利用Excel Web App管理你的電子表格

公司準備在下個月組織到清遠進行一次野外互動，主題爲增強員工的團隊集體意識，爲了更好的完成這一次野外互動，公司準備爲每個員工都配一件衣服，分別組織幾個不一樣的小隊，我所在的小團隊有8我的，而我有幸成爲該小隊的小隊長，因此，目前須要我去作的第一個問題就是「統計個人組織團隊成員衣服的大小」，而後提交給行政去幫忙購買。

全部，第一步，我要先建立好一個電子表格，並簡單的爲它套用一個表格樣式，獲得以下圖標：

咱們知道，衣服的大小通常都是分爲M，S，L，XL，XXL等，爲了統計的方便，我將定義衣服大小爲一個列表，讓團隊成員在這一個列表去選擇，因此，這裏，我使用到了數據有效性。

首先，我利用名稱管理器定義「衣服大小」的列表，操做以下：

選定數據區域，而後單擊「名稱管理器」，新建，打開以下編輯名稱對話框，爲它定義一個名稱爲「List」，以下：

接下來，再利用數據有效性定義衣服大小列表；

選擇好單元格，單擊數據驗證，數據有效性，以下：

打開以下數據驗證窗口，將「容許」窗口選擇爲「序列」，在「來源」窗口直接等於剛剛建立好的「List」，以下：

而後單擊「肯定」，已經爲剛選定的特定區域規定了特定的選項，這樣，團隊成員直接選擇適合本身的尺寸便可

 

表格已經建立好，因此，接下來咱們面臨第二個問題，如何分發給團隊成員才能更加方便的統計數據呢？

以往的兩種方法：

第一種方法：直接保存文件，而後經過郵件發送給全部團隊成員，團隊成員填寫好以後，再發回給我，而後我再一個一個去打開，進行統計。

第二種方法：若是公司有公共網盤，將它們保存在公共網盤，並設置共享多人同時使用，這種方法比第一種方法省略了再去統計的時間，但也面臨着另外一個問題，因爲公司網盤是使用公司內部網絡，若是團隊成員在外面沒法訪問內部網絡的時候將沒法打開該文件。

答案是有好，這就是這篇文章要重點講的，也就是利用Excel Web App，即SkyDrive，接下來咱們看如何操做。

 

保存文件至Excel Web App

單擊「文件」—「另存爲」，而後選擇「SkyDrive」。（因爲我以前已經添加好了本身的SkyDrive賬戶到這裏，因此能夠直接保存，若是在這個界面上沒有這個選項，你須要選擇「添加位置」將SkyDrive添加到這裏來）

當文檔保存至SkyDrive以後，咱們則能夠經過電子郵件共享該文件，讓全部人均可以訪問該文件，只要成員可以鏈接上Internet，他都可以經過電腦或者移動設備去更新該文件。

這時，我就能夠坐等團隊成員去更新該文件，咱們能夠進行SkyDrive看一下文件的更新進展。這樣全部的成員都已經更新好了文件，以下：

基本的工做已經作完，再簡單經過插入「數據透視表」，讓列表變得更一目瞭然，以下：

能夠經過自定義去選擇你想要陳列的樣式便可

 

總結：

一、利用數據有效性能夠對單元格進行限制，給本身節省了時間，同時也加快了成員更新表格的速度，一箭雙鵰。

二、利用Excel Web App，讓可以訪問Internet的成員隨時隨地的去更新文檔，達到了效率，也方便了你們。

三、對獲得的數據進行優化，增強數據的可讀性，這也是Excel一直以來研究的宗旨。