中小企業如何選擇OA系統

應用OA系統實行辦公自動化已經成爲不少企事業單位增強內部管理，提高辦公效率和辦公質量的重要手段。可是不少單位在選擇OA系統的過程當中陷入各類各樣的誤區，這裏我列舉了十大有表明性的誤區，供廣大用戶借鑑。

　　誤區一：本身開發

　　本身開發OA更可以知足自身要求，還能夠隨時升級、維護，可控性強，能避免上當受騙，但實際上呢?

　　首先，OA系統已經涉及到愈來愈多的學科技術，包括計算機、通訊、網絡、管理與行爲、多媒體、數據庫、圖形圖像等等，是一個須要綜合各類人才的團隊工程，一個或者幾個普通程序員已經很難作好。

　　其次，單位內部的程序員受行業和職位限制，沒法掌握最新的管理理念及其發展趨勢，每每只能對市面上的OA系統和本身單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不可以真正實現提高管理水平的目的;

　　再次，頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期;

　　最後，開發OA系統須要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素不少，綜合費用最低也要幾萬元，不少都要數十萬元，顯然得不償失。

　　所以除了個別特大型企業和敏感性單位，建議普通企業沒必要本身開發。

　　誤區二：功能越全越好

　　只要你肯付錢，軟件的功能是能夠無限擴充的，但這是你必需的麼?

　　首先，容易形成功能閒置，系統空洞;

　　其次，功能越全，系統越複雜，使用越困難，維護越麻煩;

　　再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大

　　最後，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。

　　選購OA系統時應該考慮一下本身的實際需求和支付能力，若是以適用爲出發點，那麼就堅定砍掉那些無關緊要、利用率低的「雞肋」功能，選一個功能緊湊，知足本身核心需求的既便宜又容易二次開發的系統。

　　其實，就OA的功能來講，不管是聯想、用友、合強、紅帆仍是不知名的小公司， 80%的內容都是相同的，只不過應用深度不一樣。而OA的功能每增長10%，價格至少會增長100%-300%，經理人要看看本身有沒有必要爲剩下的20%多付那麼多的費用。

　　須要注意的是，爲知足中小企業客戶「小而全」的特色，有的OA集成了人事、客戶、財務等功能模塊，這些模塊每每是「看起來很美」，並不能代替專業的管理軟件，只能作最簡單的記錄和備份工做

　　誤區三：價格越貴越好

　　選擇的OA系統越貴，可能發生的問題就越少?

　　首先，判斷一個OA系統好很差的根本原則不是看它的價格，而是看它是否適合本身; 其次， 價格越高，投入越大，負擔越重，風險越高;

　　再次，選擇價格昂貴的名牌產品，實際上是在替廠家支付廣告費;

　　最後，產品可能沒有產品化，開發商仍是按照項目在作，沒有成本優點。

　　我曾經看到一個小公司在網站上給本身的OA標價360000元，而銷售人員竟然連它的功能都說不清楚，在線試用了一下，簡直是一塌糊塗。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信「一分價錢一分貨」，當心被奸商砸着

　　對中小型單位而言，我認爲萬元左右的OA系統性價比最高，由於功能性、穩定性、價格方面結合得最好。好比極品的OA，除知足平常辦公需求外，還實現了信息流、工做流、知識流的協同管理，同時具備易上手、不限用戶、權限管理、簡易客戶端、自定義工做流、終身免費服務等特色，而價格僅爲16980元，這些特色很適合中小型單位。

　　誤區四：價格越低越好

　　價格低當然是好事，可是若是低到4000元如下就值得懷疑了，這裏面是否有貓膩?

　　首先，質量問題。這種價格極低的OA可能是小公司和我的開發的，還有是我的離職後從原來的企業裏帶出來的，產品的穩定性、升級性、版權等都沒有保障;

　　其次，隱性成本。有的軟件看起來便宜，可是有用戶數限制，好比某OA軟件報價5800元，可是隻支持20個初始用戶，另外每增長10我的需付2000元，這樣50我的的單位就得11800元，還有比這個更高的用戶費呢。

　　最後，服務問題。這種軟件通常沒法提供可靠的服務，即便提供服務也要付出高昂的服務費。軟件的服務是和產品融爲一體的，軟件報價應該包括一個合理的後續服務的費用，否則用戶利益得不到有效的保障，服務費就成了一個無底洞。

　　記住，太低的報價每每損失了軟件應用的功能和服務，是對客戶的不負責任。

　　還有不少緣由致使產品低於正常價格銷售，好比惡性競爭、搶佔市場、爭奪用戶、產品剛上市或準備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了本身的利益。

　　誤區五：系統越透明、開放、越自由越好

　　網絡辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由麼?

　　開放必須是相對的，若是全部員工均可以在網上隨意瀏覽單位的財務數據、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易形成泄密，給企業帶來不可估量的損失。

　　爲解決開放和保密的矛盾，好的OA系統均可以讓用戶很方便的進行權限設置，這樣既方便各類文件在系統內的統一管理又保證安全，管理者根據職位高低給員工設置不一樣的訪問權限，只有具備相應權限的人才可以看到這些資料，其餘人則看不到，極品的OA權限管理就能夠知足到這種需求。

　　誤區六：系統應該徹底符合單位的辦公模式

　　若是有人說他要找一個徹底符合本身辦公模式的系統，那麼我要問：這樣的系統價值在哪裏?

　　首先，軟件必需要體現它自身的思想和特色，由於這是軟件的做用所在，價值體現;

　　其次，OA系統不是將傳統辦公搬到網上，它融合了先進的管理理念和積極的工做態度，體現了新的辦公方式;

　　再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產生抵觸心理

　　由於OA系統是對舊模式的改造，因此會與舊有的辦公習慣和慣性思惟產生一些衝突，必然有融合期，這就要求單位可以積極創新，敢於變革，從觀念和行動上除舊納新。

　　因此應該選擇那些具備先進的管理思想，可以產生推進做用OA產品，而不是一味的追求符合本身的使用習慣和使用上的簡單，也要主動的去適應軟件，由於推進管理進步是應用軟件的最終目的。

　　爲了讓用戶可以順暢的工做。優秀OA系統都可以讓用戶自定義工做流，化解了軟件模式化與單位個性化的之間的衝突。

　　誤區七：大企業開發的必定好

　　大企業開發的不必定好，即便好又真的適合你麼?

　　首先，術業有專攻，大企業能作強某個軟件或者硬件，卻不必定能作好OA，由於它們是不一樣的概念

　　其次，大企業開發的OA系統價格驚人，每每是普通OA的數倍甚至數十倍; 功能呢是大同小異。

　　再次，OA系統的開發技術和理念日漸成熟，不少公司都開發出了優秀的OA軟件;

　　最後，大企業開發的OA系統更適合大企業來用，由於中小企業使用的版本須要具備中小企業特點，包括結構、功能、流程、維護等。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用，由於他們對中小企業理解更直接，更深入。

　　誤區八：選一個OA軟件來完全改善管理

　　單位管理混亂，能經過一個軟件來解決問題麼?

　　首先，管理混亂是由於沒有規範的流程，而規範的流程須要人來制定，而後藉助OA系統來讓流程獲得有效的執行;

　　其次，OA是一個工具，不具備主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都須要人來完成;

　　再次，OA的做用是提升整個單位的辦公效率和辦公質量，將人從低端工做中解放出來處理核心事務。

　　因此，太低或太高的看待OA的做用都是不正確的，只有提升整個單位的人員素質，特別是領導者素質，才能完全提升管理水平。固然也不是說必須讓管理變得完美以後再來應用OA，OA與人的做用應該是相輔相成、互相促進。

　　誤區九：一步到位，一勞永逸

　　一步到位就能一勞永逸麼?

　　首先，企業發展不會一步到位，人員、規模、制度、思惟、文化等都在不斷的調整、改進中;

　　其次，產品發展不會一步到位，應用技術、功能模塊、管理理念突飛猛進，必須時刻更新;

　　再次，社會發展不會一步到位，社會進步日新月異，要麼創新，要麼淘汰。

　　任何軟件都是知足當前乃至將來一段時間的須要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，纔會保持持續的優點。因此在選擇軟件的時候，應該選擇那些易於擴充升級的。

　　誤區十：好的OA系統並不須要什麼服務

　　服務既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事?

　　首先，買軟件只是第一步，真正的工做在於應用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務是不可能作好的;

　　其次，OA系統發展迅速，拒絕服務也就拒絕了持續改進、持續領先的機會;

　　再次，單位本身的維護人員的技術水平很難知足技術發展須要。

　　其實從長遠看，軟件商的服務更專業，而且風險和成本更低，如今不少著名大企業都將IT服務外包，說明仍是值得去作的。

　　總結

　　選擇OA有5大標準，那就是理念先進，功能適用，使用方便，服務到位，價格合理。其中最重要的一點就是「適用」，買軟件以前必定先問問本身，才決定購買

　　我爲何要用OA?

　　我用OA主要解決哪方面的問題?

　　我準備用這套OA解決幾年內的問題?

　　我主要用OA的哪些功能?

　　哪些人、多少人要用OA?

　　我能承受什麼價格的OA……

中小企業用什麼樣的OA軟件？這是不少中小企業的領導者很是關心的一個問題。要解決這個問題，須要先看一下中小企業的需求特色：首先，中小企業電腦數量少，用戶數少，因此要求系統的功能簡單適用；其次，中小企業工做流流程處理比較靈活，因此要求系統工做流功能可自定義；再次，中小企業IT人才缺少，因此須要產品的易用性和維護性俱佳；最後，中小企業資金有限，因此須要產品的價格相對低廉。

如何選擇OA

1. 明確OA產品的定位是否與你的指望一致。

不一樣廠家的OA產品定位是不一樣的，在選擇時要了解。

若是是大型企業單位，要求OA系統比較複雜，宜選擇大品牌公司的產品，要求有良好的售後支持，

相應的價格比較昂貴。

若是是中小型單位，宜選擇產品完善，功能靈活的產品，這類產品有良好的性價比。

2. 評估下企業人員的電腦水平，要考慮易用性

辦公自動化系統不是給企業內的專業人員使用的，使用者是全部員工，這對OA產品的易用性有較高的要求。

3. 考慮使用辦公系統的阻力，要「系統適應人」,而不是要「人適應系統」，

通常說來，當人要改變工做習慣時，本能會產生一種排斥性，特別是辦公自動化系統產品要牽涉到每一個人。這就要求辦公自動化系統要「以人爲本」，要系統適應用戶的習慣，而不是要求改變用戶的習慣，來適應系統，從而減小在辦公系統實施時產生的阻力。

4. 功能越多越好嗎？

選擇辦公系統時，若是一味追求功能越多越好，則會進入一個誤區：

首先功能越多則會形成操做複雜性的增長，使用越困難，維護越麻煩；

其次，容易形成功能閒置，產生浪費，就像手機裏有不少功能，咱們都用了嗎？ ?

再次，功能越多，價格越貴，

最後，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。

選購OA系統時應該考慮一下本身的實際需求和支付能力，若是以適用爲出發點，那麼就堅定砍掉那些無關緊要、利用率低的"雞肋"功能。

5. 產品的設計理念是否符合大家的想法，這關係到整個產品的特質，就像一我的的性格。

在選擇OA系統時，應清楚其產品的設計理念。設計理念也就是產品的設計出發點，這關係到整個產品的特質，就像一我的的性格。好比咱們的系統設計理念是「以人爲本」，要「系統適應人」，在產品中就貫穿了這個理念，好比報表格式就能夠由用戶自主定義，徹底能夠按照用戶原有的格式去設計，而不是像多數系統那樣內置固定格式，讓人去適應系統。

6. 是否大型公司開發的OA產品就越好呢？

首先，術業有專攻，大企業能作強某個軟件或者硬件，卻不必定能作好OA，由於它們是不一樣的概念 。

其次，大企業開發的OA系統價格驚人，每每是普通OA的數倍甚至數十倍； 功能呢是大同小異。

再次，OA系統的開發技術和理念日漸成熟，不少公司都開發出了優秀的OA軟件；

最後，大企業開發的OA系統更適合大企業來用，由於中小企業使用的版本須要具備中小企業特點，包括結構、功能、流程、維護等。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用，由於他們對中小企業理解更直接，更深入。

7. OA產品的開發技術越先進、越複雜就越好嗎？

OA產品的開發手段有多種多樣，有的公司強調採用IBM的技術，有的又說採用Oracle數據庫等，不一而論，都是但願用這些來擡高本身的身價，其實仔細想一下，這些與用戶有何關係呢？對用戶來講，只要產品好用，知足用戶的需求就能夠了，就像手機同樣，不論它是怎麼作的，用戶最關心的它是否好用、是否便宜。 如何選擇OA

人類文明進步和發展的原動力無非是人類求得自身解放的須要。OA的出現和發展也正是來源於這種須要的牽引。

　　傳統的辦公方式極大地束縛了人的創造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，令人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重複的工做，手工處理的延時和差錯，正是現代化管理中應該去除的弊端。用先進的、現代化的工具代替手工做業，無疑是生產力發展的方向。OA對傳統辦公方式的變革，正是適應了人們的廣泛需求，也順應了技術發展的潮流，天然成爲業界追求的目標。

　　今天，在中國推行OA尤有其重要性和必要性：

 

　　一、OA對於面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任什麼時候候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是「信息」。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落後於發達國家企業，迫切須要經過推行OA來改善經營管理手段，提升管理水平，加強企業競爭力。

　　二、推行OA，能給中國企業的經營者和管理者在行爲方式和思惟方式上帶來革命性進步。在企業中作IT工做都深受一個共同的難題長期困擾：企業經營和管理方式太不規範、太不嚴謹，缺少全局觀和系統觀，人爲因素太多，並且變化不定。這不只爲企業的經營和管理帶來盲目性，並且爲推動信息管理設置了障礙。推行OA，不只是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

　　三、企業辦公日益從過去的文祕型向自我服務型轉變。OA爲用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了OA已成爲一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業辦公方式。

　　四、不少中國企業早在80年代初就着手創建企業的管理信息系統。近20年過去了，咱們沒有看到中國企業管理水平質的飛躍，其中，除了技術能力侷限的緣由外，還有觀念、認識方面的緣由。過去作MIS，更多地注重了對規範的、結構化的數據的管理，並且走入了用先進的技術手段模擬手工操做的誤區。模擬手工操做只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差異，不會有管理水平的提升。而OA所面向的對象是企業經營過程當中全部可能產生的數據：結構化與非結構化的、多媒體的等等；OA所直指的目標是物化科學的管理思想。因此今天所談的OA較過去的MIS有更普遍、更深入的意義。固然，過去的MIS也爲咱們今天的OA打下一個良好的基礎，也就是說OA的確很重要，同時實現OA也並不是高不可攀。

中小企業用什麼樣的OA軟件(協同辦公、辦公自動化軟件)?這是不少中小企業的領導者很是關心的一個問題。

　　要解決這個問題，須要先看一下中小企業的需求特色:首先，中小企業電腦數量少，用戶數少，因此不須要特別高端的數據庫，而以適用爲主;其次，中小企業工做流簡單，因此不須要特別複雜的功能，而以實用爲主;再次，中小企業IT人才缺少，因此須要產品的易用性和維護性俱佳;最後，中小企業資金有限，因此須要產品的價格相對低廉。

　　　　中小企業選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據自身特色選擇一個實用、適用、易用、功能價格比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在本身的企業內發揮最大的功效，給企業帶來最大的回報。

辦公系統(OA：Office Automation)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個很是活躍和具備很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。辦公系統的原動力是人類文明進步和發展的同時人類求得自身解放的須要，OA的出現和發展也正是來源於這種須要的牽引。傳統的辦公方式極大地束縛了人的創造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，令人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重複的工做，手工處理的延時和差錯，正是現代化管理中應該去除的弊端。用先進的、現代化的工具代替手工做業，無疑是生產力發展的方向。OA對傳統辦公方式的變革，正是適應了人們的廣泛需求，也順應了技術發展的潮流，天然成爲業界追求的目標。

辦公系統建設的本質是提升決策效能爲目的的。經過實現辦公系統，或者說實現數字化辦公，能夠優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提升效率的基礎上，增長協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提升決策效能的目的。

辦公系統的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公系統的手段。只有將辦公過程當中生成的信息進行有序化積累，沉澱，才能真正發揮辦公系統的做用。

辦公系統的靈魂是軟件，硬件只是實現辦公系統的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特徵是受權和開放，經過受權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有能夠啓用的前提，經過開放，使得信息共享成爲現實。

中小企業用什麼樣的OA軟件？這是不少中小企業的領導者很是關心的一個問題。要解決這個問題，須要先看一下中小企業的需求特色：首先，中小企業電腦數量少，用戶數少，因此要求系統的功能簡單適用；其次，中小企業工做流流程處理比較靈活，因此要求系統工做流功能可自定義；再次，中小企業IT人才缺少，因此須要產品的易用性和維護性俱佳；最後，中小企業資金有限，因此須要產品的價格相對低廉。

基於以上簡析，咱們發現中小企業選擇OA軟件最根本的原則就是實用、適用、操做簡單、使用方便，在針對中小企業應用的OA軟件中，普雅OA堪稱其中的精品和表明做品，普雅OA強大而實用的功能，更難能難得的是普雅OA有針對中小企業的免費版本無償使用。在普雅OA身上，咱們可以看到優秀的中小企業OA軟件是如何與中小企業特色完美融合在一塊兒的。

首先，普雅OA主要包括如下7大模塊，36個子功能。平常辦公：郵件管理、手機短信、日程管理、聯繫人管理、用戶信息卡；行政辦公：文檔管理、考勤管理、項目管理、資料管理、車輛管理、會議管理、任務安排；工做流管理：發文管理流程、收文管理流程、自定義工做流；自定義流程：通用表單流程、採購申請流程、出差申請流程、費用申請流程、報銷申請流程、用章申請流程、異常提取處理流程、其餘自定義流程；公共信息：新聞中心、行政公告、經常使用連接、經常使用工具；業務系統：考試中心、物資管理；輔助辦公：在線通信、在線論壇、在線會議、媒體播放、郵編區號、萬年曆、記事本。這些功能貫穿了企業的平常辦公要素，去除掉華而不實、利用率低的閒置功能，以緊湊、實用的功能契合了中小企業的辦公須要。

其次，普雅OA與其餘同類產品相比，具備以下產品優點：

◆ 支持RSS資訊訂閱：新聞、公告或者自定義模塊都支持RSS訂閱功能，用戶能夠重新浪RSS聚合頻道等網站或者其餘系統的XML格式內容獲得最新訊息。

◆ 支持網絡協同工做：普雅OA採用WEB開發標準，實現了辦公系統在互聯網上的應用，辦公人員在辦公室之外能夠經過電話線或廣域網絡訪問辦公系統，將辦公地點由固定的物理位置延伸到全部被網絡覆蓋的地方，減小了辦公費用，提升了工做效率。

◆ 集成了痕跡保留、電子簽章功能：可在公文（工做流）原文基礎上進行修改，保留流程流轉過程當中每一個環節的辦理痕跡，使修改內容一目瞭然；支持各類手寫筆，能夠實現直接在IE裏進行手寫簽名和批閱；經過用戶名稱和密碼得到簽章的使用權後能夠簽章，加強了流程的安全性和權威性。

◆ 集成了語音、視頻系統：結合公司自主開發的普雅即時通，實現點對點的語音、視頻交流，支持文件斷點續傳，提供消息羣發以及離線留言功能。採用成熟的語音技術，通話雙方即便是使用撥號上網也可獲得很好的通話效果，大幅度的減小了高昂的電話費用。

◆ 集成了手機短信功能：諸如郵件到達、公文催辦、會議通知、待辦事宜、重要事情等信息都可過手機短信方式及時通知相關人員，極大的提升了辦公效率。

◆ 智能化的工做流：普雅OA10.0的各個流程系統，採用了控制表和應用表分開的執行方式，在保證用戶迅速運行業務流程的同時，又賦予用戶更多的自定義操做。一方面，用戶能夠隨時根據應用須要自由選擇各類應用樣式表單；另外一方面，用戶也能夠根據現有模板對錶單進行可視化二次開發。同時，本系統提供可視化的流程，流程提供了多版本控制、多路由合併、參與人員日誌檢查等功能，在流程中的每一個步驟又添加了諸如決策、條件等功能，從而保證企業的工做流更趨於合理化、多樣化與實用化。

◆ 智能化的實時提醒功能：系統可以方便地檢索待辦公文、各種收文和會議通知等待辦事宜，實時準確地提醒用戶合理有序地安排平常工做。

◆ 科學的權限管理體系：普雅OA10.0提供了一個完整的組織架構自定義模塊。系統管理員經過定義「部門」、「角色」、「人員」，使系統中的各類權限設置與具體的用戶分離。這樣，不只爲組織結構的調整提供了強大的靈活性，同時大大減輕系統往後維護的工做量。

◆ 靈活完備的公文處理流程：用戶能夠按照實際須要進行流程定製，系統將依據流程自動進行公文流轉。同時用戶還能夠經過受權，使公文的流轉過程根據受權狀況自動或人爲進行調整，真正體現了公文處理過程的靈活多變。流程管理員可對所有流程的流轉過程進行實時監控，並可對每一個工做任務進行督辦或催辦。

普雅OA不只具備強大的系統功能，並且價格很是便宜，普雅OA免費版本不收取任何費用，無限制使用；普雅OA的50標準版本，價格只有2000元，與動輒數萬元甚至數十萬元的OA軟件相比，既節約投資，又下降了應用風險，消除了大量隱性成本。普雅OA創建了一個直銷網站http://www.haitianoa.com，直接面向用戶供貨，省卻了中間渠道的利潤分配，天然爲用戶帶來了最大的實惠。

1. 明確OA產品的定位是否與你的指望一致。

不一樣廠家的OA產品定位是不一樣的，在選擇時要了解。

若是是大型企業單位，要求OA系統比較複雜，宜選擇大品牌公司的產品，要求有良好的售後支持，

相應的價格比較昂貴。

若是是中小型單位，宜選擇產品完善，功能靈活的產品，這類產品有良好的性價比。

2. 評估下企業人員的電腦水平，要考慮易用性

辦公自動化系統不是給企業內的專業人員使用的，使用者是全部員工，這對OA產品的易用性有較高的要求。

3. 考慮使用辦公系統的阻力，要「系統適應人」,而不是要「人適應系統」，

通常說來，當人要改變工做習慣時，本能會產生一種排斥性，特別是辦公自動化系統產品要牽涉到每一個人。這就要求辦公自動化系統要「以人爲本」，要系統適應用戶的習慣，而不是要求改變用戶的習慣，來適應系統，從而減小在辦公系統實施時產生的阻力。

4. 功能越多越好嗎？

選擇辦公系統時，若是一味追求功能越多越好，則會進入一個誤區：

首先功能越多則會形成操做複雜性的增長，使用越困難，維護越麻煩；

其次，容易形成功能閒置，產生浪費，就像手機裏有不少功能，咱們都用了嗎？ ?

再次，功能越多，價格越貴，

最後，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。

選購OA系統時應該考慮一下本身的實際需求和支付能力，若是以適用爲出發點，那麼就堅定砍掉那些無關緊要、利用率低的"雞肋"功能。

5. 產品的設計理念是否符合大家的想法，這關係到整個產品的特質，就像一我的的性格。

在選擇OA系統時，應清楚其產品的設計理念。設計理念也就是產品的設計出發點，這關係到整個產品的特質，就像一我的的性格。好比咱們的系統設計理念是「以人爲本」，要「系統適應人」，在產品中就貫穿了這個理念，好比報表格式就能夠由用戶自主定義，徹底能夠按照用戶原有的格式去設計，而不是像多數系統那樣內置固定格式，讓人去適應系統。

人類文明進步和發展的原動力無非是人類求得自身解放的須要。OA的出現和發展也正是來源於這種須要的牽引。

　　

經過對項目審計資料從開始至終結利用計算機進行全過程記錄和歸類管理，嘗試AO與OA交互實現審計現場與後臺的聯動指導管理，審計人員既體會了AO與OA交互的好處，也感覺到了交互中存在的一些難點。現結合項目實施狀況，對基層審計機關開展AO與OA交互談幾點粗淺想法。

　　1、AO與OA的好處

　　(一)用AO進行現場審計的好處：應該說AO是嚴格遵循審計署6號令進行操做的，它貫穿於審計項目的各個階段，包括審前準備、審計實施、審計終結等環節。用AO系統有幾個手工審計沒法達到的好處：一是方便看帳，同一個審計組的成員不會出現搶帳本的現象。二是對於常規審計事項，能夠經過AO系統部分功能自動審計來提升工做效率。三是通過長期的實踐與積累，審計機關將積累豐富的、基於同一軟件平臺的電子審計檔案資源，審計檔案資源的充分挖掘和利用成爲現實。

　　(二)用OA系統的好處：一是實現審計實施和審計管理各個環節的信息化和規範化，提升管理水平。二是實現審計機關領導對審計現場的指揮管理。經過審計管理系統和審計實施系統的交互，及時溝通管理機關和審計現場，增強對現場的管理控制，及時獲取領導對現場的指導和幫助。三是實現本級機關辦公自動化、無紙化和上下級之間公文傳輸網絡化。四是經過OA能夠實現各級審計機關公共信息的共享。應該說，OA系統的最本質的好處是實現領導的指揮與控制管理，而要達到這個目的，就必須實現AO與OA的交互。

　　(三)AO與OA交互的好處：經過AO與OA交互，審計現場審計資料和審計證據等審計資源的共享，能夠實現信息共享、同步審計、同步指導，從而控制審計質量、提升審計效率，具體表如今：一是增強了信息溝通。領導和複覈人員沒必要到審計現場，便可隨時掌握全部審計項目的工做進展、審計人員工做完成狀況及其遵照6號令等審計準則的狀況，並及時向審計組反饋意見和建議；AO數據包的上傳，極大地方便了領導、複覈人員和審計組之間的信息傳輸。二是完善了事中的質量控制。經過AO與OA系統的信息交互，爲領導根據審計進展狀況調整審計重點，以及對審計發現重要問題的定性和決策提供第一手材料；複覈部門人員也能夠經過非現場檢查的方式，將檢查中發現的審計組及審計人員在執行6號令等方面不夠規範的問題，及時與審計組人員溝通，進一步完善審計項目執行過程當中的質量控制。三是提升了質量控制的效果和效率。AO與OA系統交互平臺的應用，使整個審計從項目計劃到審計終結經過這個「平臺」實現協調與融合，審計質量與審計效率均有所提升。

　　2、在AO與OA交互中實際碰到的一些難點

　　經過對鎮財政決算、醫院財務收支、社保及住房公積金等專項審計中AO與OA的交互實踐，咱們體會到在基層審計機關，要充分實現AO與OA的交互，還存在如下難點：

　　(一)計劃項目錄入存在滯後性。按照交互管理辦法，在OA的管理中，由綜合股負責年初在OA中錄入審計項目計劃，這樣就須要一些審計項目的基本資料與數據，如審計人員、審計時間、審計內容、審計重點等等。這與基層審計機關的現狀有必定矛盾，目前因爲審計項目的不肯定性、審計實施的階段性、審計力量的有限性，基層審計機關的審前調查不可能在每一年年初就實施，方案通常也在正式審計前制訂，於是項目計劃的OA錄入存在滯後現象。

　　(二)交互的及時性較難體現。基層審計與市局或省廳審計項目不一樣，他們的審計項目通常戰線長、人員多且可能長期在外地，咱們的項目通常審計組成員在2至3人、項目小、時間短，且股室負責人每每是審計組長或審計成員，分管領導也充分了解審計進展狀況，在這種環境下，AO數據包上傳次數與時間沒法控制與掌握。應該說，AO與OA交互的目的是審計組成員之間可以互通訊息、審計組長可以及時掌握審計成員的審計現場證據、股室負責人及分管領導可以及時瞭解審計狀況，通常要求在期中或期末撤出審計點時上傳AO現場數據。在基層審計機關，因爲受設備條件、審計力量、審計項目完成時間等的限制，通常在審計實施階段結束後纔將AO現場數據上傳到OA，交互意義沒法及時體現。

　　(三)交互的完整性難以落實。因爲交互的時效性較強，而咱們的項目在審計實施階段過於注重取證等一系列實質性的審計，對於AO現場數據的造成、打包上傳或者某些技術性加工方面不過重視，上傳內容存在不全、不精現象，部分項目存在只上傳AO中的分析數據、抽樣數據、審計疑點、審計日記、審計證據、審計底稿、審計臺帳等數據中的某一部分，或者因爲在AO操做中，程序不到位，部分上傳數據不完整(如在審計日記、證據、底稿的關聯上不夠、審計底稿的複覈忽視、審計底稿中問題的定性及金額未填列致使臺帳的空白等等)，這些問題的存在均致使了交互的完整性不夠。而對於AO系統自己，部分現場審計過程、審計專家經驗、sql語句等沒法上傳到OA，這也影響了項目的完整性。

　　(四)審計人員承認性有待提升。當前基層審計機關，審計專業知識與計算機技術知識並重的複合性人才極其缺少，審計人員因爲傳統審計觀念的束縛，加上AO自己系統設置中world的編輯功能較弱，OA系統的實時跟蹤與修改痕跡的保留，迫使審計人員採起延長現場審計時間來完整交互內容，這也容易使審計人員產生對AO與OA交互抵觸的消極、畏難等情緒。

　　3、對基層審計機關實行AO與OA交互的建議

　　(一)首先，應從思想上克服基層審計人員的抵觸畏難情緒，加大力度開展各類形式的培訓，使基層審計機關也涌現一批既精通審計專業又熟悉計算機專業的高端複合型審計人才，爲AO、OA系統應用創造先決條件。

　　(二)其次，針對目前基層審計機關在AO與OA交互操做中存在的一些問題，建議上級審計部門應及時修改完善OA系統中一些不符合實際、應用繁瑣的公文流程，增添一些方便智能易用的管理模塊；同時，上級審計機關信息及法制部門應及時維護更新財經審計法規庫，添加諸如一些審計常見問題的審計定性及處理處罰的財經法規，爲財經領域存在的廣泛、共性的違法違規問題提供定性、處理處罰依據和法規保障。

　　(三)最後，出臺制度明確交互內容及職責。各級審計機關應出臺AO、OA系統應用的各項制度，明確信息交互內容，以制度規定審計項目全過程的AO與OA交互：在準備階段，應交互審計項目基本信息、與本項目審計相關的審計專家經驗；在現場實施階段，應交互審計日記、審計工做底稿、發現問題的審計取證記錄等狀況；在報告階段，應交互審後會議記錄狀況、造成專家經驗，並更新被審計單位資料庫。同時，爲了便於交互操做，明確責任，基層審計機關也應以制度明確信息交互時限。如咱們可規定審計組長每週五將本週實施審計所造成的審計現場資料上傳，重大、緊急問題及時上傳；規定股室負責人在三天內審查審計組上傳的AO數據包，並提出審查意見；分管領導在五天內根據科室負責人審查意見及上傳AO數據包做出批示，提出工做要求等等，明確各個環節的責任，推廣AO與OA交互的應用與效果。

OA系統就是用網絡和OA軟件構建的一個單位內部的辦公通訊平臺，用於輔助辦公。OA系統完成單位內部的郵件通訊、信息發佈、文檔管理、工做流程自動化等等工做。 維護OA系統，除了基本的計算機和網絡知識外：華天動力OA，不只能幫助企業在短時間內實現E化設施，幫助員工提升辦公效率，還能... 選擇普通的OA軟件產品，即便口頭承諾的服務再好，也很難保證具體時候後是否可以兌現。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件能夠提升辦公效率，可是這僅僅是針對我的辦公而言。辦公自動化不只兼顧我的辦公效率的提升，更重要的是能夠實現羣體協同工做。協同工做意味着要進行信息的交流，工做的協調與合做。因爲網絡的存在，這種交流與協調幾乎能夠在瞬間完成，而且沒必要擔憂對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這裏所說的羣體工做，能夠包括在地理上分佈很廣，甚至分佈在全球上各個地方，以致於工做時間都不同的一羣工做人員。

OA系統最重要最核心的功能是工做流的管理。若是一套OA系統能知足這方面的管理需求，那就是好的系統。至於其餘的功能，好比會議、公告、通知、計劃、車輛、圖書、辦公用品等等，各家公司都大同小異。選購產品時，建議你必定要測試工做流。

具體分爲兩個方面，第一是有固定流程的工做流，第二是沒有固定流程在系統中如何處理。

.根據你的企業性質，再選擇適合你的OA系統，不要盲目選擇，不然買來後對你企業毫無用處，就浪費了錢·

中小企業用什麼樣的OA軟件(協同辦公、辦公自動化軟件)?這是不少中小企業的領導者很是關心的一個問題。

　　要解決這個問題，須要先看一下中小企業的需求特色:首先，中小企業電腦數量少，用戶數少，因此不須要特別高端的數據庫，而以適用爲主;其次，中小企業工做流簡單，因此不須要特別複雜的功能，而以實用爲主;再次，中小企業IT人才缺少，因此須要產品的易用性和維護性俱佳;最後，中小企業資金有限，因此須要產品的價格相對低廉。

　　基於以上簡析，咱們發現中小企業選擇OA軟件最根本的原則就是實用，在針對中小企業應用的OA軟件中，極限OA堪稱其中的精品和表明做品。在極限OA身上，咱們可以看到優秀的中小企業OA軟件是如何與中小企業特色完美融合在一塊兒的。

　　首先，極限OA採用Mysql數據庫，這是現有產品中運行速度最快的數據庫系統，而且用戶權限設置簡單、有效，具備很是出色的逼近高端數據庫的性能，更重要的是該數據庫是免費的，這樣就爲用戶下降大量成本。而若選擇其餘的數據庫就須要額外掏錢購買昂貴的正版，否者只能用盜版。

 

 

　　其次，極限OA的主體功能包括:公告通知、文件傳送、電子通信薄、日程安排、工做日記、工做計劃、我的(公共)文件櫃、網上申請和審批、電子簽章、電子郵件、手機短信、我的考勤、知識管理、人事管理、車輛管理、會議管理、印信管理、網上填報、規章制度、論壇、聊天室、投票等。這些功能貫穿了企業的平常辦公要素，去除掉華而不實、利用率低的閒置功能，以緊湊、實用的功能契合了中小企業的辦公須要。

　　再次，極限OA的易用性多是同類軟件中作的最好的，它的每項功能都一目瞭然，用戶無須任何專業培訓便可自動上手，並快速熟練運用。另外它附帶一個相似QQ的簡便的客戶端，無須登錄系統就能發送、上傳、下載各類文件(通知、消息)，進行系統升級、設置等工做。系統還讓用戶極爲方便的設置權限和自定義工做流。維護性上管理員無需任何專業知識就能夠靈活設置欄目，並直接進行系統內數據的備份和恢復。極限OA完美版提供終身免費升級和服務，更是讓用戶安枕無憂。

　　最後，與動輒數萬元甚至數十萬元的OA軟件相比，極限OA的完美版本價格只有9980元，並且終身免費服務和升級、無限用戶數，遠多於普通OA軟件的20-30個用戶，既節約投資，又下降了應用風險，消除了大量隱性成本。極限OA創建了一個直銷網站http://www.sohuu.com，直接面向用戶供貨，省卻了中間渠道的利潤分配，天然爲用戶帶來了最大的實惠。

　　中小企業選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據自身特色選擇一個實用、適用、易用、功能價格比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在本身的企業內發揮最大的功效，給企業帶來最大的回報。

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