郵件這樣寫，PK 掉 99% 的同事

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工做中總免不了須要正式的郵件來溝通協調工做，有跨大團隊溝通的，也有向老闆彙報工做狀況的。往往此時，老是當心謹慎，郵件發出後又常洋洋自得，總以爲本身的郵件條理清晰、結構合理、內容詳實，橫豎都算得上是專業度頗高的郵件了。

可過後回頭來看，又覺以前的郵件很有些青澀稚嫩，不恰當處比比皆是。細細推敲下來，咱們在平常職場中的郵件寫做仍是有些講究的。所以今天咱們就來聊聊如何寫好一封職場郵件。

一. 金字塔結構

若是讓我說郵件寫做中最重要的是什麼，那我首選「結構」。不管是寫代碼仍是寫文章，我都有一個習慣：先搭框架，再填充內容。寫郵件也當如此，結構合理清晰了，讀者纔有代入感，才能順着你的邏輯走下去。

在這個天天被各類郵件狂轟亂炸的職場，沒人有功夫看你抽絲剝繭、娓娓道來，然後再提煉精髓，總結主題。你們要的是開宗明義，兩三句話歸納郵件主旨。所以在絕大多數的職場郵件寫做應遵循自上而下的「金字塔結構」。

所謂金字塔結構就是郵件正文的一種組織方式，是用向下想三層的邏輯自上而下的來搭建郵件主體。金字塔的塔尖是郵件的主題，是鮮明的觀點或者結論，是郵件的中心思想；下面兩層是證據，是對中心思想的層層展開，用來闡述、論證塔尖的觀點和結論。

舉個例子，你要向老闆彙報下個季度的工做計劃，郵件開篇就要說明本次溝通的目的。好比：

我給你寫郵件是向你彙報下季度的工做計劃：開發App性能監控組件。

(ps: 公衆號後續會分享 Android 性能監控框架的系列文章，歡迎關注)

老闆天然會問：

爲何？

這就到了金字塔的第二層：

由於須要爲用戶提供高質量的使用體驗；

由於須要量化團隊成員的工做質量。

老闆接着會問：

提供高質量的使用體驗 -- 怎麼提高？

量化團隊成員工做質量 -- 怎麼量化？

接下來金字塔進入第三層：

針對「提供高質量的使用體驗」這一點：咱們須要監控網絡請求、App 耗電量、FPS等，發現問題並針對性的優化；

針對「量化團隊成員工做質量」這一點：咱們須要考覈工程師開發頁面的平均響應時間、ANR、內存開銷等。

咱們須要從做者思惟切換到讀者思惟，金字塔結構的寫做方式就是一種讀者思惟的體現。站在讀者的角度來思考，讀者才能和你共情，信息的傳遞效率纔會更高。

二. 郵件寫做中的小技巧

除了前面介紹的金字塔結構，職場郵件中也不少小細節、小技巧是須要咱們注意的。每每正是這些小細節體現了咱們的職業化程度，所謂「尋常之處見功力，細微之處見真章」正是如此。

下面我從收件人、標題、正文、落款及簽名四個方面來簡單介紹一下。

2.1 收件人

發送給（TO）須要知悉且須要回覆的人，抄送給（CC）須要知悉但不須要回復的人，一般不使用密送（BCC）；注意控制收件人範圍，儘可能不要打擾到無關的人。這裏有個小技巧，收件人能夠到最後填寫，避免出現郵件寫到一半誤發出去的尷尬。

2.2 標題

標題要簡單，直擊主題。若是是特別重要或者緊急的事，能夠加上「【重要】」、「【緊急】」這樣的標籤；須要老闆批示的，能夠在標題後面接上「請批示」；對於談論過不少輪的郵件，不要「re:re:re:xxx」這樣一直 re 下去，能夠保留最後一個 re 而後加上一個主標題，好比「線上問題已修復；re:關於線上出現大面積崩潰的狀況通知」等等。

2.3 正文

語言要有溫度

文字是冰冷的，職場是嚴肅的，但人是有溫度的，咱們的語言表達也應該是溫情的。郵件的開頭除了前面所說的要開宗明義，代表主題，還能夠有一些暖場。這一點是從戴愫老師的職場寫做課上學到的， 這裏我就借用一下其中的一些範例。好比：

嘿，剛剛的發言很精彩！（這句話用在某次的電話會議以後的郵件開頭）

歡迎收穫可愛寶寶的人迴歸團隊。（這句話用在對方剛休完產假回來）

有溫度的語言能快速拉任何人之間的距離，職場中關係近了，不少事情就簡單了，這一點你們在平常的工做中必定也深有感觸。

立場要清晰，語氣要尊重

在表達觀點是立場是必定要明確清晰的，可是語氣得讓人感覺到尊重，你不是在下命令，也沒有夾雜我的情緒。理由和前面同樣。

能分段就分，能加小標題就加

分段和加標題是爲了梳理邏輯，下降讀者的閱讀難度。

文不如表，表不如圖

對於復瑣事物的描述，表格遠比文字更生動，更讓人記憶深入，圖形相較於表格則又更勝一籌。所以能用圖表示的複雜信息就不要用表格，能用表格表示的就不要用文字。

少說廢話

職場寫做要遵循 KISS 原則：Keep it short and sample，能不說的就不說，該精簡的就精簡。把那些「我覺得」、「我以爲」、「大概可能」從你的文字裏剔除掉，意思重複的內容刪掉，壓縮 20~30% 的內容是很容易的。說白了就是，你們都很忙，沒事別逼逼。

合理利用冗餘信息

信息的傳遞是很容易產生歧義的，特別是一些複雜信息。所以咱們能夠適當的利用冗餘信息從不一樣的角度來論證觀點，方便讀者作交叉驗證。有人可能會說，這不就和前面的「少說廢話」矛盾了嗎？其實否則，文字要精簡，內容要詳實。

2.4 落款及簽名

不少問題不是單純的郵件溝通就能夠解決的，落款和簽名是讓你們瞭解你，方便線下聯繫。所以你的郵件簽名裏須要註明你的部門、職位和聯繫方式。

凡事過猶不及，以上種種，只是一個職場郵件寫做的大方向，切忌生搬硬套。

三. 寫在最後

職場中的每個人都有一張看不見的我的名片，每一個人都在或有意或無心的經營着本身的我的品牌。你的老闆、同事、下屬是否定可你，你是否有足夠的話語權和領導力，很大程度上取決於你的我的品牌經營的是否成功，而我的品牌正是從一件又一件小事創建起來的。