SharePoint平臺的自動化管理

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受Microsoft SharePoint 項目組的邀請，於2019年6月29日赴北京微軟總部參加SharePoint Staturday，爲你們分享了關於《Managing Your Digital Workplace with Automation Tools》的主題，Event一共13個topic，Speakers來自界內的大咖和微軟產品組精英，現場氣氛活躍，面對前言技術，你們如獲至寶，紛紛參與討論中。

而我分享的主題，於其餘Speaker略有不一樣，其餘講師側重企業如何Provision一個Portal，如何作Documents Management System，如何作Security Management等等，面向的是企業初期的設計和構想，而我分享的topic是企業運行系統多年後，從IT Admin的Painpoint角度，如何面對這些Painpoints以後，來自助管理企業平臺。

主要覆蓋如下4個內容：

• Collaboration Today
• Modern Tools
• What to Use When
• Case Study

好比說現階段，咱們處於數字勞動力時代，科技在引領潮流，不少企業在加速轉型，爲了提升工做效率，以及數據安全性，正在尋找一款完整，有效，安全的協同辦公解決方案，而微軟的Office 365 剛好能知足企業的這些要求，提供Mail、網站、Yammer\Teams等等多種協同辦公工具，以知足不一樣用戶羣體。

初期，企業IT 部門給End Users推廣什麼狀況下使用Office 365所包含的工具以後，好比從一個項目協同角度考慮，能***使用的IM工具歷程是：

一個Idea始於Yammer上，立項變爲一個正式的項目後，能夠託管與SharePoint Sites中集中管理，那麼與多方項目人員討論方案時，因爲多方人員多是內外部用戶，base不在一個location，那麼咱們能夠採用Teams來進行視頻會議討論，肯定Solutions以後，能夠以Emails的方式發送給用戶收集反饋，而後咱們能夠經過Skype或者Teams的方式來作Presentation，最後定稿歸檔在SharePoint中保存，便於往後查找。

因此整個旅程中，咱們使用到了Yammer，SharePoint sites，Teams或者Skype for Business，Outlook。

那麼，有了上述IT與客戶之間的推薦的協同辦公工具的使用和規劃，咱們能夠看出Office 365的協做給咱們提供了不少便捷，可是對於IT而言，這種數字化工做場景勢必給咱們管理帶來了挑戰：

我不肯定其餘同仁是否有這方面的感受，但從我這邊的客戶來看，好比南區的不少大型客戶的IT，他們深有感觸就是Office 365 Groups和Teams愈來愈多，管理比較混亂，由於企業若將新建Office 365 Groups和Teams的權限下放到end user，那麼後臺將有大量的Teams以及對應的Site Collection存在，那麼假如你往後會面臨這樣的挑戰時，如何解決呢？

可能有一部分人會考慮到，咱們來自動化管理，何爲自動化管理？就是咱們來定一個policy，來引導用戶什麼狀況下來使用這些工具，而且使用前是獲得部門領導審批經過確保必定會使用的狀況下而啓用這些工具。

能擁有這樣想法的，很是不錯，能夠藉助Flow來實現流程化的管理動做，但真正的自助管理平臺並不是所想的使用工做流就能夠解決的，都包含哪些呢？

• 好比基於企業需求的狀況下自助建立須要的工具
• 好比是否符合合規和數據安全政策
• 好比審批流程是串行仍是並行
• 好比是否考慮了Lifecycle等等

基於上述的考量，咱們AvePoint 爲你們Propose的比較成熟的Solution，這裏，爲你們分享一個應用在不少客戶實際場景中的一個縮影是：

• 好比Mark須要與其餘同事一塊兒討論一個規劃，那麼他須要在公司的自助管理平臺上提交一個Request，若是你不肯定使用哪一種Space，那麼能夠藉助Questionnair來幫助完成。
• 提交Request過程當中，能夠確認誰爲Group的Owner以及成員
• 同時，也能夠爲Group Site設定Policy和Lifecycle，提交完成以後，後臺自動獲取Azure AD Orgnization，根據requester匹配其Manager，Manager會收到一封Approval Mail
• 當Manager Approved Request以後，Requester會收到相應的電子郵件，同時，所須要的Office 365 Groups自動新建完成，伴隨着其Lifecycle，當Lifecycle即將到期後，會將Site Collection locked，若Admin不expand，那麼若干天后被Delete或者Archive

感謝小夥伴們，對我分享的內容比較熱衷，因爲時間關係，未能與你們分享太多，稍有遺憾，若你們往後感興趣，能夠私下溝通，最後附上Event的合影，期待咱們明年再聚~