RFI、RFQ、RFP、IFB的區別

【信息邀請書】

Request For Information (RFI) 信息邀請書

A solicitation document used to obtain general information about products, services, or suppliers. It is an information request, not binding on either the supplier or the purchaser, and is often used prior to specific requisitions for items.

一個用來取得產品、服務或供應商通常資訊的請求文件。這是一個資訊的要求，並不能成爲對供應商或採購的約束，一般使用在請購以前。

【建議邀請書】

Request For Proposal (RFP) 建議邀請書

A solicitation document used to obtain offers to be used either in a firm–bid purchasing process or in a negotiated purchasing process, as stipulated in the request.

用於穩固報價採購流程，或議價採購流程中，依要求之明文規定，爲取得報價的請求文件。

建議邀請書(Request for Proposal，RFP)用於採購方要求供應商提供問題的解決方案的建議。它容許採購人員在沒有發現最佳資源以前，尚未決定向誰採購時，能夠去普遍地蒐集供應商信息並進行談判。

使用RFP方法時須要注意如下幾點：

首先，即便向某一個供應商提供信息，也必須把這些信息提供給全部其餘的供應商；若是容許某個供應商修改方案，也必須將這個機會留給全部的供應商，容許他們也修改方案。

採購方能夠就建議中任何不清楚的問題同某一個或全部的供應商進行協商，談判。

採購方應該考慮對供應商爲此方案所付出的時間和建議進行付費補償，以防止某個供應商給出了比較好的解決方案，而另外一個供應商卻以低於第一個供應商的價格進行投標。

【報價邀請書】

Request For Quotation (RFQ) 報價邀請書

In the private sector, the RFQ usually is considered to be the same as the RFP. In some organizations, however, an RFQ is used to obtain approximate information for planning purposes; in such cases, this fact should be clearly stated in the request. In federal government purchasing, the RFQ is used only for the purpose of obtaining planning information.

在民營企業中，RFQ一般被認爲與RFP相同，但在某些組織中，RFQ則被用於取得爲計劃目的之約略資訊，此時在要求中需明確說明。在政府採購中，RFQ只被用於計劃資訊的取得

通常使用順序：

都使用在採購規劃階段，RFI：徵求供應商意見，以使需求明確化，若是需求很明確，則用RFP，徵求供應商的建議書（Proposal）, 招標或要求供應商報價前，使用RFQ以做爲招標底價及比價的參考（前提是給全部供應商的報價格式都同樣的，若是不同則沒法比較，也失去了意義），在這些過程當中，可以下降需求不明確及預算不精確的風險（這個風險確實存在的哦，你看哪一個項目到最後不是超標的？就比如裝修房間，最後的花費確定比預算要多出 20%屬於正常。

【投標邀請書】

投標邀請書(Invitation for Bid，IFB)爲全部供應商報價提供他們最佳方案的平等的機會。由於招標流程會約束了採購方和供應方，IFB只有在知足如下條件時纔可使用：已經清楚地定義了規範書和工做說明書（Statement Of Work）；採購金額足夠大；法規或企業規程條例強制的要求；其餘方法不適合。由於正式的招標流程對採購方和供應方來講都是花費比較高的，因此當其餘方法能夠提供必要的信息時，就不該該使用IFB方法。

【RFI、RFQ、RFP和IFB的對比】

	信息邀請書RFI	報價邀請書RFQ	報價邀請書RFP	投標邀標書IFB
目的	得到與產品、服務、供應商相關的信息	取得供應商對所需產品、服務或服務的承諾	要求供應商對需求提出最好解決方案的建議	爲全部的供應商作出最好的方案而提供平等的機會
使用條件	適用於具體申請以前	對所須要的物料或服務的具體要求已經明確	用於評估供應商，或採購方不清楚的流程、質量、服務、準標或其餘元素	用於訂價比價高的物料，或者該物料存在最低價格
靈活性	非正式的、不是招標	正式的、提出具體要求	採購方能夠開始談判、信息收集，在最佳來源肯定前，不承諾必定採購	對採購和供應雙方都有約束
結果	目錄、價格表和產品信息	比較供應商提交的方案	可供選擇的大量潛在解決方案	最好的和最終的方案
優勢	簡單、快捷	供應商受限於報價的承諾，而採購方能夠就全部問題進行談判	採購方能夠對提交的方案中的任何問題與某一個或全部的供應商進行談判	正式的流程。各招標或流程文件都是可比較的
缺點	沒有肯定目標，仍然須要RFQ或IFB	若是沒有很好地準備報價申請書請求，各個供應商的投標可能沒法比較	若是容許一個供應商修改方案，就必須容許全部的投標者修改方案	由於其餘方法爲採購提供了更多的靈活性。最好不使用這個方法