內外部大附件收發 如何作到可管可控？

個人主要工做職責

我，做爲企業信息化部門負責人，不只要作好信息化建設的整體規劃及網絡基礎架構工做，還要不斷促進企業信息系統的高效率、安全性、延展性，提升公司員工實際操做技能。

 

咱們企業的信息化現狀

咱們公司比較重視信息化建設，一些常規的系統咱們都上了，好比OA、CRM、ERP、郵件系統等。在內外部文件收發這方面，目前各部門的狀況是這樣的：

l 設計部門，大致量的設計圖紙等須要發送給外部的上下游合做夥伴。

l 財務部門，大致量的財務報表、財務報告等，須要發送給外部的審計部門等機構。

l 採購部門，外部多個供應商須要將物料的圖紙、參數、資質等文件發送給採購部門人員。

 

咱們如今的作法是，發往外部的文件通常是經過郵箱來發送，容量較大的附件就經過專門架設的FTP發出去，被分配帳號的外部人員也能夠經過FTP發進來。也有一些人嫌麻煩可能會私下使用公有網盤或者QQ發送數據。

大附件收發存在的問題

內外部的大附件交換這塊，咱們遇到了不少的問題。

1、使用郵箱的話，郵件大小是有限制的，大型文件是發送不出去的。

2、使用FTP的話，維護起來比較麻煩，好比帳號不易管理、數據清理工做不易實現，上傳、下載的時候常常會出錯，重點是安全性也較差，有些敏感部門是不容許使用FTP的。

3、使用公網服務（公有網盤、QQ等）的話，主要是安全性難以保障，公司原則上是不容許經過這些渠道進行大附件收發的。

4、使用私有網盤的話，一是經過分享連接的形式並不安全；二是網盤形式不容易讓外部客戶將數據發進來；三是整個公司的全量資料都在私有網盤內，讓網盤能夠直接被互聯網訪問，領導有安全性上的顧慮；四是成本會比較高。

並且以上的各類方式，都沒有審批和日誌記錄，咱們想要的是敏感文件外發時是能夠管控的，審批完後外發出去，誰下載了誰打開了均可以追溯到。

市場上有沒有這樣的產品能幫到咱們呢？

《Ftrans內外部大附件安全收發平臺》隆重登場！

《Ftrans內外部大附件安全收發平臺》的問世就是解決企業的這種大附件交換問題，知足不一樣業務場景下的各類大附件交換需求。

設計部門等須要對外發送大文件時，能夠不用通過審批，直接發送，這是爲了便於員工使用，不過雖然沒有審批，可是有日誌記錄，便於往後追溯。

針對一些特殊的員工或者部門是須要嚴格管理的，好比財務部門，他們會使用一個單獨的入口對外發送文件，會有審覈審批、內容檢測等流程，防止敏感文件外泄。

外部的供應商、合做夥伴等也都是經過這個平臺給公司內部人員發送文件，雖然沒有審批流程，可是會自動殺毒，防止病毒在內網擴散。

雖然不一樣業務場景的入口不一樣，可是都在一個統一的平臺裏，進行一體化的管理。這種統一的管理平臺，不單單是爲了便利性、安全性考慮，也是企業良好形象的體現。

該平臺具備如下功能：

1、防病毒檢查

內置殺毒引擎，病毒庫自動更新，自動進行防病毒檢查。未經過殺毒檢測的文件沒法發進公司內部，防止病毒擴散。

2、發送行爲審批

基於文件屬性、收發件人特徵等預置條件，自動發起不一樣的審批流程，有效防止敏感文件外泄。

3、交換歷史審計

對交換記錄、審批記錄、操做行爲記錄等進行詳細的審計，便於往後追溯。

4、可與Outlook集成

支持Outlook、OWA，服務器端一次性部署插件。不限郵件附件大小，發送文件夾無需壓縮打包。不改變員工現有習慣，使用方便。

5、外部人員可用

外部供應商等合做機構和人員可使用統一的平臺向公司內部發送大附件，安全性、便利性都能得以保障。

《Ftrans內外部大附件安全交換平臺》能夠幫助企業創建內外部安全可控、全程記錄的大附件文件交換統一通道，是控制企業與外部夥伴之間進行安全文件交換的理想產品。