高效工做的祕訣——Doit.im使用總結報告

從上次購買doit.im pro帳戶到如今已經快一年了，從摸索到如今的熟悉，目前這款軟件已經成爲我工做生活中最爲重要的效率工具，在此以前也用過不少軟件進行時間管理，綜合起來評價，doit應該算是最棒的，所以我把本身的應用心得分享給你們：
1、doit.im的介紹
由於太熟悉，因此差點兒介紹它的基本狀況。doit.im是一款國產的效率軟件，基於GTD的邏輯，支持多平臺。界面很簡潔但友好，快捷鍵豐富，且因是國人開發軟件，因此不只軟件接地氣，並且在應用上遇到不懂的問題能夠很快的和開發者直接聯繫溝通，提出建議。
doit的下載地址
doit最大的特色就是基於GTD的邏輯，做爲一個爲繁重工做所累或爲繁雜雜事所累的人來講，想要變得「心靜止水」，快速上手GTD，最簡單的方法就是堅持按照它的邏輯使用一段時間doit，確定能輕鬆掌控每一天。
2、doit.im的邏輯
咱們一直說doit.im是符合GTD邏輯的效率軟件，那麼他的邏輯和原則到底是什麼呢？答案是16個字：
不斷理清
持續聚焦
提高視角
增強掌控
看似簡單，實際上這是我的行動管理的精髓，如太祖「敵進我退,敵駐我擾,敵疲我打,敵退我追」的十六字方針同樣，用好了可讓本身在我的行動管理領域裏面無往不利，遊刃有餘。
3、doit.im的使用流程
面對現代社會紛繁的事務，用一款軟件掌控本身的每一天，就必須堅持他的使用流程，發揮最大威力：
收集（全收集、隨時隨地收集）
定時處理
全面組織
分類檢視
制定今日待辦
執行今日待辦
回顧
1.收集
GTD的第一步就是清空本身的大腦，把腦子裏面想到的全部要作的事情所有收集下來，放入doit裏面去，這時候你就會感受到史無前例的輕鬆。收集有兩種，第一種是你第一次使用doit的時候，進行的一次全收集，就是把本身當前大腦中全部能想到的事情都清空到doit裏面去，我叫它收集格式化，其實從本質上說，這是一個交接儀式：你的大腦把記憶和存儲雜事的任務所有換防給doit，今後只負責思考、決策和判斷這種領導層面的事情。這一步的關鍵在於全面收集各類想法和行動，doit的好處就是他的客戶端版本上提供一個引導收集，幫助你分門別類的收集大腦中的想法和待辦事項。
而在使用過程當中，產生的想法，經過隨時收集進入doit收集籃，通常上下班途中或其餘任何無法使用電腦的場合，均可以使用手機客戶端進行快速收集，結合訊飛語音輸入或其餘語音輸入方式，甚至在開車的時候均可以隨時收集（固然，爲了安全起見，仍是不建議這樣），這種隨時收集的場合很是豐富多彩，幾乎能夠說，除了洗澡或者游泳，以及在作夢，任什麼時候候均可以進行隨時收集。
2.處理
處理是咱們使用doit或者說GTD邏輯的關鍵環節，在《搞定3》中做者將這一個步驟升級爲明確意義，看似縮小了這個步驟的外延，其實更加專一的強調了這個步驟咱們應該重點作什麼。這一步驟的核心在於四步邏輯
①先問作不作；②再問誰來作；③三問複雜麼；④四問怎麼作。
①先問作不作
把本身收集到全部內容經過這個步驟進行第一步篩選，摒除全部不作的任務。這樣的任務有三種：
不須要作的
如今沒有條件作的
暫時不作（兩週內）的
對於根本不須要作的事情，好比本身在吃包子的時候想發明一種食物，不要難吃的包子皮，只有肉餡，而後經過這種食物發財成爲中國的麥當勞。所以收集下來這個想法了，在明確意義的時候發現已經有這種食物了，叫「丸子」。。。。。所以這就是不須要作的事情。對於不須要作的事情，刪除便可。
對於如今沒有條件作的事情，好比我打算去考取潛水資格證書，但我如今沒錢沒時間身邊也沒有大海，那麼這就是如今沒有條件作的事情。對於沒有條件作的事情，放入未來/也許清單。
對於暫時不作的事情，好比我打算下個月報名參加心理諮詢師資格考試，兩週內不須要作，也把它列入未來/也許清單。
②再問誰來作
通過第一條判斷後，剩餘的全部任務都是能夠執行的，那麼咱們須要判斷的邏輯是應該是誰來作，剛剛接到上級電話報送某個材料，但本身不具體負責這項業務，是同事唐唐小盆友負責，若是他有doit的話，直接把這項任務轉發給他便可，若是沒有，把這項任務列入等待清單，以備檢視的時候提醒便可。
③三問複雜麼
剩餘須要本身處理的事務，具體分二種
一步能夠完成的——下一步行動
須要多步才能完成的複雜任務——項目
關於複雜任務的具體定義，原則上是不能一步完成的，但一步是多少，還得具體掌握，好比有人認爲寫一個報告是一個單純的下一步行動，坐在電腦前，把文字敲出來就行了；也有人認爲是一個複雜的項目，須要有收集素材-肯定大綱-豐滿血肉-修改完善-呈送報批等若干的具體行動。這個關鍵在於我的，當你大幅度簡化管理成本的時候，在執行階段則會相應的增長成本，當你足夠細化分解的時候，你的管理成本會極大的增長，本身感受適合就好
④四問怎麼作
問怎麼作其實在問本身這件事情是否耗時較小且當下即刻能夠辦妥，若回答爲「是」，那麼就當即辦理，根據兩分鐘法則的原則，凡事預估耗時爲2分鐘之內的，能夠採起這種處理方式。
而若是答案爲「否」，則根據是否有明確辦理時間而分別放入
1.下一步行動
2.日程
這裏須要強調的是，日程是一個統稱，包括今日待辦、明日待辦和日程三個清單，列在這三個清單上的任務通常必須是有明確截止日期或開始時間的任務才能夠。好比X月X日上午十點參加劇要會議，或者明天下午5點送孩子參加演出等等，若是沒有必須那時候開始或完成的時間要求，則先放入下一步行動清單，等日計劃的時候再進行調整。
3.組織
組織是對處理環節已經分好六個清單中的各個任務賦予屬性將其分類。主要賦予的屬性是：
優先級、情境、精力損耗和時間預估。
情境是指辦理事務所須要的特定場合。它包括特定的地點或工具或其餘因素，doit默認情境是辦公室、電話、家裏、外出、電腦等，能夠根據本身實際狀況進行更改，原則上6~7個情境足夠，情境是爲了批量辦理一系列事務而設置的任務屬性。
優先級是指待辦事務的重要程度，根據其須要把辦理的前後順序，doit設置了高中低3個層次，加上無優先級一共四個，能夠用「P」鍵來回切換。根據「四象限工做法」，事情是根據重要和緊急兩個屬性進行判斷，爲何咱們的優先級僅僅判斷重要程度呢？除非是突發事件，不然咱們都已經分別根據時限放入未來/也許、日程、下一步行動等各個清單中去，無需重複設置緊急標籤。且今日待辦中還有「當即處理」按鈕以備調整。
精力損耗是預估事項須要耗費精力的屬性設置，有的任務須要你耗費大量時間或精力，有的任務可能由於你很是熟悉，順手就能夠完成，這種狀況須要設置不一樣的精力標籤進行區分。
時間預估是對本身待完成事項進行完成時間的估算，主要目的是提升本身時間掌控能力和時間觀念，同時爲下一步合理安排本身的日計劃提供依據。時間預估功能只在doit客戶端推出了，web端和手機版本還沒有提供。
4.全面檢視
對於下一步行動、日程、今日待辦和明日待辦的檢視，主要是查看本身待辦事務的進展程度，而對於未來也許、等待和項目清單的檢視，更爲重要：
對未來也許清單的檢視
對未來也許清單的檢視，主要是爲了讓本身未來的事情不要「發黴」。對於放入這個清單的事情，若是是暫時沒有條件作的事情，那麼按期檢視，看看是否已經具有條件完成了；若是是兩週內不用去作的事情，那麼按期檢視，及時把這樣的事務轉入下一步行動或項目清單。
對等待清單的檢視
在目前高度講求協做團隊精神的今天，交給他人去作的事情不表明和你毫無關係，無論是交給上司批改的材料仍是分派給同事的事務，若是你抱着「這個事情是他負責的，我不須要理會」的心態，若是真要出了問題，可能本身也會受到牽連的。對也使用doit的等待對象，咱們在轉發任務的事情設置提醒或及時進行評論催促便可，對於沒有使用doit的，咱們要按期檢視等待清單，而後根據狀況設置一個提醒任務以便增強對事情的掌控。
對項目清單的檢視
對項目進行檢視比較複雜，主要體如今兩方面：一是檢視該項目是否今日啓動，若是這個項目中可執行的行動沒有今天須要進行的，好比今天在外面出差，而有個在家裏裝修的項目，那麼並且項目中的行動沒有在外地出差的時候能夠順便辦理的，那麼咱們就把這個項目凍結，凍結是爲了更好的聚焦。二是檢視該項目有無變更，所謂「計劃不如變化快」，項目中的不少行動，可能根據事務發展變化的因素有所改變，有的須要改變情境，有的優先級進行了調整，也有的，甚至是根本不須要作了，這樣須要咱們經過按期的檢視進行不斷修正。
對於未來也許清單的檢視，能夠結合週迴顧進行，每週一次便可；對於等待和項目清單的檢視，通常工做繁雜的每日三次，相對輕鬆的，每日遲早各一次較爲適宜。
5.今日待辦
doit很是強調今日待辦列表的重要性，由於本身經過不斷聚焦，將精力聚焦到今日待辦中來，才能更好專一當下，活在當下。今日待辦清單的制定需知足如下幾個原則：
必須是優先級高的任務
必須是一天開始的時候制定
必須預留出彈性時間
必須對任務優先級進行適當調整
個人處理方法是天天早上5：30起牀後製定日計劃，在每日檢視的時候進行調整。預估時間不超過5個小時，剩餘時間用於應對突發任務或臨時上級交辦或同事轉來的任務。
6.執行今日待辦
對今日待辦的執行，按照優先級先高後低、情景和精力條件相符合的原則進行逐一處理便可，當遇到臨時如要提高優先級或者確實須要當即處理的行動，則點選右側的閃電標誌，進入當即處理界面，心無旁騖的處理當下的事務。
7.回顧
日回顧是一天結束的時候，對全天任務完成狀況進行的一個全面的檢視和分析總結，週迴顧是對一週完成狀況的總結檢視。doit裏面有專門的回顧按鈕，能夠回顧當天和本週全部已完成和未完成的任務，並對一天/周綜合評價。
4、doit的感覺
從doit七步操做中能夠看得出來，這是一個邏輯嚴謹，構思精巧的行動管理軟件，利用這個軟件，咱們能夠快速提升本身對任務的掌控能力，一切變得駕輕就熟。