首席信息官的成本優化手冊：艱難時期的七個建議

在繼續推動數字計劃的同時削減IT成本，這種作法並不適合膽小怕事的人。在把人員過渡到長期進行遠程工做以後，許多首席信息官接下來的任務是在不穩定的經濟環境中減小預算。

Kristin Myers(他最近被任命爲首席信息官執行副總裁兼西奈山衛生系統(Mount Sinai Health System)的信息技術主任)認可「這很難作到。這並不意味着在削減成本時，你就不能在數字化等其餘領域進行投資」。她說，首席信息官最重要的任務之一就是評估應用程序組合，從新肯定各個計劃的輕重緩急並在知足業務目標和帶來最大增值的領域進行投資。

Gartner的首席信息官研究副總裁James Anderson認爲，成功的組織對成本削減方面的討論有不一樣的見解。他說，這些組織不只削減成本，並且還優化成本和價值。削減成本實質上僅僅只是達到了目標，Anderson這樣補充道。

成本優化實際上就是把錢放到合適的籃子裏以優化業務成果。他解釋說，這將致使價值優化，平衡整個組織的成本，價值和風險。

「優秀的首席信息官不只要知道本身能夠在哪些地方快速削減成本，還要知道要進行哪些積極投資以實現不一樣的業務成果」，Anderson這樣說道。這些首席信息官還爲各類不一樣的狀況制定計劃。

首席信息官在預算吃緊時每每會當即拿薪酬開刀，可是Anderson說「這是咱們最不肯意削減的地方」。他認爲，首先你要考察一下針對供應商的外部支出，其中大多數供應商都願意重談合同條款。

你要對內部支出採起積極主動的態度——凍結能夠凍結的薪酬，但要集中精力於不動產，廠房和設備以及與供應商無關的維護和其餘服務，Anderson這樣說道。

Anderson說：「內部是最難處理的部分，由於這裏經常勾心鬥角」。他說，不少時候，在內部優化成本是一個職能，這個職能的使命就是發現流程中的各類中斷事件或提升效率，這是大多數組織在大流行以前就一直努力在作的事情。

Anderson說：「就咱們能夠進行的不一樣流程改進提出不一樣的想法——你有作照搬照套的事嗎?這個過程帶來了什麼價值?這些業務流程中的每個流程都是能帶來結果併產生業務成果的價值鏈的組成部分。」

下面來看看首席信息官如何應對大流行帶來的經濟影響及其對IT預算的影響。

使IT有更強的「適應力」

Jacqui Guichelaar於2019年6月擔任思科的首席信息官，不久後她開始了大流行以來一直在加速的數字化轉型之旅。Guichelaar重複了Anderson的話，「我認爲我必須優化IT並充分利用我所擁有的各類資產，人員和能力。」

Guichelaar和她的團隊去年舉行了一次戰略會議，該會議重點討論「咱們如何爲應對做物歉收(即收成降低)而作計劃。當你減產時……不管你耕種什麼做物，你的整個商業計劃都將面臨危險。你可能遭受颶風或洪水襲擊，結果沒法在該年度實現針對該農做物的商業計劃。」

這催生了Guichelaar轉變團隊和本身的戰略，「並使IT極具適應力，以致於若是發生某些事情，咱們將對其進行優化，簡化和自動化並撤掉不須要的數據中心和應用程序，轉而使用商業服務，而這使咱們能夠節省大量成本。」

Guichelaar說，適應力變強意味着將平臺現代化並減小沒必要要的成本。「我計劃削減數百萬美圓，釋放大量人員和生產力並確保咱們已準備好採用新的業務模式。冠狀病毒(COVID)大流行期間人人都在研究這個。」

除了將IT轉型以外，Guichelaar還但願優化員工體驗並令人們隨時隨地能夠用上最好的工具並投入大量資金來優化客戶體驗。

Guichelaar說：「我認爲，若是有首席信息官在考慮削減成本，並且只考慮這一點，這說明他們還不得要領。」

思科的IT部門正在進行三項撤離計劃。首先是撤離部署在世界各地的數據中心並將更多的資源轉移到軟件即服務(SaaS)和雲端。Guichelaar說，去年，在思科擁有的22個數據中心中，他們已經撤掉了三個，他們正在努力撤掉第四個。她計劃撤出五到六個數據中心。

Guichelaar說：「咱們撤掉的東西越多，咱們須要的數據中心和計算能力就越少。」

IT部門還將出售業務不須要的應用程序。她說：「咱們的目標是撤掉500個應用程序，而咱們如今已經在撤第575個應用程序」，並且這個數字還在不斷增加。這也減小了咱們對計算能力的需求。

從新檢查投資組合

在過去的一年中，西奈山衛生系統的Myers一直但願使應用程序合理化成爲該醫療組織的文化的一部分，以此做爲提升IT效率的大戰略的一部分。

Myers說，例如，IT開發了一個能夠停用遺留應用程序的程序，他們正在研究整個產品組合並肯定要淘汰哪些系統以及在何處進行額外投資以增長功能。

Myers說：「咱們一直在研究可能存在冗餘或沒必要要的應用程序的地方」。當IT向用戶瞭解實際使用應用程序的員工人數時，響應者寥寥。在這種狀況下，「咱們能夠返回用戶社區並自問是否還有其餘事情可作或是否有相似功能的應用程序，以便你能夠停用這個程序。這是很艱鉅的任務，但必須得作」，她這樣說道。

Myers說，IT部門制定了一個五年計劃來淘汰各類程序，這將大大節省軟件維護和硬件成本，他補充說，這種應用程序合理化方面所作的工做將減小醫療系統的網絡安全風險，「這使團隊成員可以從中解放出來，更坦誠地去作更多激動人心的事情。」

和Myers同樣，Guichelaar說IT部門對其服務，成本和計算能力的管理方式進行了評估。她說：「咱們發現，咱們有多個不一樣的應用程序，其中包括四個僅用於報告消費成本使用狀況的工具。

Myers說：「事實上，隨着時間的推移，在大型組織中，這些工具一直都很好用，並且從不一樣的角度展示IT。可是，隨着IT變得愈來愈智能，你就有了不少端到端鏈接的平臺，所以咱們選擇了一個內部工具並將全部監視和性能集中到該平臺中處理。」

Myers說，結果，IT停用了位於數據中心存儲中的其餘三個應用程序，並節省了許可，存儲，數據中心和服務器方面的費用。

Guichelaar也重複了Myers的話，他說，儘管IT部門已經肯定了成千上萬個能夠停用的應用程序，但這「並不是易事」，這須要利益相關者的意見。她說：「當你嘗試停用應用程序時，每一個人都有保留應用程序的理由，而你必須制定一種與業務合做的有條不紊的方法」。這樣一來，IT就能夠解釋標準化的必要性，雖然企業可能會損失一些功能，但「從戰略角度來看，咱們最好只依靠一種工具，這樣咱們才能使IT清晰可見。」

Guichelaar說，這樣能夠節省數百萬美圓，「爲何不把節省出來的錢進行再投資，以此來搞清楚如何爲企業建立將來架構。」

下降第三方成本

從新檢查第三方合同是優化成本的關鍵步驟。例如，爲了節省開支，Guichelaar正在將20個全球合做夥伴減小到一個。她說，只要實施一系列服務水平就能夠確保思科員工當即能拿到筆記本電腦，對其進行配置並隨時可使用。「僅這項交易，咱們就節省了數千萬美圓。」

Guichelaar補充說，轉向單個合夥人還意味着合夥人能夠擴大規模並直接參與進來。「實現自動化，自動配置並轉向自助服務的能力有助於下降成本，所以，我得以省錢，全部人都取得成果，皆大歡喜。」

Guichelaar還但願下降第三方成本，這須要對IT所簽定的各類合同有清晰的瞭解，以即可以從新展開談判。Guichelaar說，首席信息官必須仔細研究各個條款，以查看是否有付了費但未獲得使用的服務，以便他們能夠在那裏得到各類機會。

目前，Guichelaar還在研究各類不一樣的採購選項以下降思科總體IT產品組合的成本。她說，例如，若是第三方供應商或託管服務提供商能夠接管思科的遺留產品組合，那麼Guichelaar就能夠將IT人員解放出來，使他們能夠「去作一些激動人心的事情」。

這就要求「從頭開始編制預算，認真研究預算中的每一項內容並清楚地瞭解咱們是否真的須要這樣作，咱們是否能夠另闢蹊徑?這些就是身爲首席信息官的我所要考慮的策略。」

DHL的北美供應鏈的首席信息官Sally Miller表示：「顯然，研究你最大的支出項目並指望與主要供應商進行從新談判和評估，這纔是頭等大事。也許你能夠將某些服務交由內部處理或者將其外包出去，看看是否能夠用這種方式來減小成本。」

學會拒絕

奧羅爾羅伯茨大學的技術與創新副總裁Michael Mathews表示，現在，咱們要評估奧羅爾羅伯茨大學的每個採購決定，其評估方式不一樣於冠狀病毒以前。「咱們過去常說這是計劃的一部分，現在咱們則說咱們再也不制定長達18個月的戰略……咱們真的須要這麼長的時間嗎?爲何須要?」

例如，最近有人想要一個新的ERP系統模塊，他說這將使他的工做流程更高效，Mathews這樣說道。他是這樣迴應的：「我沒法爲這樣的要求提供支持，由於並無證據代表增長新模塊能夠提升效率，並且整個園區的流程都已變動，所以這些流程可能再也不適用。」

Mathews說，四個月以來，他還沒有批准對任何系統進行任何升級。

Mathews說，可是Mathews確實引入了一個新的基於人工智能的系統，該系統能夠從大學的其餘系統中獲取數據並提供與每一個類目有關的績效的洞察——從入學到參加在線課程得到成績，無論是混合課程仍是傳統課程，他這樣說道。

Mathews說：「因此這錢花的值當。」

避免裁人

受訪的首席信息官無一例外地表示，裁減IT人員是萬不得已的選擇。Myers說：「咱們將在數字化方面進行大量投資，咱們要對人員進行培訓併爲各類計劃提供支持。」

Mathews說，奧羅爾羅伯茨大學已經中止招聘，期間沒有裁人也沒有休假，但流失了四名IT人員並且未能當即找到接替人。

Mathews說，三月有90%的IT員工開始遠程工做，「這使不少人沒法獲得支持」。「若是這些人在園區一直待到六月，那麼他們會一直要求咱們花錢。光是冠狀病毒的可怕本性就足以隱隱約約地向他們表示：「咱們能熬過秋季嗎，咱們真的須要這個嗎?」

Miller說，DHL尚沒必要削減IT成本，可是她補充說，她之前一直處在這樣的境地。「一般，咱們試圖讓現有團隊作更多事情，中止招聘並減小差旅。她說，咱們會盡力照顧現有的員工，以便同舟共濟，這很是重要。咱們的人員流動率很低，不到3%，我認爲這是由於咱們在困難時期的待人之道，所以他們的任職期每每更長。」

將IT看成業務來管理

Guichelaar提出了一種新方法，她稱之爲「簡化的治理(streamlined governance)和例外管理(managing by exception)」。「這是文化上的挑戰」，她這樣說道。

儘管多數大型組織經常經過開會來評估各類項目，投資，人員，績效和充斥大量紙張和PowerPoint演示文稿的戰略，但Guichelaar實施了一項計劃，該計劃將一種查看數據的方式標準化。她說，只要點一下按鈕，Guichelaar便可查看某個項目的進度，成本以及它是否正在產生收益。

Guichelaar說：「如今，除非我須要升級某些東西，不然我沒必要參加會議。我必須訪問數據以制定決策，並且訪問速度越快，浪費的時間和資源就越少，所以我能夠提升工做效率。」

Guichelaar補充說，這使Guichelaar停用了另外五六個工具。

Guichelaar使用名爲「零基預算法(zero-based budgeting)」的概念來確保與服務提供商，技術和員工支出相關的各類預算基礎都涵蓋在內。她說，這種預算方法要求全部費用都合情合理並映射到業務部門中的每一個服務和職能。

儘管大多數公司都有制定預算的流程，但Guichelaar說，她發現零基預算法是最高效的，由於這是從頭開始作起的。所以，若是我削減了工具或服務，我確定作了正確的事情，由於我已經進行過業務交流而且達成了共識。」

執行

你們一致認爲削減成本必須具有一個能夠優化IT的戰略。

Guichelaar說：「你必須堅持不懈地進行自動化並剝離再也不須要的一切東西。只要有可能就轉向商品服務，你必須簡化一切。若是你這樣作，我相信你會節省幾千萬，具體取決於你的預算規模。」

Gartner的Anderson再次呼籲首席信息官們採起積極主動的態度。他說，「你能夠經過快速得到成果的辦法來對你的各類想法進行劃分」，例如合併合同，削減差旅，費用和培訓方面的預算，以及長期機會(例如成本優化)。

Anderson說：「在第一年快速取得成果，同時在路線圖上演示你指望在第二年和第三年進行的其餘類型的成本優化」，他這樣說道。這麼作就能向企業證實你的積極性，「就知足預算削減的要求而言，這使你更爲可靠。」

可是Anderson也發出了警告。他說：「危險的是，若是首席信息官只是一味地削減預算而沒有討論這將如何影響服務和產生業務成果的能力，這就會強化這樣一種觀念，即IT人員不擅長管理資金」，而首席信息官「在個人預算中不過是沒有意義的東西」。

Anderson強調說，企業(而不是首席信息官)必須讓IT知道削減成本的源頭。「這些服務會直接對客戶產生影響，所以要讓首席信息官自行選擇削減各類成本和支出。」

Mathews說，首席信息官再也不制定動輒長達18到36個月的IT戰略。這必須是「一個爲期10天的逐步開展的活動」，這個活動要不斷評估利益相關者的需求。

另外，請考慮你的資源，「千萬別花冤枉錢。他說，往往在技術上花掉一塊錢都會致使IT部門至少分散4周的精力，由於他們必須在一個系統上開展工做並對其進行部署。

Mathews說，最後，「你要認識到，你們都有份參與。一個巴掌拍不響，所以要時刻保持敏捷並傾聽他人的意見。」

【責任編輯：趙寧寧 TEL：（010）68476606】