廣之，不少上級分派下級執行的任務均可以用相似方法進行跟蹤，只須要修改子任務的流程和字段便可。

該系統具備的特色：

　　1.部門負責人只要保留一份團隊成員列表就能夠很方便地一鍵分派任務；

　　2.每一個員工單獨處理本身的問題，沒法修改分配給他人的問題，避免誤操做；

　　3.每一個子任務按制定的流程進行處理；

　　4.子任務當前狀態直觀顯示，便於任務分派人瞭解全部團隊成員執行子任務狀況；

　　5.一鍵導出表格； 

　　極可能有人會問爲何不用超級表格？首先疫情期間可能因遠程辦公的人數太多，用戶數超過負載致使超級表格極不穩定甚至不少時候沒法訪問；其次是某些同事未反饋時很難找到未及時反饋的人員；最重要的一點是超級表格沒法按特定流程進行事務跟蹤。