知乎:有哪些讓你相見恨晚的 PPT 製做技術或知識？

邵雲蛟，倒雞湯小能手！

謝其偉、影舞狂魔、郭郭郭 等人贊同

做爲一個資深的PPT發燒友，讓我帶大家見識一些足以讓你相見恨晚的知識，但願給各位增長點人前裝逼的資本！

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另外，本文在知乎和個人公衆號旁門左道（ID：pangmenzd）同時發佈。


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廢話就那麼多，接下來讓咱們正式進入主題：

本文分爲3大部分：自帶功能篇，輔助工具篇和獨家經驗篇。

先來講第一部分，PowerPoint自帶的功能中，哪些使人相見恨晚？

PowerPoint做爲一款備受歡迎的辦公軟件，不少用戶只是知道常見的一些基礎功能，而更深層次的功能，我估計90%左右的人都沒接觸到。下面就看我一一介紹，請注意，常見的就不說了哈！


1，我們就從「開始」提及。



1.1 【替換字體】

指一鍵將A字體替換爲B字體。

當咱們作了一個PPT，裏面正文用的是宋體，但作好以後，咱們以爲，正文用微軟雅黑更好一點，咱們點擊 【替換字體】，便可一鍵替換全部宋體，變成微軟雅黑。試想，若是沒有這個功能，你要白費多少力氣才能所有替換？



1.2 【自定義設置默認字體】

指咱們將輸入的文字字體默認爲其餘字體，而不是系統默認的宋體。

舉個例子，當我作一個PPT時，我會挑選字體，好比某一個案子，我選擇了標題使用華康麗金黑簡體，正文使用黑體。但你們都知道，系統默認的字體是宋體，若是我想使用黑體，我有兩個選擇：一是去替換，這是過後干預。
二是直接開始就把黑體設置爲默認的正文字體，這是事前干預。

PPT中的設置默認文本框功能，就是這個做用。



1.3 【PPT圖層】

指PPT中單個頁面中全部元素的層級關係。

不少人只知道PS有圖層，但不多有人知道PPT的圖層嗎？這個圖層有什麼做用呢？

你們都知道，當某一頁PPT元素過多時，咱們編輯起來會很麻煩，知道了圖層的概念，咱們就能夠分層編輯，暫時不須要編輯的層能夠選擇隱藏。點擊 【選擇】就能看到這個功能。



舉個例子看一下：假如咱們須要在一頁PPT中同時編輯這麼多圖片，咱們能夠打開選擇窗格：

對最上面的那張海報進行編輯時，咱們能夠先把其餘的海報暫時隱藏起來，等首層的海報編輯後，再把這一層隱藏，第二層打開。

另外，當咱們動畫插入過多的時候，一樣能夠採起這個方法進行操做。



2，接下來講「插入」裏，都有什麼讓你相見恨晚的知識。


2.1 PowerPoint自由截圖工具

指在不用連接網絡的狀況下，自由截取屏幕畫面。

你經常使用的屏幕截圖工具都有哪些呢？QQ？微信客戶端？第三方截圖軟件？好像沒了吧，但你要知道，那些工具通常須要聯網才能使用，那麼若是你電腦未聯網，你要怎麼截圖呢？也許， 你能夠試試PowerPoint自由截圖工具。


2.2 利用SMARTART來排版圖片

指將圖片插入至smartart，快速實現排版效果。

圖片排版和圖文排版一直是不少人頭疼的地方，怎麼對齊？怎麼排版？一直是個難解，若是你不追求太新穎的排版方法，你能夠試試 【插入SMARTART】。

好比，咱們想作瓷磚風格的圖片排版：


我隨便找了幾張圖片，看起來很整齊吧：


或者像這樣的：


2.3 插入對象

指在PPT中插入PowerPoint沒法輸入的元素，對象包含繪圖工具，數學符號，EXCEL等。

先給咱們偉大的人民教師謀個福利，尤爲是數學老師。當咱們想在PPT中插入一些數學符號時，該怎麼辦呢？有些人說能夠 【插入公式】：



但這個公式數量很少，若是咱們想插入其餘公式或特殊符號怎麼辦呢？你能夠試試 【插入對象】，別想歪啊，我看評論去已經有人淫笑了。好比這個：

記得是Microsoft 公式 3.0，還能夠勾選右邊的顯示爲圖標。

讓咱們插入個特殊符號試試，知

道了這個方法，老師們就不用在網上覆制粘貼別人的公司再來修改數字了。



固然， 【插入對象】中還有個很強大的東西，叫繪圖。若是咱們想在PPT中插入一個手繪的圖片，咱們能夠直接點擊【插入對象】，選擇Bitmap image，就能夠直接在畫板上做業了。


2.4 【音頻錄製】

指錄製聲音文件。

OFFICE之因此強大，還表如今強大的音，視頻處理方面，先來講錄製音頻方面。

說個常見的場景吧，咱們知道，PPT畢竟是配合演講使用的輔助演示工具，當咱們想把作好的PPT文件發給別人時，咱們 對PPT文件的解讀若是能同時附帶在裏面，就會更好一些，這樣別人不只能邊看PPT頁面，邊聽咱們對PPT頁面內容的解讀。那 【錄製音頻】就很好的解決了這個問題。

另外，還有不少人把PPT中的錄製聲音當作一個錄音機來用也是不錯的選擇。


2.5 【錄製視頻】

指完成電腦視頻畫面的錄製。

若是咱們想在PPT中插入一段視頻，而視頻卻不能從網絡上下載下來，那怎麼辦呢？這時候就要用到 【錄製視頻】的功能了。

選擇錄製視頻播放窗口的大小，開始錄製，直到結束，而後插入到PPT文件中。



3，咱們說說「切換」裏面有哪些使人相見恨晚的知識。



3.1 【設置自由換片時間】

指對PPT中頁面切換方式的設置，包含自動定時換片和手動換片。

當咱們想讓PPT某些頁面自動播放，有些頁面手動播放，該怎麼辦呢？你須要對相關頁面 【設置自動換片時間】。

若是想自動播放，就【設置換片時間】，若是想手動播放，就選擇【點擊鼠標時】。


4，接下來講說「幻燈片放映」裏面的東西。



4.1 【設置幻燈片放映】


指對幻燈片放映方式的選擇。

咱們的幻燈片放映默認是所有，這裏你能夠修改成從X到N的頁碼，注意，頁面必須是一個區間。


但有些時候，你想挑選某幾頁幻燈片來放映，如我想播放第1，4，5頁，其餘的都不播放，該怎麼辦呢？

你須要 【自定義放映】，但這個按鈕正常狀況下是不能勾選的。

你須要先在這裏設置下：


而後，這裏就能夠勾選了。


4.3 【一鍵去除幻燈片全部動畫效果】

指幻燈片動畫效果不在放映時出現。

這裏還有一個神技能， 99%的人都不知道，當你作了一個PPT時，裏面設置了不少的動畫，但老闆說，A客戶不想看動畫，B客戶想看動畫，雖然坑爹，但不少時候就會這樣。放在之前，你確定須要一頁一頁的刪除動畫，那麼我教你一招， 【放映時不加動畫】：


4.4 【使用演講者視圖】

指幻燈片放映時的視圖效果。

當咱們在臺上演講時，通常而言，不管是投影屏幕仍是電腦，顯示的都是本頁內容，那下一頁是什麼內容怎麼看到呢？


實際效果就是這樣，左邊爲當前頁，右邊爲下一頁：


5，讓咱們來看看「審閱」內都有什麼值得驚歎的東西。


5.1  【翻譯工具】


指講A語言進行自動翻譯爲B語言。

咱們作PPT時，常常須要用到英文，那通常而言，不少人都是打開某些翻譯網站，輸入中文，翻譯成英文，這個方法有點慢，咱們可使用PowerPoint自帶的 【翻譯工具】。


5.2 【幻燈片文件合併】

指講A幻燈片的全部頁面原封不動的插入到B幻燈片中。

這裏要用到審閱中的 【比較】功能。

這個功能主要應用場景是，咱們想把一個PPT的全部頁面原封不動的插入到另一個PPT中。看個例子：


把一個PPT插入到另一個PPT後的效果：

6，再來看看「視圖」裏的一些知識。

6.1  【形狀對齊時顯示智能嚮導】


指在對齊形狀時，軟件自動出現智能參考線，幫助完成對齊。

咱們能夠選擇 【顯示】中的 【形狀對齊時顯示智能嚮導】，勾選開啓後，咱們再對齊形狀時，就會自動出現智能參考線。



7，最後，讓咱們看看「文件」裏都有什麼知識。


7.1 【保護演示文稿】

指對文件進行保護，防止他人進行修改。

有些時候咱們作完一份PPT後，爲了防止文件被修改，咱們能夠對文件採起相應的保護。


7.2  【檢查幻燈片兼容性】

指檢查幻燈片文件在各版本中的兼容效果。

有時候咱們電腦上製做PPT用的是高版本的PowerPoint軟件，如13版，但演示用的電腦上多是低版本的PowerPoint軟件，如07版，那麼咱們作好的文件都會出現什麼問題呢？咱們能夠 【檢查兼容性】，這樣就可以提早發現一些兼容性致使的問題了。


7.3 【增長操做撤銷次數】

指修改PPT誤操做的次數，默認爲20次，最高可修改成150次。

PowerPoint有一個撤銷編輯的功能，當咱們作了某些錯誤的操做時，可選擇撤銷，但默認智能撤銷20次，咱們能夠修改成最高150次。


在【文件】，【選項】，【高級】中，咱們能夠修改：


7.4 【嵌入特殊字體】

指將幻燈片中的特殊字體嵌入到文件中，防止文件轉移後的字體丟失。

當咱們作PPT時，咱們可能會用到一些特殊字體，但別人的電腦上沒有這個字體的話，那作好的文件中的特殊字體就會默認變成宋體，那咱們能夠將 字體嵌入到PPT中。


7.5 【保持幻燈片中圖片的質量】

指咱們對幻燈片中插入的圖片不進行壓縮處理。

當咱們在PPT中插入圖片時，會默認把PPT文件中的圖片尺寸縮小，在電腦上看不出來有什麼問題，可是在大尺寸的投影屏幕上就會顯得有些模糊，怎麼辦？

咱們能夠 勾選不壓縮圖片文件的大小：



好了，第一部分先寫那麼多吧，抽空再補充幾個。

接下來咱們說說第二部分，輔助工具篇。

古人講：智者當借力而行，工具使用的得當，能讓你事半功倍。接下來我來講幾款讓你以爲相見恨晚的輔助工具。

第一個神器是一款PPT壓縮軟件，名字叫作PPTMinimizer。

也許你會說，一款壓縮軟件有什麼厲害的，我電腦上有好幾款壓縮軟件呢！但 這個壓縮軟件的強大之處在於，專門壓縮WORD和POWERPOINT文件，壓縮率高到嚇死人，最高能夠達到98%。

什麼意思？舉個例子來講吧，一個100M的PPT文件，通過這個神器壓縮過以後，會變成2M,你知道這是什麼概念嗎？

我作了個實驗，源文件大小有41.5M：


壓縮後變成了1，74M，個人天哪！



第二個神器大名叫作PHOTOZOOM PRO，可無損放大圖片，功能強大到甩PS好幾條街！


你們都有過這樣的經歷，在網絡上找到一張圖片，很好看，想插入到PPT中，但分辨率過低，一拉大就變模糊了，因此，咱們只好捨棄不用，對不對？

那麼這個神器就是爲解決這個問題而生的！


舉個例子，好比咱們要作一份關於長征的PPT，咱們在網絡上找好了一張素材圖片：


但這張圖只有113KB，插入到PPT中，確定很小，拉大會變模糊，但咱們又很是中意這張圖，怎麼辦呢？

打開PHOTOZOOM PRO這個軟件，在放大的尺寸中，你能夠隨便調整圖片輸出的大小，圖片保證不會失真。


這下，媽媽不再用擔憂你作的PPT沒有合適的圖片素材了吧！

先寫這麼多吧，累死了，休息下再補充其餘部分的內容。

另外，上面這兩個軟件在我公衆號裏都有下載， 關注【旁門左道】，回覆「神器」倆字就能看到了。

我還有兩個高票答案，有興趣的朋友們能夠去看看：

有哪些製做好 PPT 的習慣？ - 邵雲蛟的回答
如何讓 PowerPoint 幻燈片「高大上」？ - 邵雲蛟的回答