RPA智能時代的採購流程革新

採購，是企業正常運轉所不可或缺的業務活動之一。其核心要義，則是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中，這既是一個商流過程，也是一個物流過程。

一個企業的主要關注點之一，就是採購團隊究竟將大部分時間花費在了哪些任務上。

一般採購流程會涉及信息收集，詢價、比價、議價，評估，索樣，決定，請購、訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款等等一系列事項。每一環節，都須要耗費大量的時間與精力。如何在這些繁複的環節中實現效率的提高，將是每一個企業、團隊沒法迴避的核心議題。

直面採購痛點
企業實際的採購過程當中，常常會遇到不少難題。
效率問題。採購流程繁瑣、複雜，大型企業每每還要考慮分支機構的採購管理問題，對時間和人力的消耗都極爲嚴重。
溝通問題。需求部門與採購部門若是不能充分溝通，容易形成庫存堆積，佔用大量流動資金和企業資源。

現在，隨着信息技術的深刻發展，不少企業選擇應用ERP等管理系統，以方便採購、庫存等流程的管理。ERP系統的強大，咱們毋庸置疑。但有個問題，咱們沒法迴避，即使這是個強大的系統，可仍然須要人工的逐一操做。也就是說，真正須要提速的環節，並無實現自動化。

爲採購找個好幫手
一些企業已經逐漸開始應用機器人流程自動化（RPA）技術來承擔管理任務，以使採購部門可以專一於更須要人類作出決策的、高附加值活動。
做爲一種軟件機器人，RPA會根據已經提早編寫好的腳本進行重複、機械式的運轉，經過模擬人類的操做，自動化處理當前的人工任務。不只提升了工做效率，必定程度上還避免了人工操做可能出現的錯誤。
RPA在採購流程中的優點
●經過自動化整個流程，最大限度地減小人工干預
●實現採購流程全生命週期管控，提升效率
●外掛式部署，實現對企業現有系統最小化影響
●在須要人類作出決策的過程當中提供幫助
●有助於爲將來制定強有力的審計跟蹤（合規要求）
●有助於打破企業各部門間的信息孤島
●有助於減小人力投入，使其可以專一於其餘戰略舉措。

RPA在採購流程中的應用
●採購申請到採購訂單
早些時候，採購團隊必須處理採購申請並手動建立採購訂單，這一般會帶來兩個問題，延遲提出採購訂單和出錯率增長。
經過將RPA集成到採購流程中，團隊能夠在短期內完成從提出採購申請到建立採購訂單整個流程。一旦提出採購申請，RPA機器人將自動執行工做流，例如評估申請、尋求相關部門主管的批准以及處理提出採購訂單的申請。

●需求和供應規劃
RPA能幫助組織對需求和供應計劃進行端到端管理。它有效消除不一樣部門之間的信息孤島，例如管理採購、運輸、倉儲和庫存，並將這些環節做爲一個集中的團隊進行管理。
RPA在按工做級別劃分的任務中特別有用。所以，當機器人檢測到倉庫中庫存已滿，它會自動通知採購部門。這有助於採購團隊對相關狀況進行評估。

●庫存管理
庫存是每項業務的核心，它是個過程而非結果。組織必須按期監控庫存情況，檢查是否有足夠的庫存水平來知足客戶的需求。
RPA能夠幫助採購團隊監控庫存水平，通知庫存水平什麼時候變低，以便團隊能夠訂購產品，並提供實時報告，幫助團隊隨時更新庫存水平。這有助於他們評估當前的需求並預測將來的需求。

●訂單管理
業務訂單軟件會幫助採購團隊跟蹤客戶的請求，但這一般涉及大量的手動數據錄入工做。有時團隊沒法按時完成業務訂單，則會致使收入損失。
爲了克服此類損失，並更好地管理業務訂單，一些公司已經在其業務訂單管理流程中使用RPA。一旦建立和分配訂單，RPA機器人就會自動通知採購團隊，而團隊的相關成員能夠將其收集起來執行。一旦訂單完成，RPA機器人將關閉業務訂單並通知客戶狀態。

●發票處理
發票處理涉及到發票的端到端管理——從收到發票到在財務系統中過帳。手動發票處理在過帳前至少涉及15個步驟，這每每會耗費掉採購團隊的大量時間，而且極易受到人爲錯誤的影響。
RPA能夠有效節省時間並最大限度地減小錯誤。經過OCR（光學字符識別）技術，RPA機器人能幫助採購團隊掃描發票以提取數據，同時根據採購訂單自動匹配提取的數據。若是字段匹配，則發票將自動過賬到財務系統。將原來須要15個步驟才能完成的任務，精簡到只需四個步驟便可完成。

RPA的出現將解決採購難題，真正實現企業採購「降本提效」的最終目標。