六種查找文檔的方法及平時要作哪些優化？

  可否較快找到文檔和咱們能回想起的關鍵字等有關，

也和平時是否根據查找方法特色所做的準備有關。

更多的查找方法，能夠更好的利用咱們能回想起來的內容，去找到。

是的，有的時連找到都是困難的，這個時候嘗試更多的查找手段，是不錯的選擇。

 

下面介紹幾種經常使用的查找方法，

及平時咱們應該如何根據其特色做些準備，

以便時間久了後，咱們還能較快的找到。

 

經常使用的查找方法有：

1.按文件名查找
2.按文件夾展開查找
3.按文檔的全文查找
4.按標籤查找
5.按日期查找
6.按公式查找

下述均以「文檔大師」軟件爲例，其它軟件大同小異。

 

1、按文件名查找

  按文件名查找能瞬間顯示出結果，

  是每個專業的文檔管理軟件的標配，

  經常使用幾種按文件名查找的方式：

1. 多個關鍵字的聯合查詢

2. 指定要查找的一個或多個文件夾

 

1. 多個關鍵字的聯合查詢

     兩個關鍵字間用空格區隔，邊輸入會自動顯示出查找結果。

     以下圖：

 

 2. 指定要查找的一個或多個文件夾

    以下圖，點一下「限定分類」 ，而後在分類樹中勾選要查找的分類。

   這個方法，在Everything要輸入文件夾名稱，會比較不方便，

   不能像圖示用點選的方法。

 

文件名查找，是咱們最經常使用的方式，

那麼優化文件名，固然是咱們要隨時作的事。

 

怎樣進行文件名命名才較容易養成習慣？

沒有必要掌握什麼原則，

惟一的要點就是「根據本身的靈感當即改，

而不是等，等一下可能就忘了」。

在文檔大師中推薦作法：

  a. 在閱讀文檔時，忽然來了靈感，能當即修改文件名

  b. 能一步就能快速完成重命名，由於越方便，越容易養成習慣

  (快速修改文件名這個習慣能夠有！)

 

以下圖，在閱讀過程當中，

認爲文件名加上「思想觀念與時俱進」

  能更利於本身下次在研究「思想觀念」等課題時找，

  直接在文件名框中輸入一步便可，沒有任何多餘的操做

（不須要選「重命名」等操做）

 

2、按文件夾展開查找

       統計文件夾內的文件數量、能同時顯示子文件夾的文件列表等，

       是對按文件夾展現查找方式的加強，提供更多的信息方便快速識別

 

     1. 文件夾內的文件數量

         以下圖，經過數量能夠看出本身關注是否足夠等

 

     2.同時顯示子文件夾的文件列表

         同時顯示在一塊兒，方便分析、排查、減小點擊次數等        

 

文件夾也是最經常使用的查找方式，能隨時重命名和移動等，天然爲日久以後的使用作好埋筆。

進一步瞭解能夠看《文件不少、很雜亂，如何才能管理好？》一文

 

3、按文檔的全文查找

  有兩種全文查找方式：

   1.簡單的全文搜索

   2.Google桌面搜索

 

   1.簡單的全文搜索

      輸入關鍵字，能查找Office文檔、文本文件、PDF等全文，

      顯示的結果是文檔列表，通常也夠用。

     以下圖，查找出文檔內包括有「我的知識管理」關鍵字的文檔有459個

 

    2.Google桌面搜索

        查找結果較好，安裝有點小麻煩。雖然多年未更新，但仍支持W10等最新的操做系統。

     以下圖，找到了896個文件。

     能夠做爲分析知識庫內文件內容的重要補充手段。

 

4、標籤

    標籤是對文檔加上任意有助於本身查找、聚合等用的關鍵字。

    1. 經過標籤列表查看文檔

    2. 組合多個標籤，進行過濾查找

    3.查找包含有標籤關鍵字的文檔

 

    1. 經過標籤列表查看文檔

         以下圖，標籤「產品經理」下有7個文檔

 

    2. 組合多個標籤，進行過濾查找

       切換到「多個標籤篩選」，點一下「產品經理」，

       再經過查找找到「阿里巴巴」點一下，就組合過濾出1個文檔。

       最多支持4個標籤的組合過濾。

 

    3.查找包含有標籤關鍵字的文檔

      以下圖，多個標籤中包含有「經理」，則一次將包含這些標籤的文檔顯示出來

 

5、日期

    日期範圍，也是人腦較容易回想起的信息，

    想不起文件名就能夠經過日期範圍的文檔列表進行排查；

    而且，按日期範圍顯示出文檔列表，

    也有助於本身的回顧、反省等。

 

    以下圖，點一下2015年，就能夠顯示出「2015年讀過，

   但2016年從未再次讀過」的的文檔列表，

    即自2015年讀過至今未再讀過的文檔。

 

6、公式

   1. 特殊分類

    2. 自定義公式

 

   1. 特殊分類

       顯示在「知識體系」樹中的公式，

       主要有：近三天、近一個月、收集箱等。

我最經常使用的是近三天，收集後有空就看近三天的是否再次閱讀了，

       從下圖中的「閱」的列，就能夠直觀看出是否再次閱讀了。

 

    2. 自定義公式

  顯示在「公式」樹中的公式。

經過公式，使用文檔大師提供的各類屬性，

          能夠針對複習、回顧等問題設置符合我的狀況的公式。

          以下圖，顯示的是「近90天收集但閱讀次數不足2次」的文檔，

          這樣有利於本身來反省、克服收藏癮問題。

 

 

   多種搜索方法熟練使用後，

    遇到須要時就能靈活利用，快速找到文檔，

    甚至對知識庫進行分析、更好對本身的習慣進行反省等。