9個方法，教你用Google Drive作好雲端檔案管理

我從之前在計算機硬盤上作檔案管理時，就經常有這樣的困擾：

重要的檔案沒法集中在一個方便取用的地方；最近須要的文件老是散落在不一樣文件夾的深處；一些須要我關注修改的數據，沒有辦法像是時間管理的任務列表那樣，主動的提醒我：「應該要去處理的檔案」。

有沒有辦法把「檔案管理」任務化，成爲一個我能夠最快找到重要檔案、提醒須要的文件，甚至擺脫分類數據夾帶來的數據處理缺少效率的壞處，讓日常工做時更簡單直覺使用這些檔案呢？

在Windows與Mac的內建檔案管理中，都有一些方法能夠優化這個檔案處理流程。而在雲端服務：「GoogleDrive雲端硬盤」裏，也包含不少符合GTD原則的任務化時間管理方法能夠活用，這篇文章，就是要來分享我我的的實做心得。

就像我在「10步驟改造Gmail信箱當我的時間管理與工做排程系統」一文裏所作的事情同樣，我以爲最有效的GTD方法，或者說最有效的時間管理方法，不是創建一份獨立的待辦清單就能達到，而是要「把本身的整個工做環境」都GTD化、任務化。

例如當進入信箱時，收件匣的清單就只是我必須執行的任務列表。例如當進入檔案總管裏，就能看到本身須要處理的檔案。

只有當本身的工做環境能夠進行時間管理的優化，讓數據庫類型的數據再也不只是數據，也有任務列表的結構，那麼咱們處理事情就會事半功倍，這也是這篇文章想要探討透過Google雲端硬盤來將檔案文件任務化的緣由。

Google雲端硬盤是一個很是強大的聯機操做系統，若是你還不是很深刻了解，歡迎先閱讀個人系列重點心得：

●GoogleDrive雲端硬盤、文書協做平臺一個月後使用心得

●GoogleDrive文書以外幫你解決辦公室的10大問題教學

●GoogleDrive字處理大開外掛之門！強化編輯插件實測

1.把檔案總管用「時間軸」排序成待辦清單：

通常來講預設的檔案排序是以文件名來排序，這有時候有用，但大多時候缺少邏輯，除非咱們很用心的幫檔案想名稱，但即便如此，檔案總管也沒法動態的呈現出「咱們最近須要的」檔案，由於這個需求是一直在變的。

因此在工做上一個相對好的檔案排序方法（在Windows與Mac上也同樣），我認爲是依據檔案的開啓時間、修改時間來排序，把最近打開過、編輯過的檔案排在前面，那麼不就等於一進入檔案總管，就會在最前面看到最近須要的檔案。

換個角度說，這就是把「須要處理的任務」排列到前方，也就是將檔案管理任務化的第一步。

在Google雲端硬盤中，有三種這類排序可使用，他們分別表明的意義是：

●上次修改日期：從計算機端或在線端，任何人修改過的檔案，就排序在最前面。

●我上次編輯的日期：從計算機端或在線端，我修改過的檔案，就排序在最前面。

●我上次開啓的日期：從在線端，我在雲端硬盤在線開啓過的檔案，就排序在最前面。

2.「打破文件夾」限制，直接看全部近期工做檔案

我本身的習慣是優先把「GoogleDrive」當檔案總管來使用，也就是在線優先，全部字處理儘量使用GoogleDocs原生格式，而其餘像是微軟的Office文件、PDF或各類圖檔，也利用Google雲端硬盤直接在線開啓瀏覽，或是利用GoogleDrive內建WebApp在線編輯。

因此我本身習慣的檔案排序方式是「我上次開啓的日期」，上次我在雲端硬盤上使用過的檔案就會排列在最上方，而這就表明了基本的「最近須要處理」的意義。而後再依據需求，彈性切換另外兩種排序方式。

不過，通常檔案咱們必定會用文件夾分類，各自檔案仍是隱藏在各自的文件夾裏面，那即便從新排序了，不也仍是看不到本身須要的真正檔案嗎？

因此Google雲端硬盤裏有一個好功能，在左方功能列能夠找到「近期」與「全部檔案」這兩個頁面。

打開「近期」或「全部檔案」，就能打破文件夾的限制，直接顯示全部Google雲端硬盤裏面的單一檔案文件，輔以上面提到的時間軸排序方法，這樣一來，就真的讓「最近進行中的檔案」能夠在一個頁面上一目瞭然的處理了。

3.實時追蹤「處理中」的工做

Google雲端硬盤的右上方能夠打開「活動動態」列表，這裏能夠實時的看到有哪些人當下在你的GoogleDrive中編輯修改了檔案。詳細的操做能夠參考：「聰明的文件管理方法！GoogleDrive實時文件編輯活動動態」。

前面提到的檔案時間軸排序，結合這個動態的活動列表，那麼咱們幾乎不會在Google雲端硬盤裏「錯過」須要處理的檔案，「遺漏」他人交辦的任務（當他人進行了檔案編輯時得到提醒），而這就是時間管理的任務追蹤了。

4.星號標記：重要任務

前面的時間軸排序，只是讓咱們知道「哪些任務可能須要處理？」可是，在待辦清單管理中，咱們都知道更關鍵的是要標註出列表裏的重要任務，不能夠全部雜事都是同樣的重要性，而是應該挑出裏面必須優先執行的項目。

在GoogleDrive中，這件事情就是幫檔案打上「星號」，打上星號的檔案、文件夾，就會單獨出如今「星號標記」這個分類中。

而從時間管理上來看，這就是「優先應該執行的任務」。

5.顏色：特殊經常使用文件夾

以前我在「Google日曆優化：在忙碌雜事中有效率掌握最重要行程」一文中提到，我會用行事曆的顏色來區分天天行程裏的重要會議。

在GoogleDrive中也能夠利用相似的方法，來突顯出「重要文件夾」的地位，你能夠重要的文件夾都改爲紅色，或是幫少數特殊文件夾加上你本身以爲最容易辨識的色彩，只要在文件夾'上點擊右鍵選擇「變動顏色」便可。

這樣一來，當我進行檔案處理時，就能一眼認出最特殊的經常使用文件夾在哪裏，例如儲存經常使用行政文件的文件夾？等等。

6.標示出「未完成」的工做

在時間管理中之因此要創建待辦清單，就是要提醒本身「哪些工做還沒有完成」，這樣的需求，有沒有可能在通常的檔案管理裏面實現呢？

在Google雲端硬盤中，若是有其餘合做者編輯了某個檔案，而我還沒有開啓檢視過這份文件的話，那麼這份檔案就是用「黑色粗體」凸顯出來，顯示爲未檢視的狀態。

利用這個特性，我就能夠「本身手動」標示出那些「未完成」的工做。

若是我今天的工做時間到一個段落，可是還有一些文件須要留到明天處理，這時候我能夠在這些重要檔案上點擊右鍵，選擇「標示爲未檢視」，這樣一來，次日我打開雲端硬盤時，就能從「黑色粗體」文件中，快速知道本身須要「接續」處理哪些數據。

7.任務的筆記功能

檔案只有名稱，有時候一份檔案我須要加上一些「備忘錄」，就好像任務待辦列表裏有時候會幫任務寫上批註同樣，這個需求同樣能夠在Google雲端硬盤中達成。

若是有一份文件你要註記之後怎麼使用，或者一個檔案你要註記還須要完成哪些補充，能夠直接在Google雲端硬盤中打開單一檔案右方的「詳細資料」，找到「說明」字段，就能夠幫每個檔案加上本身須要的筆記。

之後在使用這些檔案時，就能夠查看這樣檔案的使用備忘錄。

8.最少的整理分類，「搜尋」找出全部檔案

固然，永遠不要忘了數字時代最好的整理方法就是「用搜尋找出你的須要」。「最好的整理就是最少的整理，不須要整理的整理術」，與其花不少時間分類，又怎麼都沒法作到完美分類，那麼不如儘量把分類減小，而後用搜尋的方式找出你須要的項目。

在Google雲端硬盤裏，能夠找出「各類檔案」的「內文」，也就是不僅是查詢文件名而已，只要上傳到雲端硬盤裏的檔案，就能夠被Google找出內容文字，讓咱們更準確深刻的搜尋出須要的檔案。

9.互相交辦、追蹤任務：活用編輯裏的批註提醒

最後，有一個你們用得很少，但其實對於把檔案任務化方法來講很是實用的功能，就是GoogleDrive裏面的「批註」。不管是GoogleDrive裏原生格式的文件簡報，或是任何一個上傳到雲端硬盤的各式各樣檔案，均可以加上「批註」。

例如我上傳一份申請文件到雲端硬盤，和另一位合做夥伴共享，我透過「批註」功能提醒對方要「記得填單子」，對方能夠在批註上響應我「已經完成」，我檢查後能夠進一步交待新任務：「必須檢附發票」，而對方能夠在完成後一樣在批註答覆我。

這些「批註」都會透過電子郵件直接提醒對方，也就是一個簡單、明確的任務交接流程，而且能夠從交互方式裏，很是清楚簡單地針對任何一個檔案進行互動處理，而這也就是將你的檔案任務化了。