每日一讀 TidBITS.Take.Control.of.Your.Paperless.Office

最近公司在推行無紙化辦公，大概是響應低碳吧。倒真是收到了立竿見影的效果，每次打印完後，你們都不看正面了，先翻過來瞅瞅背面是啥玩意。結果還真是五花八門，什麼淘寶上的小飾品啊，Google地圖啦等等。公司還大力表彰了廢紙利用，(⊙o⊙)，是否是該查查誰製造了這些廢紙。誒，等等，好像我也打過，+_+，趕忙閉嘴。

Meet Your New Paperless Office

第一章大力宣揚無紙化辦公的好處。沒有留心細看，反正就是好嘛。讓我比較傷心的是說到的數據備份那點，提供的幾個國外服務都用不了。緣由，你懂的！這一章我就弄清楚了到底什麼是OCR：optical character recognition (OCR)。

Head Off Most Paper before It Reaches You

未雨綢繆，儘可能避免紙質文件。書中列出了一些常見的場景，並針對每種場景提供瞭解決方案。平常生活中比較常見的如銀行帳單，發票，ATM收據，名片，明信片。。。文中引用的一些資源感受不錯。

講清空郵件的：http://www.macworld.com/article/139510/

處理垃圾郵件的：http://stopjunkmail.org/sample/kit.pdf

在線郵件管理：http://www.earthclassmail.com/

Choose a Document Scanner

介紹怎麼選購掃描儀。做者認爲有三要素：

automatic document feeder (ADF) attachment

An ADF
Duplex scanning
OCR software

ADF( Automatic Document Feeder 自動原稿輸送器) ，引用一下百科：

自動輸稿器，做爲複印機的組成部分之一。在幾年前仍是不少用戶認爲無關緊要的選購件，而如今倒是不少數碼複合機的配準配置。愈來愈多的用戶認爲，使用ADF能夠大大節省掃描原稿的人工時間，特別是不少機器同時配備了自動翻轉器後，複印雙面文稿就駕輕就熟了。

Choose OCR Software

選完掃描儀，不能沒有OCR軟件。這裏我推薦：http://ocr-software-review.toptenreviews.com/。我的仍是比較承認OmniPage的，比較精確，速度也還不錯。這章最後還到了OCR for Sheet Music，不光有圖有真相，還有聲音哦！！！連接了兩個網站：http://www.neuratron.com/photoscore.htm，http://www.musitek.com/X/。

Configure Your Software

實在沒有耐心看他講配置，這章注意到了這個圖：典型文檔處理流程圖

此外就是所謂的Spotlight。引用百科：Spotlight是 Mac OS X v10.4 的一項快速、隨打即找、系統支援的桌面搜尋特點。使用 Metadata搜尋引擎，spotlight 被設計爲能夠找到任何位於電腦中普遍的項目，包含文件、圖片、音樂、應用程式、系統喜愛設定控制檯，也能夠是文件或是PDF中指定的字。Spotlight 在使用者的硬碟中創建 metadata 關鍵字的資料庫，一開始當 Mac OS X 10.4 被安裝後，接著會持續在背景更新。

Spotlight 提供使用者 API，容許使用者創建本身的 plug-ins，意思就是使用者能夠增長他們本身程式全部擁有的特有資料格式到 Spotlight 搜尋的能力中。

相關網站：http://www.google.com/quicksearchbox/，http://www.houdah.com/houdahSpot/，http://www.ctmdev.com/foxtrot/。原本想在安裝的蘋果虛擬機上試試google那個的，豈料半天沒把網絡配起來。

Create a Workflow for Incoming Paper

呵呵，又提到了工做流。其實挺簡單，就是 進來--》掃描--》出去。

但想要作複雜也容易，怎麼個進法也有講究嘛。

進來了想出去也不是那麼容易的。

突然想起錢鍾書的圍城，外面的人擠破頭想進去，裏面的人心癢癢想逃離。

Sign Documents without Paper

無紙化簽名。記得跳到外企時，Offer，證件什麼的都是走的PDF流程，當時還挺不習慣。

如何製做數字簽名呢？

其實挺簡單，方法以下：

1.拿一張乾淨的白紙，以正常字號大小簽上你的名字，要用黑色墨水哦。

2.掃描。

3.編輯，PS一下，裁剪成適當大小，去掉多餘空白，若是PS功底深厚，最好只留下黑字，背景給他作出透明。

4.保存，一般是TIFF 或PNG格式。

簽名作好後，怎麼加上去呢？

固然有工具啦，書中重點講了PDFpen，個人蘋果沒有網絡仍是無法試，╮(╯▽╰)╭。

過完整本書後，以爲公司在無紙化辦公方面還有不少待提升的地方，僅僅是廢紙利用不能治本啊！