完全征服Word 2007多級列表

用Word編寫文檔的人都知道，一篇長文檔通常是須要分章節來劃分段落的。在Word中也有對應的工具來完成這項任務，這就是多級列表。然而絕大多數使用Microsoft Office的朋友卻並不知道Word有這麼個工具；或者即便知道，卻對如何正確使用這個工具不得要領。有的人可能會用「標題一」樣式來作單級列表，可是在碰到須要二級列表甚至三級列表的時候，卻徹底不知所措了。結果每每只能純靠手工進行，費時費力不說，還常常由於標題對不齊或者縮進搞不定而頭疼。尤爲是當文檔還須要在前面安插目錄的時候，對於初學者來說不啻是個災難。

　　若是你還在爲這個問題而痛苦的話，那麼恭喜你，你找對地方了。下面我將帶領你完全征服Word的多級列表技術。

　　因爲Word 2003在多級列表工具上存在有bug，所以我這裏的描述以Word 2007（如下簡稱爲Word）爲依據。若是文中有圖片缺失，請刷新一下。

1、設定樣式

　　多級列表是以Word的樣式概念爲基礎的，要想使用多級列表，就必須從樣式入手。所謂樣式，簡單說就是預先將想要的格式組合在一塊兒，而後命名，就成了樣式。例如，中國人的文章通常喜歡用章、節、小節來劃分，就像下面這樣：

第一章　緒論

第一節　背景介紹

第二節　系統目標和意義

……

其中「第一章　緒論」使用了黑體、二號字、居中等格式，咱們在Word中以「標題一」來命名這一類型；而「第一節 背景介紹」則使用了宋體、三號字、居中等格式，咱們以「標題二」來命名之；其他的「標題三」、「標題四」、……等依此類推。而正文部分，咱們就以「正文」來命名樣式。

　　因爲Word中默認的「正文」樣式使用的是「宋體（中文正文）」、五號字，而咱們大多數時候都默認正文使用小四號宋體字，所以咱們首先從這個入手。

　　打開Word，點擊「開始」選項卡中「樣式」欄右下角的箭頭，調出「樣式」窗口，在「正文」那一行的右邊點擊向下箭頭，選擇修改，如圖1：

圖1

　　在修改樣式對話框中，在格式下面依次改成「宋體」、「小四」。如圖2：

圖2

　　若是須要同時對西文字體也進行設置，則在同一行右側點擊「中文」，改成西文，而後在左邊選擇字體，例如「Times New Roman」。如圖3：

圖3

　　設置好了正文樣式，接着就要設定標題樣式。

　　在圖一所示的樣式窗口中，你可能能夠看到「標題一」到「標題三」甚至「標題四」，但有的朋友可能只能看到「標題一」，甚至連「標題一」都看不到。這是由於你的文檔還沒有應用內置的這些樣式，因此沒有顯示出來而已。對於連「標題一」都看不到的，就須要點擊下面的「選項」，把「推薦的樣式」改成「全部樣式」便可。這裏咱們假定你至少能夠看到「標題一」樣式。

　　若是你打開的是空文檔，那麼此時就須要輸入你的文章的標題內容，而後按住Ctrl鍵選中那些你須要設置爲「標題一」樣式的行；但若是你打開的是已經完成輸入的文檔，則只須要按住Ctrl鍵選中那些你須要設置爲「標題一」樣式的行，而無論它們原來是怎麼設置的。

　　選中以後就能夠開始設置「標題一」樣式了。這裏咱們假定圖4是最後但願看到的結果：

圖4

　　而圖5則是目前剛剛準備開始設置「標題一」的情形：

圖5

　　在選中了圖五中這些須要設置爲標題一的行以後，點擊樣式窗口中的「標題一」，將這些行首先應用「標題一」樣式，而後按照修改「正文」樣式一樣的方法修改「標題一」樣式。咱們假定，你須要的「標題一」樣式爲中文黑體（西文字體設爲Times New Roman，如下均按此設置，再也不贅述）、二號、加粗，而後點擊此窗口中左下角的「格式」-->「段落」，將大綱級別爲1級（注意，這裏大綱級別用默認的設置便可。之因此要提到這一點是由於自動生成目錄須要它，若是沒有大綱級別上的區分，不管你的樣式設置得多麼漂亮，也不可能生成你須要的目錄的），段前段後間距設爲自動，行距爲單倍行距。肯定以後，咱們就把「標題一」初步設置好了。

　　選中須要設置爲二級標題的行，而後設置爲「標題二」樣式，修改「標題二」樣式爲中文黑體、三號、加粗，大綱級別2級，段前段後間距設爲自動，行距爲單倍行距。依此類推，「標題三」樣式設置爲中文宋體、四號、不加粗，大綱級別3級，段前段後間距設爲自動，行距爲單倍行距。

　　這些都設置好了之後，咱們能夠看到如圖6所示的效果了：

圖6

　　不少人到了這一步就認爲差很少大功告成了，因而寧願手工去給相應的標題加上「第一章」或者「1.1」這樣的標題號，也不肯意再深刻一步去學習如何自動給標題編號。固然，若是你的文章並不長，不在意浪費這點時間和精力，那也不要緊。可是，若是你的文章比較長，超過了20頁，其中還有很多插圖的話，那我勸你仍是再下點功夫好好學習一下怎麼使用多級列表。

　　多級列表不只僅是幫助咱們自動給標題編號，重要的是，它還能使咱們給文章中的圖片、表格、公式、……等等自動編號（用Word的術語說就是在題注中編號），而且這些編號能夠在正文中交叉引用，這樣作的好處是一旦你的文章骨架作好了，那麼在使用了交叉引用技術後，不管這些圖片、表格或者公式如何變更地方，相應正文中的引用和題注都會自動跟隨變化。

2、設置多級列表

　　咱們首先從一級標題開始。這裏咱們假定你是按照國際標準來設定標題編號的，也就是一級標題前面設爲「1」、「2」、……這樣；二級標題設爲「1.1」、「1.2」、「2.3」、……這樣；而三級標題則設爲「1.1.1」、「2.1.3」、「3.2.2」、……這樣。若是你須要按照中文習慣設置，只須要在編號樣式中選擇一下便可。

　　將光標停留在任意一個一級標題中，點擊「編輯」選項卡中的「選擇」-->「選擇格式類似的文本」，如圖7：

圖7

　　這樣就把全部的一級標題都選中了。單擊「段落」選項卡中的「多級列表」按鈕，如圖8：

圖8

　　在打開的「定義新多級列表」窗口中，點擊左下角的「更多」按鈕，按照圖9所示設置（注意：不要急着點肯定）：

圖9

　　若是你使用的是「第一章　xxxx」且居中的格式，請將「編號對齊方式」修改成居中。按上圖設置好以後，不要點擊肯定，接着點擊「設置全部級別」，按照圖10所示設置：

圖10

　　這一步很是重要！由於按照國際慣例，不管哪一級標題都是沒有縮進，頂格排版的。因此除非你的確須要二級標題和三級標題依次遞進縮進，不然請在這裏將每一級的附加縮進量設爲0。而若是你是設置的純中文格式，則根據本身的須要來進行設置。好了，如今能夠點擊肯定了。

　　將光標停留在任意一個二級標題中，一樣「選擇格式類似的文本」，選中全部的二級標題，重複剛纔對一級標題所作的操做，打開「定義新多級列表」窗口。注意，這個窗口中的「起始編號」可能不是1，而是2或者其它值。因爲此時咱們選擇的二級標題跨越了多章的內容，但它們的起始編號依然是從1開始的，也就是應該從「2.1」、「3.1」、……開始，所以咱們按照圖11進行修改：

圖11

　　作完這一步以後，問題並無徹底解決。

　　首先要保證看到樣式窗口中的「標題二」前面出現了「1.1」的編號，若是沒有看到，就說明出了問題，這代表剛纔的編號格式沒有連接上來，此時可能須要回退一下，而後存盤退出，關閉其它文檔，從新打開該文檔再作一次上面的操做。無論怎樣，必定要確保看到「標題二」樣式出現編號。

　　其次，你觀察一下那些被編號的二級標題，會發現從第2章開始，編號依然延續了第1章的順序，也就是原本應該是「2.1」開始的編號，卻變成了「1.3」。這是由於咱們剛纔是跨越各章節選擇了全部的二級標題，所以這時須要分別對每一章的二級標題進行修改。方法以下：

　　首先按住Ctrl鍵點選第2章中的全部二級標題。選中以後，點擊圖8中的最下一行「定義新的列表樣式」，出現如圖12所示窗口：

圖12

　　因爲修改的是第2章的二級標題，所以第一級別起始編號就應該是2。依此類推，後面修改其它章的二級標題時，就要修改對應的第一級別起始編號，與其所在章號對應便可。咱們這個例子中只有兩章有二級和三級標題，所以隨後修改第三章二級標題。

　　當修改完各章二級標題編號以後，你會發現樣式窗口中的「標題二」樣式前的編號又消失了。而這一次則是正常的，由於每一章內的二級標題編號其第一級別並不連續，因此此時樣式庫中的標題二就恢復了無編號形式。

　　如今，想必你已經知道了如何修改三級標題了吧？沒錯，按照上面的過程依葫蘆畫瓢就是了，只不過要對應修改三級標題的第一級別和第二級別起始編號，和它們所在的章節位置保持一致就是了。

3、不正常時的對策

　　Word最大的毛病就是喜歡自做主張，老是會在你不須要它幫忙的時候給你幫點兒倒忙。因此即便你徹底按照上面的過程來走，依然可能會出現各類和上面描述不一致的情形。尤爲是在設置三級標題編號的時候，每每會出現設置了後面的編號，前面的編號或者格式（主要是縮進）卻出現問題。這個實際上是Word的自動套用格式選項致使的，不過目前我尚未研究出到底是哪一項設置致使這樣的問題，但我卻找到了對付的辦法。那就是——從後向前設置編號！

　　好比，當你在設置二級標題的時候，選擇「格式類似的文本」選中了全部二級標題，設置了編號，須要去調整各章內部的二級標題對應的第一級別起始編號時，不要從第2章開始日後作，而是從最後一章開始往前作！這樣就基本上能夠避免出現各類意外的格式自動變化帶來的錯亂問題。尤爲是在設置三級標題時，若是順序從前日後作，出現錯亂的概率至關高，可是從後往前作就基本上沒有出現過問題。這也是我反覆試驗以後才驗證出來的獨門祕技。