項目管理軟件設定任務流程自動化

在項目管理中，有時某些任務的流程是徹底同樣的，那麼咱們是否是要在 項目管理軟件裏，一遍遍地重複新建這些任務和流程呢？固然不，不能自動化的不是好軟件。本文舉例說明如何利用Zoho Projects 的藍圖功能來將任務流程自動化。

場景：咱們部門每週要出好幾篇稿子，放官網新聞頁，放微信公衆號。流程是：A寫個初稿--》B審查，作文案方面的修改--》C作SEO方面的修改，標題描述關鍵詞啥的--》D配圖，並製做成網頁--》E製做成微信公衆號文章併發布。

需求：如何經過項目管理系統，讓一我的作完工做後，系統自動通知下一我的，直至任務完成，而無需再溝通。

實現方法：
這個流程是比較簡單的單一流程，先後的依賴關係很清楚。咱們對這個流程建一個藍圖。藍圖你能夠理解爲一個業務流程的模板，之後新建的審稿任務可讓它自動套用這個流程模板，解放小手。

進入到 zoho 官網，而後找到-項目管理軟件，進入 zoho projects ,點擊右上角的「設置」圖標--》任務自動化--》新建藍圖。

而後輸入名稱、描述等。這裏注意要選擇藍圖起做用的任務。

藍圖裏有兩個組件：狀態和遷移，聽起來比較使人費解吧，狀態其實就是這流程進行到了哪一步，遷移就是要從這一步到達下一步所需的條件。看個人例子好了：

在咱們的審稿流程中，第一步是初稿完成，那麼我在藍圖裏新建一個狀態叫「初稿完成」，並把它拖拽到左側的藍圖流程圖裏。

一樣的，咱們把業務流程裏其餘幾個階段也建好，逐一拖拽到藍圖流程圖裏。

爲了美觀你能夠把每一個階段配個色，就變成這樣：

但這只是審稿流程中的幾個階段，怎麼樣纔算從一個階段到了下一個階段呢，中間要作什麼提醒或通知嗎？這就須要設置一下遷移條件。

點擊某個階段，把它和下一階段連線，而後點擊連線中間的小加號，給這個遷移條件起個名字，如上圖。而後添加一些條件。

前：這裏我設置成執行「提交給文案審稿人」這操做的成員是寫初稿的人，條件是有附件。

中：這裏我設置成必須上傳附件和評論，提示消息是「稿子總長度不能超過1千字"。

後：提交稿子後，我設置成讓Zoho Projects自動把這個任務的完成百分比變成50%，由於初稿有了，大頭就完成了。而且分配給「我」進行文案修改，同時自動發送郵件通知給我。

相似的，作好其餘階段之間的條件和操做設置。業務流程藍圖就變成這樣：

建好了藍圖以後發佈它便可。那麼除了在新建藍圖的時候選擇它生效的任務以外，還想在其餘任務中運用這個藍圖，怎麼作呢？你能夠把它和其餘任務作關聯。

點擊右上角的「設置」圖標--》任務自動化--》找到這個藍圖，把鼠標懸浮在上面，出現3個小點兒，點擊，--》關聯藍圖。

注意上圖我讓它關聯的是「每週文章」這個任務列表，那麼每次我在這個任務列表裏新建了改稿任務後，這些新任務就都會自動套用這個藍圖的流程。像這樣：

你看這個11月1號稿件的任務，新建後，它的狀態自動變成「初稿完成」。點擊這條任務，會發現有個「提交給文案審稿人」的按鈕，說明藍圖已經起做用了。

點擊這個按鈕，它會讓你上傳稿子的附件，並填寫評論。就像藍圖裏規定的那樣。

提交後，審稿人就會收到郵件通知，他就審稿並提交給SEO專家再作下一步修改了。