如何把使用郵箱的效率提高50%，這些方法必須學會

「若是不懂得如何提升工做效率，那和初入職場的實習生有什麼區別」

儘管是在重度使用郵件溝通的企業裏邊，也仍然存在一堆不會使用郵件的員工，這裏說的不會，是除了簡單的收發郵件以外，其他一竅不通的人。

在我實習的半年裏，幾乎天天晚上下班前都會給上千的陌生用戶羣發崗位邀請，次日早上打開郵箱，充斥着幾十上百的未讀郵件，有的直接回復了簡歷附件，有的具體詢問了崗位詳情，也有當成是騙子問候我全家。

最開始的時候，在處理未讀郵件花的時間太多，足夠我下樓吃個早餐、刷完今日頭條、再跟部門全部的女生說句早安。

最後經過網上尋找方法，向上級請教怎麼更好的使用郵件（幾乎每一個經驗豐富的職場人，都會有本身獨特的提高效率的方法）高效使用郵件後省下來的時間，能夠作更多的事情，吃更飽的早餐、刷更多的新聞、跟更多的女孩子問早。

「依託工具的效率提高，須要更多的熟悉工具、利用工具、發揮工具，許多懶人不願邁出第一步，再好的工具也只是高射炮滅蚊。」

如下是我在郵箱上的一些使用習慣和提升郵件效率的技巧，但願對你有必定的幫助。

如何高效收發郵件？

選擇適合本身的郵件客戶端

不管是 Windows 仍是 macOS，都有不少優秀的郵件客戶端，若是沒有特別須要，系統自帶的郵件足以知足工做須要，win下推薦使用「Outlook」或「foxmail」，若是喜歡簡潔易上手，可使用「郵箱大師」。

更好的利用標題

在標題中用盡量的簡潔的字眼，讓收件人一目瞭然的歸納你的主旨，採用 <行動> - <信息> 的結構，一封郵件一個主旨，越是短小精悍的郵件，越能起到更好的溝通做用，若是沒法作到一個主旨，請儘量的把話題限制在三個之內。

好的郵件標題與不推薦示例

• 推薦：《2021年7月3號技術部覆盤會議總結》不推薦：《技術部覆盤會議總結》
• 推薦：《【提測申請】- 商城系統 v1.0.5 》不推薦：《v1.0.5申請提測》
• 推薦：《【內推】- 高級前端開發-李xx-深圳-4年經驗》不推薦：《前端簡歷內推》

長郵件作出提示

郵件內容若是沒法精簡，須要大篇幅的展開敘述，那麼請在郵件開頭註明長郵件提醒，並解釋爲何須要較長的篇幅。 這不只是對對方的尊重，也容易讓對方認同本身，更願意仔細的閱讀你的郵件，這在對外的客戶溝通中尤其重要。

有技巧的控制往來

若是郵件裏描述事件很緊急，能夠直接電話溝通，在有些狀況下，郵件溝通只是流程的一部分，能夠先讓工做流程走下去，後面再補上郵件。 若是郵件無需任何反饋，能夠在文末添加：無需回覆、已經辦妥等字樣。 利用**「郵件回執」** 確認對方是否已經收到郵件。

郵件模板

花一份時間就能夠節省後續更多的工做量，豈不美哉？若是某一種郵件類型須要常用到，那麼郵件模板就起到了很大的做用，即節省了編寫郵件的時間，也統一了郵件內容的風格，信息直觀明確，也方便結合其餘工具用於大批量的郵件羣發。

通信錄管理

大多數郵件客戶端都具有通信錄功能，你能夠將添加經常使用的聯繫人，或設置羣組，在發送郵件的時候能夠更快的選擇收件人和抄送對象，也方便後面提到的郵件分類。

如何高效的管理郵件？

設置標籤分類

給東西貼上標籤是人與生俱來的能力，處理郵件亦是如此，你能夠設置各類文件夾來概括你的郵件，若是你平常處理的郵件不是特別多，也能夠只設立一個 「已處理郵件 來統一留存。再利用郵件客戶端的 「搜索」 去輕鬆查找你以前的郵件。

日曆和會議

這兩個在郵件中不怎麼起眼的功能，確實做爲你私人助理的兩大利器，將郵件中的待辦信息添加到日曆中，重點是，這不用你手動操做，收到郵件後會自動給你處理待辦和會議信息。

建立郵件規則

大多數郵箱客戶端都包含**「郵件規則」**功能，你能夠利用它建立一系列的規則，指揮郵件作出預設動做，經過條件判斷，自動幫你處理郵件。以 macOS 的郵箱客戶端爲例，條件規則包括：

• 發件/收件人、抄送、標題、內容
• 發出日期、收到日期
• 發件人是否在我通信錄或羣組中
• 郵件是否疑似垃圾、是否帶有簽名、是否加密
• 郵件優先級
• 附件類型

能夠根據條件作出的響應動做有：

• 回覆、轉發、代轉郵件
• 移動、拷貝、設置顏色或優先級
• 刪除、標爲已讀、運行腳本等

良好的郵件使用習慣有哪些？

郵件當日清

對每封郵件作到當天處理，保持收件箱的清空狀態，維繫一個強迫症患者該有的價值觀。 ** 任何一句「明天再處理吧」，都會讓你的工做效率瞬間下跌。** 固然，這也並非要求你一天到晚死盯的收件箱，畢竟處理郵件不是你的本職工做，定時的看一眼便可，剩下的時間全身心的投入到工做當中。「既時回覆」和「定時回覆」相結合，重要的郵件必然要快速反應，其他的郵件，能夠建立規則，安排時間統一處理。

4D處理方式

所謂4D，即 行動（Do）、轉發（Delegate）、擱置（Defer）、刪除（Delete） 收到任何一封郵件，無非也就這 4 中處理方式。

「行動」 若是郵件中的動做須要由你來完成，而且須要當即完成，那麼就須要作出行動，沒有理由作任何拖延。

「轉發」 若是郵件須要你通知到你的下級，或者以爲能夠轉交給其餘人完成，佈置給其餘人，那麼也須要馬上作出處理，進行轉發。

「擱置」 與作出行動對立，有些郵件是不須要當即處理的，你能夠設爲待辦、或概括到某個文件夾、設置提醒、標記類型，便可以更好的判斷郵件的主次，也不會忘記抽時間處理擱置的郵件

「刪除」 對於無心義的垃圾郵件或廣告，能夠果斷的丟棄到垃圾桶。

保持郵件編輯的簡潔

謹慎使用非統一的字體、字號和顏色，儘可能使用黑色做爲正文的顏色，斜體和下劃線標記重點，下降收件人的閱讀成本，不至於爲了你的一封郵件去調整本身的閱讀習慣。

及時添加附件

常常會有出現郵件編輯完了忘記添加附件直接發送的例子，若是一封郵件須要添加附件，那麼在編寫郵件內容以前就先添加好，儘可能避免郵件撤回或從新發送的操做。

延遲郵件發送

若是你經常在點擊發送的一剎那，才意識到某些內容遺漏了，那麼建議開啓郵箱自帶的「延遲發送」功能，時間能夠自由設定，給你足夠的時間返回，必要的狀況下，甚至能夠挽回重大損失。

郵件簽名

不管是對企業內部，仍是對外客戶的聯繫，郵件簽名都表明的自身形象，是你職場形象的具象化，可讓對方更好的知道你是誰、來自哪裏、哪一個部門、幹什麼的。