使用Word的Mail Merge(郵件合併)功能實現批文檔\郵件\通知的生成

題記

經常會用到一個模板生成多個\多份文檔、郵件、通知的狀況，文檔中除了個別關鍵字字段（如，名字、編號、或者日期等），其他內容都是一樣的。這種狀況下，若是單個生成文檔（打開，添加/修改關鍵字段，保存），則費時費力，並且容易出錯。

Word提供了一個Mail Merge的功能，該功能容許一個文檔模板從一個數據源中提取關鍵字段，替換模板中的內容，生成多個文檔。特別適用於通知、羣發郵件、證書的生成。這個數據源能夠是Excel，能夠是Access數據庫。

舉例

• 先在Excel中構造一個數據源文件，這裏使用最簡單的內容，即姓名，編號、性別。以下

Name	Number	Gender
張三	1	Male
李四	2	Famale
黃一	3	Male

 

• 而後建立模板。打開word，選擇Mailings-> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard，右邊會出現mail merge的對話框。在剛纔的位置再點擊Show Mail Merge Toolbar，能夠看到在工具欄出現Mail Merge的工具條。

• 按照Mail Merge對話框的提示，打開一個文檔（當前文檔就能夠），選擇默認設置，繼續下一步，開始編輯你的文檔，此時會彈出選擇數據源的對話框，這個時候，就須要指定到剛纔建立的數據源文件，而後選擇數據表單（sheet），選擇你須要的數據行。
• 而後，須要編輯你的文檔，添加你須要加入的合併域（Field）。在剛纔打開的Mail Merge工具條能夠看到有一個「插入合併域」(Insert Merge Field)和插入單詞域(Insert Word Field)。插入合併域能夠直接添加字段，而插入單詞域則容許一些邏輯判斷，好比（若是……則……不然……）。
• 編輯文檔以下。

     Hello, «Gender» «Name»,

     Your number is «Number». Thank you.

 

   其中的《》引用的內容即爲插入域，是點擊「插入合併域」後選擇插入的，在合併數據源的時候或者Preview Results的時候，這些字段會自動替換爲數據源中的真實數據。

   這個時候能夠經過點擊工具條上的「查看合併數據」(View Merged Data)來查看合併數據源後的效果，以下，

 Hello, Mr. 張三,

 Your number is 1. Thank you.

最後

可使用「合併到新文檔」（Merge to New document）來保存全部合併數據源後的文件，或者，「合併到打印機」（Merge to Printer）來打印，或者「合併到郵件」來發送。

可是他不能分開成一個個單獨的文檔，可使用vba來實現，見http://www.cnblogs.com/batter152/p/3530711.html。

或者使用第三方的插件Individual Merge Letter，安裝好以後在word的ribbon上多出一個group，有一些按鈕，點擊以後如圖，就能夠自動分紅多個文檔。