分享疫情期間，想天軟件如何實現全員高效居家辦公，工具選用乾貨分享

分享疫情期間，想天軟件如何實現全員高效居家辦公，工具選用乾貨分享

遠程辦公@凡科快圖.png

本文旨在給廣大的客戶、用戶朋友們分享一下咱們公司的協做辦公模式。從咱們部署疫情期間工做合做模式入手。分析和總結咱們的思考。

先說回春節假期延期

因爲疫情發展迅速，國務院迅速作出了反應，延長了春節假期。咱們公司部門經理在延長假期期間緊急開會溝通，肯定了幾條部署。

1. 疫情狀況不明朗，暫時不考慮回公司辦公，出了問題沒法兜底。

2. 每一個部門在制定辦公指南，於2月1日（延長假期次日）發佈通知，告知員工2月3日在家開工，留足準備時間。

3. 統計全員辦公和開工條件，因爲大多數員工是本地員工，有居家辦公設備的，能夠自行解決。如無設備，2月2日能夠申請去公司搬運工做電腦。

4. 明確採用什麼軟件進行辦公協做。

因爲咱們公司是一家從事互聯網在線社區產品研發的公司，自己就採用了一些協做辦公的產品和工具。在疫情期間，咱們沿用了一些原有的系統工具，同時增長了幾個特殊的工具。下面是一張表格。

工具

用途

重要程度

用途

收費狀況

Nas公司網盤

羣暉nas服務器1臺

分享公司文件，分權、結構化存儲公司內的各類檔案

很是重要

保障員工在家同樣能夠正常讀寫公司文件，不至於出現老的文件沒法打開沒法追溯過往工做成果

硬件收費，沒有後續費用

聊天軟件

釘釘

企業級辦公軟件

重要

內部溝通+通知送達+考勤簽到

免費

在線語音

YY手遊助手

實時在線的多人語音聊天軟件

很是重要

居家辦公期間，沒法作到面對面，溝通效率低，文字又沒法準確表達與高效互動

這是咱們主要的溝通途徑

天天語音晨會，實時辦公室模式

免費

業務流程軟件

輕流BPM系統

改善內部流程

審批、業務流轉

重要

多部門多單位協做的時候，信息的跨部門傳遞是關鍵

軟件收費，有免費版

其餘的業務系統

Oa、項目管理、代碼管理、crm等等

保障各項業務正常有序進行

很是重要

各類系統是各部門單位正常開展工做的基礎，篇幅有限，不作展開

內部搭建，都是開源免費的

接下來詳細展開各個軟件的用途

①．Nas網盤-羣暉nas

Nas網盤一直以來是咱們公司提高員工互通效率的法寶之一。不少企業會經過百度網盤、網絡鄰居共享文件夾等方式來實現文件的互通。可是安全性、速度、效率各方面兼顧的話，仍是首推nas。

不只能夠作到接近本地文件的體驗（直接雙擊打開），更能作到安全防禦，多盤備份，不至於出現災難性數據損壞。

在疫情期間，咱們在家也能夠經過本身的帳號密碼，快速打開本身部門的文件夾，存取須要用到的工做文件。

年前在公司作的東西均可以在家打開。

除了nas，咱們還使用釘釘內置的在線文檔編輯和羣文件。釘釘的羣文件保存時間遠超微信的時間。不少溝經過程中傳來傳去的文件，也能夠快速找到最後說起的版本，也很是方便。

基本上這兩款軟件就能解決咱們的辦公文件的存儲需求了。

②.聊天軟件-釘釘

釘釘目前佔據着很是大的企業聊天的市場。文字聊天場景在辦公的時候也是很是常見，他有比較長的時效性，比語音更久，也更容易按照工做目的區分。經過不一樣的羣溝通，效率較高。

圖片1.png圖片2.png

③.實時語音溝通

YY語音自己是設計給遊戲公會作溝通用的，平常不玩遊戲的朋友可能不知道。

爲何咱們沒有采用微信語音、釘釘語音做爲咱們的主要溝通方式。主要從如下幾個地方考慮：

1）.語音會議的模式自己存在其不可彌補的缺陷。咱們設想一下，若是你在辦公的時候，有什麼問題，想要問一下邊上的人，你會跟他說，喂，咱們想要和你聊天，你應我一下。而後你就朝他發出bibibibi的聲音，而後他跟你說，好的，咱們溝通一下。而後大家再聊天。這個效率可想而知。

咱們採用在yy當中根據功能性、部門性質劃分了辦公室和會議室。針對保密性要求不高的會議，都可解決。針對保密性要求高的也能夠設置加密頻道。

2) .強調實時在線，任何人都應該在工做期間保持在線

從天天早上的晨會開始，每一個人全天候在公司大頻道，平時在部門辦公室子頻道。內部溝通只需開啓麥克風便可。平時有同事說話，也能夠第一時間聽到。不須要單獨發起語音會議。咱們能夠在任意時刻，喊話對應的同事，而且傳達給其餘同事。而不須要對方確認。

3) .每日晨會溝通，每日子頻道點名

下面是咱們本身公司的平常頻道截圖：

圖片3.png圖片4.png

④.業務流程軟件-輕流BPM

針對審批，咱們常規性的請假審批都是走釘釘的內置審批。

釘釘內置審批比較簡單，填表和流轉也比較簡單。適合輕度流程。

對於複雜的流程，須要多人協做，反覆抄送的，咱們採用輕流（輕流是咱們公司代理銷售的一款BPM產品，能夠諮詢客戶經理了解詳情）設計流程。

舉例內部的版本發佈流程：

圖片5.png圖片6.png

⑤.各部門的業務系統

開發用禪道管理項目，源碼版本用gitlab，公司內部平常發佈公告和文檔用dzzoffice，crm用悟空crm，內部培訓用edusoho等等。

不少軟件遵循不一樣的開源協議。這裏就不過多展開了，你們能夠去百度瞭解一下。

總結，咱們的一天：

早上8點半，釘釘打卡簽到，全員在yy語音上線，而後本身到各部門的辦公室，完成晨會，晨會後，保持在線，語音暢通。

晚上5點30，全員在輕流寫當天的工做日報，部門負責人負責確認當天工做，讓你們下班打卡。

臨時會議，或者須要叫人，能夠直接切到對應辦公室的yy頻道，直接喊話。也能夠把人叫到臨時會議室溝通。

咱們把公司內部的許多流程整理成了輕流上的應用，能夠隨時供員工填寫發起。

在疫情期間，咱們天天要求你們對當日工做作總結，總結會發送給1級領導審批，2級領導抄送，跨部門有合做關係的還會跨單位抄送。

除此以外，咱們還會將與客戶溝通的流程作在輕流上。好比把產品的客戶反饋提交過來。交給咱們的產品部門、測試、以及開發部門、最終流轉到銷售部門，將每個客戶提交的反饋都作到持續跟進。